Zoomでのオンライン会議や講習を行う企業が増えてきました。多くの参加者がディスカッションをする場合、全体で一斉に議論をするよりも、少人数ごとに分けて意見を交換させるほうが活発な議論になります。そのような際に、ブレイクアウトルーム機能を使うと便利です。

本記事では、Zoomのブレイクアウトルーム機能について、設定方法と使い方を紹介していきます。

  •  Zoomグループ分け機能について

    Zoomのグループ分け機能「ブレイクアウトルーム」について解説します

Zoomグループ分け機能について

大規模な会議や研修の場面でZoomを使うと、ホストの一方的な配信となったり、参加者が各々話して音声が入り乱れたりする可能性もあります。

このような際に有効なのが、Zoomのグループ分け機能「ブレイクアウトルーム」です。ブレイクアウトルームを使うことで、参加しているゲストを少人数のグループに振り分けてミーティングができます。

ブレイクアウトルーム機能とは

ブレイクアウトルームとは、大人数の参加者を各部屋に割り振る、いわばグループ分けのような機能です。その他の機能「画面共有」や「ホワイトボード」のように、ミーティングルームを立ち上げてから設定するのではなく、あらかじめZoomの設定画面から「ブレイクアウトルーム」を有効化しておかなければいけません。

ブレイクアウトルーム機能を設定する

手順としては、はじめにPCからZoomにアクセスしホーム画面を開きます。ホーム画面から「マイアカウント」にアクセスし左端にある「設定」をクリック。設定画面の「ミーティングにて(詳細)」までスクロールすると「ブレイクアウトルーム」を有効化するボタンがあるのでこちらを選択します。

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    ブレイクアウトルームの設定方法

このような設定を行った上でミーティングを開催すると、画面下のアイコンにブレイクアウトルームが表示されていることが確認できます。

ビジネスシーンでのブレイクアウトルーム機能の活用方法

ブレイクアウトルームは、参加型のディスカッションが必要な会議などで使えます。ミーティングの部屋を少人数にするメリットとしては、ゲストの参加者意識が高まるということです。大人数だと自分が参加しているというよりは、多くの視聴者のうちの一人という感覚に陥ってしまいます。

研修や会議などZoomでディスカッションを行う際、ブレイクアウトルームを使って各グループで意見を出し合い、その結果を再度全体のミーティングルームでまとめるというような使い方が有効です。

  • Zoomグループ分け機能について

    ブレイクアウトルームを使えば議論が活性化できます

ブレイクアウトルームでグループ分けを行う方法

Zoomのブレイクアウトルームについて、実際に参加者をどのようにして各部屋に振り分けるのか、設定方法を紹介します。

自動でグループ分けをする

参加者を自動で振り分ける方法はとてもシンプルです。「ブレイクアウトルーム」を有効にした後に、通常通りミーティングルームを開設します。

ミーティングルームに入ると画面下の「ブレイクアウトルーム」のアイコンが追加されているので、アイコンを押しましょう。「ブレイクアウトルームの作成」という画面に切り替わり、分ける部屋数を選択できます。任意の部屋数を選択し(最大50)、「手動で割り当てる」にチェックを入れれば作成完了です。

  • ブレイクアウト機能でグループ分けを行う方法

    自動でグループ分けをする方法1

グループ分けをしてある程度時間がたったあと、メンバーを替えて振り分けたい場合は、「再作成」というボタンを選択します。すると、もう一度ランダムに振り分けることが可能です。

  • ブレイクアウト機能でグループ分けを行う方法

    自動でグループ分けをする方法2

手動でグループ分けをする

グループのメンバーを手動で割り振る方法について解説します。主導の場合は参加者一人ひとりを各部屋に割り当てていかなければなりません。

自動と同じ手順でミーティングを開催し、ルームの画面下にある「ブレイクアウトルーム」のアイコンをクリックします。次に、「手動で割り当てる」にチェックを入れて「作成」を押してください。

  • ブレイクアウト機能でグループ分けを行う方法

    手動でグループ分けをする方法1

ブレイクアウトルームのアイコンをクリックすると、振り分けたルームの番号が一覧となって並んでいます。各ルームの名前の右端に「割り当て」もしくは各ルームにいる人数が表示されています。カーソルを合わせると、ミーティングに参加している人が表示されるので、そのルームに入れたい人にチェックをつましょう。セッションを開始することで振り分けが完了します。

  • ブレイクアウト機能でグループ分けを行う方法

    手動でグループ分けをする方法2

あらかじめ参加者のグループ分けが決まっている場合、大人数の中から見つけていくのはとても大変です。参加者の表示名に「01」のように、振り分ける予定のルーム数を記入しておけば、参加者一覧が自動でソートされルームごとに並ぶようになります。そうして、チェックをつけて振り分けていくと、漏れもなく簡単に割り当てることができるのでおすすめです。

  • ブレイクアウト機能でグループ分けを行う方法

    参加者の表示名を変更しどこのルームか分かりやすくしておきましょう

オプション設定で細かく設定する

振り分け機能は、オプションを使うことでより細かに割り当ての設定が可能です。

「参加者によるルーム選択を許可」にチェックを入れると、文字通り参加者が自ら入室したいルームを選ぶことができます。また、「参加者がいつでもメインセッションに戻ることができます」を選択すると、自由に振り分けられたルームから全体ミーティングのルームに行き来ができるようになります。この2つを同時にチェックすると、参加者は部屋と全体ミーティングとを双方向に移動可能となるのです。

また、通常の設定ではホストが割り当てをすると、参加者のアカウントに入室の承認を求めるメッセージが届きます。このままでは、承認するタイミングによっては同時にセッションを開始することができません。

「割り当て済みの全参加者を自動でブレイクアウトルームに移動」を選択していると、ホストの割り当てが終わり次第、参加者を強制的に部屋に入れることができます。時間を決めてミーティングをしたいときは、こちらにチェックをいれておきましょう。

また、「オプション」の下の段は、ブレイクアウトルームでのディスカッション時間をあらかじめ決めておける機能です。〇分間意見交換をした後に再度全体ミーティングをする場合などに有効なので、必要に応じて活用してみましょう。

  • ブレイクアウト機能でグループ分けを行う方法

    ブレイクアウトルームは細かい設定もできる

グループ分け後のホストの操作方法

Zoomのブレイクアウトルーム中にホストが使うことのできる権限を紹介します。

各部屋を見る

ブレイクアウトルームを使い作成した部屋で、滞りなくディスカッションが行われているかチェックしたい場合、ホストは各部屋を実際に見たり参加したりすることが可能です。セッションが開始されると、各ルームの右端に「参加」と書かれたボタンがあるので、そこをクリックすることで部屋に入室できます。

  • グループ分けした後の操作方法

    ホストが各部屋を見る方法

もし部屋の数が多く時間内に全てを見回ることができない場合は、ホスト権限を複数人に付与することで、各ホストが同じように各部屋へ入室できるようになります。ここで注意しなければいけないのは、複数人にホスト権限を付与する場合は有料プランに契約しておく必要があるということです。

各部屋のディスカッション中に指示を出す

参加者が各部屋に分かれてディスカッションが始まってしまうと、ホストの声は部屋に入室することでしか届きません。しかし、メッセージなら全体に対して届けることが可能です。

ブレイクアウトルームのアイコンをクリックすると、「全員にメッセージを放送」という項目があるのでそこを選択しテキストを打ち込み、「ブロードキャスト」をクリックすると全員に共有されます。

  • グループ分けした後の操作方法

    各部屋のディスカッション中に指示を出す

仮に参加者がホストを呼びたい場合は、「ヘルプ」のボタンを押すことで、ホストをブレイクアウトルーム内に呼び込むことが可能です。

部屋に参加者を追加する

ミーティングがスタートしている部屋に後から参加者を追加する場合や、回線の都合上落ちてしまった人を再度戻す場合は、ホストがブレイクアウトルームを操作しなければなりません。その際は、すでに作成している部屋の人数の所にカーソルを合わせましょう。対象の参加者が表示され、割り当てることができます。

ブレイクアウトルーム機能を使いこなそう

Zoomのブレイクアウトルーム機能を使って参加者をグループ分けする方法を紹介しました。ビジネスシーンにおいて議論を行う上では、少人数の方が参加者の意識も高まり、意見を出しやすいです。

ブレイクアウトルーム機能を使いこなして、大人数でのミーティングを有意義なものとしましょう。