書類を封筒に入れる際、「どうやって書類を折ればいいの?」「書類はどの向きで入れるべき?」など、入れ方に迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
ビジネスシーンでは、封筒への書類の入れ方にもマナーが存在するため、間違った入れ方をしないよう注意が必要です。
そこで本記事では、正しい封筒への書類の入れ方を紹介します。和封筒の場合、洋封筒の場合、書類を折らずに入れる場合、とケース別に解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
和封筒への書類の入れ方(折り方)
ここでは、和封筒への書類の入れ方を紹介します。まず、書類を折る場合の正しい入れ方を見ていきましょう。折らない場合の入れ方は、のちほど紹介します。
書類は三つ折りにする
和封筒に書類を入れるときは、書類を三つ折りにして入れるのが基本です。三つ折りにするときは、書類の表面(文章が書いてある方)が見える状態で縦に置いて、下から3分の1を上に向かって折ります。次に上から3分の1を下に向かって折って三つ折りにしましょう。
書類を開けたときに、文章の書き出し部分が一番初めに見えるように折ります。書類の端がずれたり、折り目が曲がったりしないよう注意してください。
四つ折りで入れる場合は、下から上に半分に折り、もう一度下から上に半分に折り上げましょう。
向きは書き出しの位置が重要
三つ折りにした書類は、書類の書き出し部分が上に、かつ裏面にしたときに書き出しが右上の位置に来る向きで入れます。相手が開封したときに読みやすいということで、このような入れ方をするのが一般的です。
窓付き封筒はZ折りで
封筒には、外から中身の一部が見えるタイプの窓付き封筒もあります。このような窓付き封筒に書類を入れる場合は、窓部分に宛名が来るようZ折りにしましょう。窓枠内にきちんと必要な情報が入りきるように、書類の印刷位置や文字のサイズを調整してください。
封かんにはのりを使う
封筒の中に書類を入れたあとは、封かんをしましょう。封かんするときにはのりを使います。ホッチキスやセロハンテープなどで封をするのはマナー違反とされているので、注意してください。
洋封筒への書類の入れ方(折り方)
次に、洋封筒の場合の書類の折り方、封筒への入れ方について紹介します。
書類の折り方は四つ折り
洋封筒の場合、書類の折り方は四つ折りが基本です。縦書きと横書きの場合で折り方が異なります。
【縦書きの場合の折り方】
①文章が書いてある面を表にする
②左から右に向かって半分に折る
③下から上に向かって半分に折る
【横書きの場合】
①文章が書いてある面を表にする
②下から上に向かって半分に折る
③右から左へ半分に折る
封筒が大きかったり、書類が小さかったり、サイズによっては四つ折りでなくとも書類が入るでしょう。この場合は、二つ折りや三つ折りにして入れても大丈夫です。
書類は折り目を底にして入れる
洋封筒に書類を入れるときは、書類の折り目がついている方を底にして入れるようにします。これは、封筒の上部をナイフなどで切って開けても中の書類が切れないようにするためです。
A4を折らずに封筒に入れる場合の入れ方
書類の種類によっては、折らずに大きなサイズの封筒にそのまま入れた方がよいとされるものもあります。A4のビジネス文書など、折らずに封筒に入れる場合の入れ方について紹介しましょう。
折らない方がいい書類とは?
折らない方がよいとされる書類には、「履歴書」「重要な申請書類」「写真」「図面」「本や冊子」などが挙げられます。このようなものを送付する際は、折らずに封筒に入れましょう。角形2号の封筒であれば、A4サイズの書類でも折らずに入れることができます。
表面をそろえて封筒に入れるのが基本
書類を折らずに封筒に入れる場合、封筒の宛名が書いてある表面と中に入れる書類の表面を合わせるようにして入れましょう。封筒を開けて書類を取り出したときに表面が見えるように入れるかたちです。
封筒への入れ方はビジネスマナーの一つ
ビジネス文書など書類を封筒に入れるときにはマナーがあります。相手に失礼のないよう、正しい書類の折り方や入れ方を覚えておきましょう。
今回紹介した通り、封筒の種類や文章の縦書き・横書きによって、正しい書類の折り方や入れ方は異なります。それぞれに適した書類の入れ方をぜひ覚えてみてください。
