報連相とは? その重要性やできない原因、行う際のコツを解説

仕事を進める上で報告・連絡・相談は大切な行為です。しかし、その「報連相」がうまくできないと悩んでいる人も多いでしょう。

この記事では報連相の重要性と、できない原因・行う際のコツについて解説します。類語の「かくれんぼう」や「おひたし」についても解説しているので、ビジネススキルを身につけておきたい人はぜひご一読ください。

ビジネスシーンで大切な報連相について解説します

報連相とは

報連相は「報告」「連絡」「相談」の頭文字から作られた言葉で「ほうれんそう」と読み、社会人として働く上で必要なコミュニケーションスキルです。報連相にはそれぞれ定義があるので、あらためて確認してみましょう。

報告の定義

報告は基本的に上司や先輩社員に対して行うものです。上司や先輩から指示や依頼があったときに、物事の事実や進捗状況、結果を伝える行為を指します。

報告する前には、何をどのように報告すべきかをきちんと整理しておくことが大切です。また、今後どうしていくのかなど見通しも含めて伝えることができるとなおいいでしょう。

連絡の定義

連絡は情報を共有することを指します。指示や依頼の有無にかかわらず、連絡すべきと判断した情報を適宜伝えていくのが基本です。緊急性が高い内容であれば、口頭で伝えるほうがいいでしょう。

相談の定義

相談は、自身の力では解決できそうにないときや判断に迷うことなどを、上司や同僚に伝えて意見を仰いだりアドバイスをもらったりする行為です。

上司にとって部下からの相談は業務状況の把握にもつながります。信頼関係が築けるだけではなく、トラブル防止にもつながるので、気になることがあれば相談するようにしましょう。

内容にもよりますが、判断に迷ったときはすぐに相談したほうがミスを避けられるでしょう

報連相の重要性

報連相は、スムーズに業務を進めるためだけでなく、職場内のコミュニケーションを活性化させるためにも必要です。お互いに声を掛け合う機会が増えることで、ミスの早期発見やアイデアの創出といった効果も期待できるでしょう。

初めのうちはうまく伝えられないかもしれませんが、報連相をくり返していくことで少しずつスキルも上がっていきます。自分の考え方をわかりやすく伝えられるスキルは、仕事のさまざまな場面で活きてくるでしょう。

報告する前に、内容を整理しておきましょう

報連相ができない原因とは

報連相は業務のスムーズな進行や社員同士の活発なコミュニケーションのために重要ですが、うまくできないという人もいるでしょう。ここでは、うまくできない原因とその対処法について解説します。

事実を把握できていない

入社や異動したばかりだと業務についての知識が不足しているケースがほとんどでしょう。そのような状況で事実を正確に把握することは困難です。適切な報告の方法がわからなくても仕方ありません。

まずは、適切な報告ができるように業務内容をしっかりと理解することから始めましょう。わからないことはそのままにせず、上司や先輩に積極的に質問して解決するよう心掛けてください。

報告するタイミングが悪い

上司が忙しそうにしているときに報告すると邪見に扱われてしまう可能性もあります。話しかける際は、相手の状況をよく確認して適切なタイミングを見極めましょう。「今、お時間大丈夫でしょうか」など一声かけられるとベストです。

ただし、内容が緊急性を伴うものはタイミングを見計らうのではなく、早急に報告しましょう。話しかけにくいからといって後回しにすると、大きなミスに発展してしまう可能性があります。

面倒だと思ってしまう

業務に追われていると、緊急性が低いものや上司に急かされていない案件などの報告は、つい後回しにしたり忘れてしまったりしてしまうかもしれません。特に普段からあまりコミュニケーションをうまくとれていない相手の場合は、腰が重くなってしまうのではないでしょうか。

しかし後回しにしていると、言い出すタイミングが難しくなったり、そのまま忘れてしまったりもします。たとえ急ぐ必要がなかったとしても、なるべく早いうちに伝えることが大切です。面倒くさいことほど早く片付けられるようになると、仕事もレベルアップできるでしょう。

ミスやトラブルはすぐに報告しましょう

報連相を行う際のコツ

報連相を行う際のコツについて解説します。うまく報連相できていないという人はぜひ参考にしてみてください。

報告のコツ

報告するときは、結論を先に伝えます。結論を補足するかたちで理由や背景を伝えてください。上司が忙しそうにしているときは、タイミングを見計らいましょう。

最初に伝える内容は簡潔にまとめたものが望ましいです。悪い報告なら素早く正直に伝えましょう。報告しづらい内容こそ迅速な報告が大切です。メールで報告するなら、内容に応じて数字がわかる資料など補足情報も添付すると、より的確なアドバイスが期待できます。

連絡のコツ

連絡するときは、伝える内容を5W1Hで整理しましょう。

What(何を):要件
Who(誰が):担当
Why(なぜ):理由や原因
Where(どこで):場所
When(いつまでに):日程や期限
How(どうやって):方法

上記をできるだけわかりやすくまとめることがポイントです。連絡手段は口頭やメールなど、緊急度に合わせて使い分けましょう。メールなどは送信ミスの可能性もあるため、相手にきちんと届いているかの確認も大切です。また、小さな内容も見落とさないように、連絡すべきことはすべてメモに残しておきましょう。

相談のコツ

相談するときは、事前に自分の意見をまとめておいてください。何についての相談かを先に伝えます。相談の中に自分の意見は必須です。「自分はこう考えているがあなたはどうか」というように聞いてみましょう。

相談後には、その後どうなったのかも報告するようにしましょう。アドバイスをくれた相手へ敬意を表す行為にもなります。相談することは恥ずかしいことではありません。その都度相談してくれる部下のほうが上司も信頼できるでしょう。

報連相後、上司から返ってきたフィードバックやアドバイスを仕事に活かしましょう

報連相は古い? かくれんぼう・おひたしとの違い

報連相の類語として「かくれんぼう」と「おひたし」があります。それぞれの意味について解説します。

かくれんぼう(確連報)

「かくれんぼう」は「確認」「連絡」「報告」の略称。相談という受け身の姿勢ではなく、「現在の状況を変えるにはこの方法で進めてもよろしいでしょうか」というように、自身で考えた上で確認を求めるかたちです。

上司からの指示を待つのではなく、自分で考え実行するようになることで自主性も自然と高まります。また、指示を待つ時間を短縮できることで業務効率化につながり、生産性も上がるでしょう。

おひたし

「おひたし」とは報連相に対する上司の心得を表した言葉です。下記の頭文字をとってつくられました。

お:怒らない
ひ:否定しない
た:助ける
し:指示する

将来、部下を持つことになったらこのことを思い出してみてください。もし、自分の部下が報連相できていないと思ったなら、報連相しやすい環境になっているかも確認してみましょう。

報連相・かくれんぼう・おひたしをシーンや相手の立場に合わせて使い分けてみましょう

報連相の英語表現と例文

報連相は造語のため、英語では「Ho-Ren-So」となります。そのままでは意味が通じないため、補足説明が必要です。補足説明をつけた例文は以下のようになります。

"Ho-Ren-So" is a business term that stands for "report," "contact," and "consultation" in Japanese.

「報連相」とは日本語で「報告」「連絡」「相談」を略称したビジネス用語です。

New employees should be thorough in their " report, contact, and communication.

新入社員は、「報告・連絡・相談」を徹底してください。

ビジネス英語が必要なときは参考にしてください

報連相で業務をスムーズに進めよう

報連相は「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとって作られた言葉で、社会人なら身につけておきたい基本的なコミュニケーションスキルです。近年は、さらにそこから一歩進んだ「かくれんぼう(確認・連絡・報告)」という言葉も使われています。

どちらもスムーズに業務を進行させるために欠かせないものです。なかなか思うようにできないと悩んでいる人は、この記事で紹介したコツを参考にしてみてはいかがでしょうか。