元SE・ぞえさんが教える、"もっと時短化できる"事務仕事と簡単ITテクニック

SEから一般企業の事務職に転職した経験を持つ、マンガ家・ぞえさん。「ITスキルを活用すればもっと時短化できるのに……」と感じている事務仕事と、時短化するためのテクニックを伝授してもらいます。

文字入力時間は「単語登録」で短縮できる

メールを送るにも、資料を作成するにも、文章入力には意外と時間がかかるもの。この時間を短縮するためにオススメなのが、「単語登録」だ。

例えば、「よろしくお願い致します」と打ちたい時、単語登録を活用すると「よろ」の2文字を打つだけで、「よろしくお願い致します」と自動的に変換されるよう、設定することができる。よく使う単語を登録しておけば、文字入力は格段にラクになるだろう。

• よく使う単語は「単語登録」をしておこう

「登録が面倒」と感じる人は、IMEの「予測変換機能」を有効にしておこう。IMEとは、簡単にいうと「日本語入力ソフト」のこと。「予測変換機能」を有効にしておくことで、よく使う単語を予測変換でサジェストしてくれる。

使い続けることによって、自分好みの予測変換も増えていくので、さらに使いやすくなる。

※Windows OSの使用を前提としています

「ショートカット」でマウス操作を減らす

そしてもう1つ、文字入力を簡単にするワザが「ショートカット」だ。『[Ctrl]+C』でコピー&ペーストの作業をする人は多いと思うが、ショートカットでできる操作は、コピペだけではない。

例えば『[Shift]+方向キー』で文字選択、『[Ctrl]+Z』でやり直し、『[Shift]+スペースキー』で半角スペースの入力、といった具合に、紹介しきれないくらい多くの操作ができる。

• 半角スペースもショットカットで打てる

自分の仕事でよく使いそうなものだけでも覚えておけば、マウス操作の負担を軽減でき、もっともっと入力が早くなるだろう。

調べ物は「別タブ開き」で効率よく

Webで調べ物をしていて、探したい事柄、ついさっき見ていたサイトが見つからず、ついつい時間をかけてしまうことはないだろうか。

そこでオススメなのが、検索したら「探す画面」にすぐアクセスできるようにしておくこと。具体的には、リンク先のページを開くとき、『[Ctrl]+クリック』を使って、別タブで開くようにするだけである。

例えば、検索エンジンで「事務仕事」と検索をかけた場合、検索結果として表示されたサイトのリンクをそのままクリックすると、他の検索結果を見たいときには、一度戻るボタンを押す必要が出てくる。さらに、一度戻って他のサイトをクリックしてしまうと、過去どのサイトに訪れたのか、分からなくなってしまいがちだ。

サイトのリンクを別タブで開いていけば、複数のページを表示することができるので、素早くたくさんのページに目を通すことができる。過去訪れたサイトも見失うことがない。

• 「探す画面」を置いておけば、素早くたくさんのページに目が通せる

また、WordやExcelだけでなく、ブラウザでも「検索機能」を使うことができる。

サイトを開いたら、ついついスクロールしてお目当ての内容を探しがちだが、検索機能の方が断然ラク! 『[Ctrl]+F』を押してブラウザの右上あたりに検索窓が出てきたら、探したい単語を入力。Enterキーを押していけば、該当部分に次々と遷移していくので、ページを全て読む必要もなくなる。

これらは数あるテクニックのうちのほんの一部だが、できるところから取り入れていくだけでも、日々の事務仕事はかなりラクになる。自分を助けるためにも、ぜひ活用してみてほしい。