上司からの「聞いてないんだけど」という言葉に「メール(チャット)で伝えていたんですが……」と返す、そんな経験はありませんか?

ビジネスを円滑に進めるために「文章力」は非常に重要です。チャットや企画書、さらにはプレゼン資料などにおいても、“わかりやすい”文章を書くことで、当事者間の情報共有がスムーズに行われ、無駄な確認作業が発生しないためです。

特に、昨今のリモートワークの普及も相まって、ビジネスシーンではチャットがコミュニケーションの場の中心となりつつあります。顔を突き合わせていれば数秒で終わる会話や意思決定・ホウレンソウ(報告・連絡・相談)であっても、チャット上ではなかなか伝えたいことを伝えられず、わざわざ電話をつないでコミュニケーションをとらなければいけない――なんてケースもしばしば。

本記事では、ビジネスシーンで求められる文章力を向上させる方法、および文章力を鍛えるためのトレーニング方法を紹介します。

  • 紙に何かを書いている人

    文章で伝えるのが下手な人は、損をしてしまっているかも?

ビジネスで役立つ文章力を向上させる方法

文章力を向上させるための方法として、以下があげられます。

  1. 本を読む
  2. 構成を考えて文章を書く
  3. 日ごろから「人への情報の伝え方」を意識する
  4. 分からない言葉と出会ったら調べる
  5. プロの文章を真似る
  6. 読み手を意識する

以下、順に説明します。

1. 本を読む

多くの本を読んで「どのような構成の文章が分かりやすいのか」を見つけていきましょう。意識的に呼んでいると、普段は読み飛ばしてしまうような表現にも目が留まるようになり、分かりやすい言葉の言い回しにも気付けることでしょう。

日ごろから、本を読むときに「この本の著者が一番伝えたいメッセージは何か」「なぜこの本は読みやすいのか(あるいは読みにくいのか)」といったことを想像しながら読むことで、ビジネスシーンでの文章力向上につなげられることでしょう。

2. 構成を考えて文章を書く

文章を書き始める前に、まずは全体の構成を考えましょう。

特にビジネスにおける文章では、伝えたい情報を論理的に書いて、相手を納得させる必要があります。そのため、文章を書き始める前に、書きたいことをメモに書き出して、情報の関係性や流れを把握しましょう。そして、どのような構成であれば論理的に書けるのかを検討しましょう。

例えば、「上司に有給休暇を打診したい」というメッセージを送るときには、どのように送ればよいのでしょうか?

チャットでやり取りするにしても、まずは「〇月〇日 : 有給休暇を取得します」というタイトルを付けてもよいでしょう。「〇〇部長、すみません、ご相談です。〇月〇日に前職の知り合いが披露宴をするため、有給休暇を取得しようと考えているのですが、よろしいでしょうか? 」等、回りくどく伝えてしまうと、文章の最初だけを読んで「何かミスでもしたのか? 」という印象を与えてしまう可能性があります。

基本的には、就職活動時のエントリーシートや志望理由のように「まずは結論から」の構成で文章を作ると、相手にスムーズに伝えたい内容が伝わるようになります。

3. 日ごろから「人への情報の伝え方」を意識する

書くことも話すことも、「情報を相手に伝える」という意味では同じことです。ビジネスシーンに限らず、日常でも、人と話すときに「伝え方」を意識することで、「どのような構成であれば相手にわかりやすく伝えられるか」がわかるようになります。

4. 分からない言葉と出会ったら調べる

文章を読んでいる時に分からない言葉を見つけたら、すぐに調べることを習慣にしましょう。分からない言葉を調べると、自分のボキャブラリーが増えていき、文章の表現力を広げていくことが可能になります。

5. プロの文章を真似る

新聞、雑誌、小説などを執筆するプロの文章を参考にすることで、どのような論理展開をしているのかがわかります。分かりやすい言い回しや文章の心地よいリズムなども理解できることでしょう。

6. 読み手を意識する

どういう相手が読むのかを意識して、言葉を使い分けましょう。例えば、自分が知っている知識をもとに文章を書いたとしても、読み手に同等の知識がない場合は伝わりにくい文章になってしまう可能性があります。

相手によって使う単語や表現を変えて、より分かりやすい文章にすることを心がけましょう。

  • 手帳の上のペンとスマートホン

    日常生活のちょっとした工夫で、文章力は鍛えられます

文章力を鍛えるトレーニング方法とは

ここからは、気軽に始められる文章力を鍛えるトレーニング方法を紹介していきます。自分に合ったトレーニング方法を見つけて文章力を鍛えましょう。

ブログを書く

ブログを書くことで、「どのような文章を書けば読者に伝わるのか」と意識するようになります。なかなか腰が上がらない人は、SNSでの情報発信からスタートしてもよいでしょう。

ニュースの要約をする

ニュースや社説を短く要約することで、言葉を言い換える練習ができます。

例えば、「1日1回、気になるニュースを要約してツイートする」というルールを作ってもよいでしょう。Twitterでは投稿できる文字数が制限されているため、必然的にニュースの重要部分を抜き出し、言葉を言い換える練習ができます。要約のスキルに自信がない人は、アカウントを作成して1人もフォロワーがいない状態でツイートしてしまっても構いません。まずは小さく初めて、それを継続することが重要です。

ニュースの要約を継続することで、意識的に最新の情報を得られることもこの方法の魅力です。

  • 座ってノートに何かを書いている男性

    ビジネスに役立つ文章力を身に付けましょう

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文章力を鍛えることで、効率よく相手に情報を伝えられるようになります。

本に書かれた文章へ意識を向けたり、ちょっとした話し方の工夫をしたり、文章を書く前に構成を考えたりと、ちょっとした工夫をするだけで文章力は向上します。

本記事で紹介した情報を参考に、ビジネスに役立つ文章力を身に付けて「伝え下手」から卒業しましょう。