ビジネスにふさわしいメールの挨拶

仕事でメールを使うとき、用件を伝える、連絡するための手段だから「挨拶は必要ない」という方がいらっしゃいます。また、相手に失礼がないようにと気遣うばかり「どんな挨拶がふさわしいのか」と悩む方も多いようです。

ビジネスマナーでは「挨拶はコミュニケーションのスタート」と言われます。「相手と良いコミュニケーションを取ることができるように」「相手に良い印象を与えることができるように」メールではどんな挨拶がふさわしいのでしょうか。

• ビジネスにふさわしいメールの挨拶(画像はイメージ)

そもそもメールに挨拶がなぜ必要なのか

LINEやメッセンジャーなどでのコミュニケーションに慣れてしまうと、仕事でのメールにも挨拶は必要ないと思う方がいらっしゃいます。しかし、ビジネスで使うメールは単なる連絡手段ではなく、取引先やお客様など関係性を考えて使う必要があるコミュニケーションアイテムです。

取引先の担当者に会ったとき、挨拶をしない方がいるでしょうか?
お客様に電話をするとき、いきなり用件を話し出すでしょうか?

そうやって考えると、やはりビジネスメールには最低限の礼儀「挨拶」が必要だということが分かってきます。

仕事で使うのならば、印象の良い挨拶を使いたいものです。しかし、取りあえず丁寧な挨拶をしておけばよいということで、「平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます」なんて挨拶を書けば、堅苦しいというか、かしこまったというか「そんなにすごいことをしていませんよ」と嫌みに受け取られる可能性もあります。

どんな挨拶がふさわしいのか

毎回「お世話になっています」という挨拶文では印象が良くないのではないか。どんな挨拶が良いのかと質問を受けることがあります。

「いつもと違う挨拶言葉を書きたい」と思うのならば、「今からこの人と電話をするときに、どのような挨拶をするだろうか」と考えてみると、シチュエーションに合った挨拶言葉が見つかると思います。

一般的な電話の会話では「お世話になっております。○○商事の山田です」という挨拶から始まります。久しぶりの方に電話をかけるのであれば「ご無沙汰しております。○○商事の山田です」と言います。

つい先ほど、10分前に電話をしたのに、言い忘れたことがある場合なら「度々の電話で失礼いたします。○○商事の山田です」となります。

この、電話での挨拶をそのままメールに当てはめてみましょう。

いかがでしょうか。電話での挨拶言葉とメールでの挨拶言葉。違和感がありません。

相手にふさわしい挨拶を使う

メールは受け取り手がどのような印象を受けるかがポイントになりますので、相手からのメールに気を付けることも必要です。

例えば、いつも相手が「平素より大変お世話になっております。△△工業の佐藤でございます」というように、少し硬いな、丁寧だなと感じる挨拶言葉の方であれば、普段は「お世話になっております」という一般的な挨拶にしていても、「いつも大変お世話になっております」というように少し丁寧な印象の挨拶言葉を書くと良いでしょう。

挨拶はもちろんメール全体の印象など、相手のレベルに合わせることができると、相手から見て違和感のないメールを書くことができます。

社内・身内あてのメールの挨拶をどうするか

上司、同僚など社内でのメールのやり取りであれば、「お世話になっております」という挨拶では違和感を覚えます。ではどのような挨拶が良いでしょうか。

廊下ですれ違うときをイメージしてみてください。上司と廊下ですれ違うとき「お疲れさまです」の一言とともに軽く会釈をするのではないでしょうか。メールも同様に「お疲れさまです」の挨拶で十分でしょう。また、朝の早い時間であれば、「おはようございます」という挨拶で始まるのも良いと思います。

お客様、取引先だけではなく、上司や同僚など身内に対してもふさわしい挨拶を使うようにしましょう。