「仕事力」を上げることは、現在のビジネスパーソンにとって最重要課題といっていいかもしれません。「いい大学を出て、いい会社に入れば安泰だ」という時代はとっくに終わりました。どんな立場にいるビジネスパーソンも、つねに成長していかなければならないのが、いまという時代なのです。
では、どうすれば仕事力を上げることができるのでしょうか。習慣化コンサルタントの古川武士さんが教えてくれたのは、「朝15分だけメールを見ない」というちょっと意外な方法でした。
「仕事力を上げる」とは「効率を上げる」こと
「仕事力を上げる」というと、その意味にはさまざまなものが考えられます。でもやはり、それはイコール「効率を上げる」ことなのだとわたしは考えます。なぜなら、かつてと比べて、いまのビジネスパーソンがこなすべき仕事量は増加の一途をたどっているからです。
新型コロナウイルスの影響もあり、これから企業は財政的にも厳しくなる。そう考えると、企業は余剰な人材を抱えることはできなくなるでしょう。ビジネスの現場では、最少人数で仕事のチームを組むことがあたりまえになっていきます。
また、パソコンやタブレットはもちろん、さまざまなアプリなど、仕事を進めるうえで便利なツールが登場してきた。そのため、ビジネスパーソンひとりあたりがこなせる仕事量、あるいはこなさなければならない仕事量がどんどん増え続けています。
しかもいまは、「働き方改革」によって労働時間の上限が決められています。以前のように、仕事が終わらなければひたすら残業すればいいという時代ではない。そう考えると、限られた時間内で効率よく仕事を終わらせる、「タイムマネジメント」をすることこそが、仕事力を上げることに直結するでしょう。
メール業務から仕事をはじめると「主導権」を奪われる！
では、限られた時間内で効率よく仕事を終わらせられるためにはどうすればいいのでしょうか？ そのために大切なのが、「1日のはじめにどんな仕事から着手するか」ということ。
先に、悪いケースからお伝えしましょう。その悪いケースとは、「朝、出勤したら、パソコンを立ち上げてメールをチェックする」ことです。みなさんのなかにも、あたりまえのようにメールの返信作業から仕事をはじめているという人がいるはずですし、大半の人がそうしていると推測します。
でも、メール業務から仕事をはじめることにはデメリットがあります。最大のデメリットは、「仕事の主導権を奪われる」ということ。メール業務は、外からきたものに対して「反応的」に進める仕事が多いですよね？ そういった仕事から着手してしまうと、そのあとの仕事の進め方すべてが反応的になりがちで、「能動的」に仕事を進めるということができなくなってしまいます。
しかも、メール業務は難しい仕事ではありませんが、意外に時間は取られてしまう。「朝、ひととおりメールの返信が終わったら、30分も40分も過ぎていた……」という経験はほとんどのビジネスパーソンにあるはずです。
これは非常にもったいない。というのも、頭も体もいちばんさえている時間帯が睡眠を経たばかりである朝だからです。そんな貴重な時間帯を、メール業務のような難しくはないのに時間だけは奪われる仕事にあてるのは、もったいないとしかいいようがありません。
「自分がやるべき重要で重たい仕事」からはじめよう
これは、「いくつもあるタスクのなかから、手をつけやすそうなタスクからはじめよう」という、多くの人が持ちがちな発想によるものなのでしょう。「なかなか骨が折れそうだ」「しっかり考えないといけないぞ」といった、重要で重たい仕事はついあとまわしにしたくなりますよね。
でも、手をつけやすそうなタスクから順に進めた結果はどうなりますか？ 脳も体も疲れてきた時間帯に、重たい仕事をしなければならなくなる。朝だったら1時間で終わらせられたはずだったのに、疲労がたまった時間帯には、2時間も3時間もかかってしまうということにもなりかねません。
ですから、最初の15分でいいので、朝は本当に自分がやりたいと思う、あるいはやるべき仕事、かつ重要で重たい仕事から着手してください。重要な資料をつくるのなら、そのアウトラインだけでも考えるといったことで構いません。そうすれば、「反応的モード」ではなく「能動的モード」で仕事をはじめられます。
こうなればもう大丈夫。そのあとでメール業務をやっても、「能動的モード」のままで仕事を進められるでしょう。そして、そのあとは最初の15分に着手した仕事を再開するのです。重たい仕事も、脳も体もフレッシュな時間帯になら最大限効率的に終わらせられるはずです。その他の比較的ライトな仕事は、そのあとに余裕を持ってやればいい。
朝、メール業務からはじめることには、「相手から『返信が遅い！』と、悪く思われたくない」といった考えが働いているのかもしれません。でも、逆の立場になって考えてみてください。相手から朝イチで返信があるかそうでないかで、評価がそれほど変わりますか？ そもそも、本当に切迫した緊急の用事なら、誰だって電話など別の手段で連絡してくるのではありませんか？
のちのち大きな成長をもたらす「1日30分の自己投資」
最後にもうひとつ、わたしがおすすめする「仕事力を上げる」ための習慣をお伝えします。それは、1日30分でもいいので、「自己投資の時間をつくる」ということ。
最初に、「仕事力を上げる」ということにはさまざま意味があると伝えましたが、自己投資とはあらゆるビジネススキルを上げることであり、そのままズバリ、「仕事力を上げる」ことにつながります。
その内容は、みなさんの仕事に関連のある資格の勉強でもいいですし読書でもなんでもいい。いずれにせよ、「自分に足りないスキルはなにか？」と考えたうえで、なんらかの自己投資を続けてほしいのです。
1日30分でも、1年、2年と経つうちに積み重なる時間は膨大なものになります。「自己投資の時間をつくる」ことを習慣化することで、数年後のあなたはまったくの別人になり得るのです。
構成/岩川悟（合同会社スリップストリーム） 取材・文/清家茂樹 写真/玉井美世子
