見積もりの断り方とは? マナーやメールの例文、相見積もりについても紹介

商品やサービスを発注する前に見積もりや相見積もりを依頼した相手へ、発注の見送りを伝えなくてはならないことがあります。

本記事では見積もりの断り方のマナーやポイント、お断りメールの例文を紹介します。相見積もりをした際や電話での断り方についてもまとめました。

• 見積もりの断り方について、マナーやポイント、メールの例文などを紹介します

見積もりの断り方のマナーやポイント

見積もりを断るときは、今後の関係に悪影響を与えないよう伝える必要があります。

ここでは、見積もりの断り方のマナーやポイントについて解説します。

断るときは早めに連絡する

見積もりを依頼された相手は、受注に備えて資材の発注やスケジュールの調整をしていることがあります。こちらがそのまま発注すれば問題はないのですが、受注できないときは準備の手間や時間がムダになってしまいます。

断りの連絡は気の進まないものですが、伝えることが遅くなるほど相手に負担が増えてしまうため、先延ばししないことが大切です。

今後の関係を悪くしないよう、見積もりを断るときは、発注しないことが決まり次第なるべく速やかに連絡しましょう。

丁寧な言葉で感謝を伝える

見積もりを断るときは、丁寧な言葉使いで相手へ感謝を伝えましょう。

見積もりに料金は発生しませんが、相手には見積もりを作るための手間と時間を割いてもらっています。

そのため見積もりを断るときは、丁寧でやわらかい言葉遣いや表現を使用することがふさわしいといえます。

将来どこかでまた関わる可能性や、他部署が付き合いを持つ可能性もあるため、今のところは今後の取引がなさそうであっても、丁寧なお礼を重ねるといいでしょう。

はっきり分かるように断る

見積もりを断るときは、相手へ誤解されないよう、はっきりと分かるように断ります。

気まずいことだからとあやふやな伝え方では、相手が判断に迷ってしまいます。例えば「予算と合えば」「スケジュール次第のため」などのあやふやな表現を用いることは、誤解を生む原因となります。

丁寧でやわらかい言葉を使いながらも、「今回は発注を見送らせていただきます」「予算の関係で、お断りさせてただきます」などのように、断ることを分かりやすく伝えましょう。

クッション言葉で印象を和らげる

印象を和らげるために、クッション言葉を活用するのをおすすめします。

クッション言葉とは、言いづらい内容を伝える前に添えて、印象を和らげるために使用する前置きの言葉です。

用件だけを端的に伝えると相手へ不快感を与えてしまいかねないときも、クッション言葉を使うことでやわらかく伝えられます。

見積もりを断る際に使えるクッション言葉には、以下のようなものがあります。

• 誠に恐れ入りますが
• あいにくですが今回は
• せっかくのご提案ですが
• 心苦しいのですが
• 誠に残念ですが
• 申し訳ございませんが

断る理由を伝える

見積もりを断るときには、断る理由を伝えます。

断られた相手は、今後に生かすためにも、見積もりが通らなかった理由を把握したいと考えます。「予算の都合が合わず」「スケジュールの関係で」などのように、できる限り明確に断る理由を伝えましょう。

やり取りの記録を残すためには、メールでの連絡がおすすめ

見積もりを断るときは、基本的にはやりとりの記録が残るメールでの連絡がおすすめです。

メールであれば、トラブルが起きた際に内容を文字で確認できますし、見積もりを断ったことの証拠となります。

次につながる可能性を残しておく

見積もりを断るときは、関係性が次につながる可能性を残すのが望ましいでしょう。

「今回の見積もりは断るが、今後も良好な関係を維持したい」という気持ちを伝えます。

関係性維持のためには、前述のように丁寧な言葉遣いをしたり、お礼を述べたりすることに加え、「また機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします」などのように一言添えるといいでしょう。

相見積もりを断るときのマナーは?

複数社に相見積もりを依頼して、断るときのマナーについても解説します。

相見積もりでも基本的なマナーは同じ

相見積もりを断るときも、1社のみに見積もりを依頼したときと基本的なマナーは同じです。

見積もりを断るときの基本的なマナーをおさらいしておきましょう。

• 断るときは早めに連絡する
• 丁寧な言葉で感謝を伝える
• はっきり分かるように断る
• クッション言葉で印象を和らげる
• 断る理由を伝える
• やり取りの記録を残すためには、メールでの連絡がおすすめ
• 次につながる可能性を残しておく

その上で、相見積もりの際に気を付けるべきことを紹介します。

発注しない会社に対する断りの連絡を忘れない

当然のことではありますが、どこに発注するかが決まったら、実際に発注する会社の他、発注しない全ての会社に連絡をします。

発注しない会社に対して、断りの連絡を忘れてしまったり、連絡しづらいからと放置したりすることのないようにしましょう。

相見積もりを依頼した他の会社の社名や詳細は伝えない

相見積もりを断るときは、相見積もりで比較した他の会社の社名を伝える必要はありません。

また、他社の金額や見積もり内容などの詳細を伝えることは、他社に迷惑を掛けたり、トラブルになったりする可能性があるため避けましょう。

「A社の見積金額は○○円だったから、それよりも安くしてくれたら貴社と契約します」など、他社の金額を提示して値引き交渉をするのもNGです。

何社に相見積もりをしたかということや、他社と比較してどうだから、と伝える必要もなく、断る理由としては、予算や納期などが合わなかったという旨のみを伝えるといいでしょう。

見積もりや相見積もりのお断りメールの例文

見積もりや相見積もりをメールで断るときは、以下の内容を文面に入れ込みます。

• 見積もり作成への感謝
• 断ることと、その理由
• 次につながる言葉

ここでは、見積もりや相見積もりを断るメールの例文を、理由別に紹介します。

予算を理由に断るメールの例文

納期を理由に断るメールの例文

電話で見積もりを断る際のポイント

見積もりを断るメールが見落とされる恐れや、関係が深くメール一本で断ることに不安があるのであれば、電話で断る方法もあります。

特に、引っ越しの大手業者は引っ越しシーズンに大量のメールが集中するため、個人で引っ越しの見積もりを依頼していた際は、電話で断ることが多いようです。

伝える内容は、基本的にメールと同様です。

電話ではメールのように後から文章を確認できないため、伝える内容を事前にメモしておき、また会話した内容もメモしておくといいでしょう。

電話では声のトーンで気持ちが伝わってしまうため、丁寧な態度を心掛けましょう。

見積もりの断り方を覚えて、良好な関係を築きましょう

見積もりを断るときは、先延ばしにせず早めに連絡することや、見積もりを依頼した相手への感謝を忘れないことがポイントです。

将来またお世話になる可能性もあるため、丁寧な言葉使いとフォローを忘れないように断ります。

見積もりの断り方を覚えて、取引先との良好な関係を築きましょう。