Google Workspaceを利用している企業にとって、スムーズにオンライン会議ができるGoogle Meetはとても便利なオンライン会議ツールです。社外の人やGoogleアカウントを持っていない人であっても、URLリンクを送ることで会議に招待できる点も使いやすいポイントです。
この記事では、実際にGoogle Meetに参加者を招待する方法をまとめました。初めて利用する方にもわかりやすいよう、画像つきでご紹介しているので、参考にしてみてください。
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Google Meetの招待方法を知りましょう
Google Meetとは? Google Meetを使用するメリット
はじめにGoogle Meetの概要と、Google Meetを利用するメリットについてまとめました。
Google Meetとは?
Google Meetは、Googleが提供するオンライン会議ができるアプリケーションです。従来は「Hangouts meet」という名称でしたが、2020年4月に名称を変更しました。当初は有料プランのGoogle Workspaceを利用しているユーザーのみが対象でしたが、2020年5月から基本的な機能は無料ユーザーでも、Googleアカウントがなくても利用できるようになりました。
1対1の通話時間はどのプランでも24時間可能ですが、無料プランは3人以上の場合60分という時間制限があります。
メリット1: セキュリティ面で信頼できる
Google Meetは誰でも会議を開催できますが、参加者は主催者の許可がないと参加することができません。また、録画などの機能を利用できるのはGoogle Workspaceの管理者か管理者に許可されたアカウントのみに限定されるので、不用意に部外者に会議内容を録画されたりすることもありません。
Google Workspaceは組織向けのアプリケーションで、基本的に同一組織内での会議招集やデータ共有などを便利に行うことができます。組織外のユーザーは会議の開始15分前まではアクセスできない、といったセキュリティ対策もしています。
メリット2: 招待してもらえば誰でも参加できる
Google Meetは会議に招待してもらえば誰でも参加することができます。Googleアカウントを持っていないユーザーでも、招待を受けてURLリンクを送られていれば会議に参加可能です。
メリット3: 拡張機能でカスタマイズも可能
Chromeウェブストアから拡張機能を追加することができるので、既存の機能に必要な機能をプラスして、自分の扱いやすいようにカスタマイズすることも可能です。主な拡張機能に、参加者全員を一画面で表示できるようになるGoogle Meet Grid Viewや、会議の出欠確認ができるMeet Attendanceなどがあります。
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Googleのセキュリティは信頼性が高いです
Google Meetにカレンダーから招待する方法
Google Meetに会議参加者を招待する方法は複数あります。ここではGoogleカレンダーから招待する方法をご紹介します。
1. Google Meetをスケジューリングする
Googleカレンダーで会議の予定をスケジューリングします。
2. 参加者を招待して登録する
1)「ゲストを追加」をクリックし、招待したい参加者のメールアドレスを選んで作成したスケジュールに参加者を招待します。
2)「保存」すると招待メールを送るかどうか尋ねるメッセージが表示されます。「送信」をクリックするとゲストに招待メールを送ることができます。「送信しない」をクリックすると招待メールは送られませんが、会議をスケジューリングすることができます。
3)組織外のユーザーの場合は、確認のメッセージが表示されます。メールアドレスに問題がないか確認して、「ゲストを全員招待する」をクリックします。
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GoogleカレンダーからGoogle Meetに招待できます
Google Meetにメールで招待する方法
メールからGoogle Meetに招待する方法を説明します。前述のようにカレンダーに予定を入れて招待メールを送ることもできますが、他にもGmailから会議を開始する方法と、進行中の会議から招待状を送る方法があります。
Gmailから会議を開始して招待状を送る
1)Gmailの左下にある「会議」の横にある三角マークを開き、「会議を新規作成」で会議を開始します。
2)「招待状を送信」をクリックすると会議の招待状をリンクかメールで送ることができます。中央にあるリンクをコピーしてメールなどにダイレクトに貼りつけることもできます。
3)「作成した会議のリンクを共有」ページでリンクをコピーし忘れた場合でも、会議中の画面から会議の詳細をコピーすることができます。右下の「i」のアイコンから「ミーティングの詳細」を開き、「参加に必要な情報をコピー」をクリックすればコピー完了です。
進行中の会議から招待状を送る
1)右下のヒト型のアイコンから「ユーザー」を開き、「ユーザーを追加」をクリックします。
2)「招待」タブでメールアドレスを入力します。
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, A@進行中の会議から招待状を送る
「メールを送信」をクリックすると、会議への参加リンクがゲストにメールで送信されます。
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Google MeetへはGmailから招待することもできます
Google Meet会議中に招待する方法
Google Meetに招待したい相手がGmailを使用していない場合や、メールとは別の手段で招待したいときは、URLをダイレクトにコピーするか進行中の会議から電話で招待する方法があります。
URLをコピーする
Google Meetで会議中の画面で、右下の「i」アイコンから「ミーティングの詳細」を開きます。「参加方法」に記載されているURLを伝えれば、ゲストが会議に参加できます。
「参加に必要な情報をコピー」をクリックすると会議のURLやPINコードをまとめてコピーできます。コピーしたURLをチャットやSNSなどに貼りつけて送信することでGoogle Meetへの招待が完了します。
進行中の会議から電話で招待する
一部のプランでは、進行中の会議から電話で招待することもできます。右下のユーザーアイコンから「ユーザー」を開き、「ユーザーを追加」をクリックします。「通話」タブに切り替えて、通話先の国を選択し、招待したいゲストの電話番号を入力します。下の受話器のマークをクリックすると招待できます。
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Google Meetからメール以外でも招待状を送れます
Google Meetに招待されたら
Google Meetに招待されたときに参加する方法を説明します。
URLをクリックする
メールなどで会議の詳細が送られてきたら、「通話に参加」ボタンをクリックすると会議に参加できます。また、「通話に参加」ボタンの下にあるURLをクリックしても参加可能です。
カメラとマイクを許可する
初めてGoogle Meetを使用する場合は、参加画面に遷移した時点でカメラとマイクの使用許可を求められるので、許可しましょう。これらの許可がないと、マイクやカメラを接続していても反応しません。
一度説明画面の「閉じる」をクリックして表示を消すと、マイクとカメラを許可することができます。
名前を入力する
Googleアカウントがない、もしくはログアウトしている状態のときは、名前入力欄が表示されるので名前を入力します。Googleアカウントでログインしているときは、Googleアカウントの登録名がそのまま反映されるため、この手順は不要です。
名前が入力できたら、「参加をリクエストする」をクリックして主催者が承認してくれるのを待ちます。
主催者の承認を待つ
Google Meetは基本的に主催者の承認なしには参加できません。参加リクエストが承認されれば、会議に参加できます。
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Google Meetは主催者が承認すると参加できます
Google Meetへの招待方法を知って、オンラインツールを使いこなそう
Google Meetへの招待方法についてまとめました。Google Meetへの招待方法を知って使いこなすことで、さまざまな人とオンライン会議や商談を行えるようになります。セキュリティも信頼できるGoogle Meetを、ぜひ活用してみてください。
