グラフ作成の基本とExcelグラフの取り込み方法

今回は、Word文書にグラフを短時間で作成するテクニックとして、「Excelのデータを再利用する方法」と、「グラフそのものをコピー＆ペーストする方法」のふたつを紹介しよう。なお、グラフをコピー＆ペーストして再利用するときは「貼り付けオプション」に応じて、以降の挙動が変わることに注意しておく必要がある。

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  ExcelグラフをWord文書で再利用

グラフ作成の基本操作

まずは、Word文書にグラフを作成するときの基本的な操作手順から解説していこう。グラフを作成する位置にカーソルを移動し、「挿入」タブにある「グラフ」をクリックする。続いて、グラフの種類・形式を選択し、「OK」ボタンをクリックする。

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  グラフの挿入と種類の選択

「グラフ作成用のExcel」が表示されるので、グラフの基となるデータを入力し、その後「×」をクリックしてウィンドウを閉じる。

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  グラフデータの入力

以上でグラフの作成は完了。少し駆け足で解説してきたが、初心者向けの解説書にも紹介されている基礎的な内容なので、多くの方が既に知っている操作手順といえるだろう。

グラフの作成において少し厄介なのは、グラフのデータ入力に時間がかかること。数値データをひとつずつ正確に入力していく必要があるため、神経を使う作業になってしまう。そこで、データ入力を簡略化する方法を紹介していこう。

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  作成されたグラフ

Excelのデータを貼り付けてグラフを作成

グラフの基となるデータがExcelファイルとして保存されている場合は、そのデータを再利用するのが最も簡単な手法となる。Excelファイルを開き、グラフ化するセル範囲を「Ctrl」＋「C」キーでコピーする。

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  Excelを開いてデータをコピー

続いて、Word文書に戻り、先ほど示した手順で「グラフ作成用のExcel」を表示する。あとは、先頭セルを選択して「Ctrl」＋「V」キーでデータを貼り付けるだけ。

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  Wordのグラフデータとして貼り付け(1)

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  Wordのグラフデータとして貼り付け(2)

これでデータの入力は完了。「×」をクリックしてウィンドウを閉じる。すると、コピー＆ペーストしたデータを基にグラフが作成されているのを確認できる。

このように、Excelのデータを再利用してグラフを作成することも可能だ。なお、「Ctrl」＋「V」キーでデータの貼り付けを行うと、Excelで指定した書式も一緒に貼り付けられることになる。とはいえ、グラフの作成に利用されるのでデータ(文字/数値)だけなので、そのままでも特に問題は生じない。どうしてもデータだけを貼り付けたい場合は、「Ctrl」＋「Shift」＋「V」キーで貼り付けの操作を行ってもよい。

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  作成されたグラフ

Excelグラフをコピー＆ペーストした場合は?

すでにExcelでグラフが作成してある場合は、グラフそのものをコピー＆ペーストしてもよい。ただし、この場合は、グラフが「リンク」として貼り付けられることに注意しなければならない。

具体的な手順を示しながら解説していこう。Excelファイルを開き、グラフを選択した状態で「Ctrl」＋「C」キーを押す。

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  Excelを開いてグラフをコピー

Word文書に戻り、グラフを貼り付ける位置にカーソルを移動して「Ctrl」＋「V」キーを押す。すると、その位置にグラフが貼り付けられる。この場合、Excelで指定したグラフの書式もそのまま維持される。今回の例の場合、「グラフタイトル：なし、凡例：右に配置」の状態でグラフが貼り付けられていることを確認できるだろう。

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  Wordにグラフを貼り付け

このように、書式を含めた形でグラフを再利用したい場合に便利な手法となるが、ひとつだけ注意点がある。それは、グラフが「リンク」として貼り付けられることだ。

特に、グラフのデータを修正するときは注意が必要となる。「グラフのデザイン」タブにある「データの編集」のアイコンをクリックすると、以下の図のような形で「グラフ編集用のExcel」が表示される。

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  データの再編集(1)

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  データの再編集(2)

この画面に表示されている内容は、「Word文書に記録されているデータ」ではなく、「Excelファイルに保存されているデータ」となる。つまり、コピー元のExcelファイルそのものを変更する作業となる。このことを十分に理解したうえで、以降の作業を続けていく必要がある。

状況によっては「Excelファイル」と「Wordファイル」をリンクさせないで、それぞれを個別に管理したい場合もあるだろう。このような場合に活用できるのが「貼り付けのオプション」だ。

Excelグラフにおける「貼り付けのオプション」

Word文書にグラフを貼り付けると、その右下に「(Ctrl)」と記されたボタンが表示される。このボタンをクリックすると、「貼り付けのオプション」として以下の図のようなアイコン群が表示される。

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  貼り付けのオプション

この「貼り付けのオプション」を使って、リンクの有効/無効を切り替えることも可能だ。ただし、「貼り付けのオプション」が表示されるのは「グラフを貼り付けた直後のみ」となる。よって、「Ctrl」＋「V」キーを押した直後に貼り付け方法を指定しなければならない。

それでは、各アイコンの用途を解説していこう。まずは「Excelファイル」と「Wordファイル」を個別に管理したい場合だ。この場合は、左から1〜2番目にある「貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む」または「元の書式を保持しブックを埋め込む」をクリックすればよい。

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  貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む

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  元の書式を保持しブックを埋め込む

両者の違いは、「貼り付け先のテーマ」に合わせるか、それとも「元の書式」を保持するか、となる。つまり、配色やフォントなどの書式を「Word(貼り付け先)またはExcel(元の書式)のどちらに合わせるか?」を指定するものとなる。前者を選択した場合は、グラフの内の配色やフォントがWordのテーマに合わせて自動変更される。一方、後者を選択した場合は、コピー元のExcelの書式がそのまま維持される。

どちらを選択した場合も、コピー元のExcelファイルとのリンクは「無効」になる。つまり、「Excelファイル」と「Wordファイル」をそれぞれ個別に管理することが可能となる。

念のため、「データの編集」をクリックしたときの様子も紹介しておこう。この画面の上部には「Microsoft Word 内のグラフ」という文字が表示されている。これは、Wordファイルに保存されているデータを編集することを意味している。つまり、グラフのデータを変更しても「コピー元のExcelファイル」は何ら影響を受けないことになる。

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  データの編集画面(Word文書に埋め込まれたExcelブック)

続いては、「Excelファイル」と「Wordファイル」をリンクさせて管理する場合だ。この場合は、左から3〜4番目にある「貼り付け先のテーマを使用しデータをリンク」または「元の書式を保持しデータをリンク」をクリックすればよい。

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  貼り付け先のテーマを使用しデータをリンク

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  元の書式を保持しデータをリンク

両者の違いは、先ほど説明した内容と同じ。配色やフォントなどの書式を「Word(貼り付け先)またはExcel(元の書式)のどちらに合わせるか?」を指定するものとなる。

これらのアイコンをクリックした場合は、コピー元のExcelファイルとのリンクが「有効」になる。つまり、「グラフデータの編集」＝「コピー元のExcelファイルの編集」という関係になる。「データの編集」をクリックしたときの様子も紹介しておこう。画面の上部には「リンクされているデータ」という文字が表示されている。

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  データの編集画面(グラフのコピー元のExcelファイル)

この画面でデータを変更して「×」をクリックすると、「'Excelファイル名'の変更内容を保存しますか?」という確認画面が表示される。

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  データを修正したときの確認画面

ここで「保存」ボタンをクリックすると、データの変更が確定され、「コピー元のExcelファイル」が上書き保存される。一方、「保存しない」ボタンをクリックした場合は、データの変更が取り消されて、グラフは変更前の状態に戻る(Excelファイルも変更前の状態のまま維持される)。

補足として、「図」のアイコンをクリックしたときの挙動についても説明しておこう。このアイコンは、コピーしたExcelグラフを「画像」に変換して貼り付けるときに利用する。当然ながら、単なる画像になるため、グラフは再編集できなくなる。少し特殊な使い道になるが、あわせて覚えておくとよいだろう。

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  「図」として貼り付けた場合

これまでに紹介してきたように、Wordには5種類のグラフの貼り付けオプションが用意されている。それぞれの違いをよく認識し、ファイルの管理方法に応じて最適な貼り付け方法を選択する必要がある。もちろん、「図」以外の方法で貼り付けた場合は、Wordでグラフを編集していくことも可能だ。ということで、次回はグラフのカスタマイズについて紹介していこう。