仕事を効率的に進め成果を上げるためには、ものや情報を整理し、整頓しておくことが重要です。この整理と整頓、似た言葉であるため混同されがちですが、まったく違った意味があります。

本記事では、整理と整頓という言葉のそれぞれの意味や、整理整頓をすることによるメリットなどを紹介します。

  • 整理整頓は仕事の効率を上げる可能性があります

    整理整頓は仕事の効率を上げる可能性があります

整理と整頓の言葉の違い

早速、整理と整頓のそれぞれの意味をチェックしてみましょう。

整理の意味

整理には「乱れたものを整えてきちんとすること」「不要なものを処分すること」といった意味があります。整えるという意味とあわせて、「何かを取り除く」という意味を持つのが特徴です。

<例文>

  • 書類を整理する
  • 人員の整理を行う

整頓の意味

整頓の意味はきちんとかたづけることです。必要なものを所定の場所へ置くという意味で使用されます。

<例文>

  • この部屋は整頓されている
  • 机と椅子を並べて整頓する

整理も整頓も「何かを整える」という点は共通しています。ただし、前者は「人員整理」という言葉が表すように、整える対象を排除したり減らしたりするケースがあります。一方の整頓は「椅子を並べて整頓した」のように、「かたづける」というニュアンスが強く、整理のように排除するといったことは一般的にしないようです。

整理整頓とは

整理、整頓をあわせた整理整頓という言葉は、必要なものがきちんとかたづけられ、いつでも取り出せる状態にあることを意味します。不要なものを取り除いたあとに(整理)、きちんと所定の位置におさめる(整頓)ことが整理整頓なのです。

<例文>

  • 作業効率を上げるためにデスクを整理整頓した
  • 「ビジネスの基本は整理整頓にある」が社長の口ぐせだ

整理整頓をするためのコツ

業務効率を上げるには、整理整頓が重要です。分類された書類が所定の位置に置かれていれば、必要なものをすぐに取り出せるため、時間を有効に活用できます。必要な情報をすぐに取り出せることで、失敗やミスの可能性も減少します。また、きちんとかたづいた環境のほうが、仕事への集中力も高まります。

ここからは、整理整頓の手順やコツを紹介します。整理整頓を意識することで、仕事の効率を上げていきましょう。

デスクを整理整頓する手順・コツ

デスクまわりはペンや書類、ファイル、事務用品などが散乱しやすい場所です。デスクまわりの整理整頓は、かさばって場所を取る書類やファイルから始めるといいでしょう。書類の印刷やコピーは最小限にし、保管期間を決めます。不要な書類はこまめに廃棄しましょう。

ファイルは、置き方やファイリング方法を決めましょう。新しいファイルと古いファイルを分けて書類棚に整頓するのがポイントです。デスクの上には必要なファイルのみを置くようにします。

部屋を整理整頓する手順・コツ

きれいに整理整頓された部屋にいると気持ちが明るくなり、仕事に対する意欲も生まれやすくなります。部屋を整理整頓するためには、不要なものを買わない・持たないことを心がけましょう。

使う頻度が高いものは手に取りやすい場所に置き、頻度の低いものは思いきって処分します。何年も使っていない物は、廃棄するか誰かにあげましょう。衝動買いをしないことも、部屋の整理整頓に役立ちます。

収納グッズを必要以上に増やさないことも整理整頓のコツです。使っていない物を整理せずにしまい込むと、不要なものがたまっていきます。まずは必要なものと不要なものを分けて、必要なもののみ所定の位置に収納しましょう。

PCのデスクトップを整理整頓する手順・コツ

PCのデスクトップがアイコンであふれていると、使いたいアイコンを探すのに時間がかかってしまいます。余分なアイコンが増えることで、PCに負荷がかかり起動が遅くなるデメリットもあります。ファイルは項目ごとにフォルダに入れ、不要なファイルは定期的に削除しましょう。

スマホのホーム画面を整理整頓する手順・コツ

スマホのアプリも定期的に整理整頓することが重要です。使わないアプリは削除するか、ジャンルごとにフォルダに分けましょう。「ニュース」「仕事効率化」「バンキング」など、ジャンルごとにまとめれば、必要なアプリを探しやすくなります。

  • 整理整頓が重要です

    整理整頓が重要です

整理整頓における「5S」とは

整理整頓に関連するワードとして「5S」という表現を聞いたことがある人もいるかもしれません。この5Sとは

  • 整理
  • 整頓
  • 清掃(掃除する)
  • 清潔(きれいな状態を維持する)
  • しつけ(きれいに使うルールや習慣をつくる)

の頭文字をとったものです。製造業などを中心に、多くの企業が組織全体でこの5S活動に取りくんでいます。

この5S活動は、職場の環境を改善していくことで結果的に生産性や品質を向上させるための取りくみです。従業員一人ひとりがこの意義を理解して実践していくことが、業務改善につながります。

整理と整頓の違いを知り、日頃から整理整頓を心がけよう

仕事の効率や生産性をアップさせるため、整理と整頓はとても大切です。普段から不要なものは取り除き、必要なものがすぐに取り出せるよう、デスクの上や引き出しの中を整理整頓しておきましょう。毎日少しずつでも整理整頓に取りくむことで、結果的に大きな差が出てくるかもしれませんよ!