「時間がない!」に効く仕事術

悩み多きビジネスパーソン。それぞれの悩みに効くビジネス書を、「書評執筆本数日本一」に認定された、作家・書評家の印南敦史さんに選書していただきます。今回は、「時間がない」と悩む人へのビジネス書です。

■今回のお悩み
「時間がありません! 時間をもっとうまく活用する方法を教えてください」(46歳男性/販売・サービス関連)

変化の激しい時代を生き抜くためのポイントは、時間を有効活用すること。とはいえそれは、決して簡単なことではありませんよね。今回のご相談がそうであるように、時間管理がなかなかうまくいかずストレスを感じている方も少なくないと思います。

そこで今回は、時間管理に役立ちそうな3冊をチョイスしてみました。

PC操作の時短テクで「思考時間」をつくる

まずは、時短するためのテクニックを具体的に紹介した書籍から。『年間240時間を生み出す超速PC仕事術』(木部智之著、東洋経済新報社)がそれで、タイトルからもわかるように"パソコン操作の時短テクニック"に特化した一冊です。

『年間240時間を生み出す超速PC仕事術』(木部智之著、東洋経済新報社)

パソコン操作と聞くと、たとえばショートカットキーの使い方がそうであるように"パソコンに詳しい人が使うマニアックな技"を想像されるかもしれません。

しかし著者によれば、それは誤った認識。

そうではなく、パソコン操作の時短テクニックは、仕事で成果を上げるため、大きくキャリアアップを図るため絶対に必要なビジネススキルだというのです。もちろんショートカットキーの使い方などにも効果はあるのでしょうが、それ以上に「『作業時間』を『思考時間』に変える」という発想が大きな意味を持つということです。

パソコン操作が速くなると、考える、つまり「思考」に多くの時間を使うことができます。そして言うまでもなく、ビジネスで成果・結果をどれだけ出せるか、あるいはどれだけキャリアを高められるのかは、どれだけ考えたかという「思考」の時間に比例します。決してどれだけパソコンの前に座ってキーボードを叩いていたかという「作業」の時間に比例するわけではありません。(「はじめに」より)

そこで本書では、「思考」に費やす時間を増やすため、無駄が多いパソコンの操作時間を短縮するテクニックを紹介しているのです。

「なんだ、そんなことか」と思われるかもしれませんが、著者が知る"仕事がデキる人""早くに出世した人"たちの大半は、パソコンの操作が本当に速いのだとか。

メールの新規作成は1日に何度も行う作業です。[Ctrl]＋[N]でメールの新規作成をしましょう。[N]はNewの意味で覚えておくといいでしょう。Gmailでは、[C]を押せば新規作成となります。[C]はCreateで覚えましょう。そして「Shift」＋[C]とすれば、新規ウィンドウで新規メール作成になります。お好みで使い分けてください。そして、メールタイトル、本文を書いて宛先を入力すれば次はメール送信です。送信は、[Ctrl]＋[Enter]のショートカットで実行できます。これはGmailでも同じショートカットです。(65〜66ページより)

たとえばこれは、「最速メール術」という章のなかの一節。

ここでは「メールを作成してから送信する」「受信したメールに対して返信する」「といったメールの基本操作を、マウスを使わずにキーボードで実行する基本テクニックが紹介されているわけです。

しかも見ていただければわかるように、詳細でありながらとても簡潔。PCでの仕事に関するすべてがこのように解説されているので、それらのスキルを身につければ確実に時間が短縮できそうです。

「10分」集中する時間をつくる

『すきま時間を味方につける 10分仕事術』(滝岡幸子著、同文舘出版)の特徴は、時間の概念に着目している点。忙しく過ごすなかで時間をつくるのは難しいことですが、「10分」というすきま時間ならつくれるはず。しかも10分間でも集中すれば、かなりのことができるという考え方なのです。

『すきま時間を味方につける 10分仕事術』(滝岡幸子著、同文舘出版)

10分仕事術のポイントは、「一番時間を使いたい、大切なこと」にフォーカスすることです。生活環境や年齢によって、「今、何に力を入れたいか、時間を使いたいのか」は変化するものです。目の前のひとつのことだけではなく、いくつかの仕事や場所を掛け持ちするようになった時に、振り回されるのが「時間」です。
10分時間術で「時間の使い方」を工夫すれば、もっとスムーズに生きられるようになると思うのです。(18〜19ページより)

とはいえ、すべての仕事で「10分間仕事」ができるわけではないはず。職種によって変わるわけですが、著者によれば、10分仕事が適しているのは「デスクワーク」や「ひとりで行う作業」。