人気な事務職へ就職・転職したい! どうアピールすべき?

デスクワークで就業時間も決まっているイメージのある事務は人気の職種のひとつです。転職の際に選択肢のひとつとして考えている方も多いのではないでしょうか。

ひとくちに事務とはいっても一般事務や営業事務、秘書や医療事務など業務内容は幅広いものとなっています。今回は事務の業務内容を整理した上で、転職の際に参考にしたい志望動機の作り方や例文をご紹介します。

• 事務志望者必見! アピールできる能力や志望動機の作り方を紹介

事務職の仕事内容

事務員とは書類の作成や整理、来客対応などの業務全般を執り行う職業です。オフィスワークが中心で、営業や経理、総務人事などのサポートも行います。どの会社にも必ずあるポジションのため、すでに一緒に働いたこともあり、業務内容もなんとなくイメージができるという人も多いかもしれません。

会社にとってはなくてはならない存在なので募集も多く、たくさんの求人を見つけることができるでしょう。就業時間も他の業務に比べて定まっていることから、昔から人気の職業です。

事務は人気職!

一般的に事務はオフィスワーク中心で、就業時間も一定であることから他の職種と比べても常に人気です。未経験可の求人も多く、さまざまな業種から募集がきます。

未経験や新卒でも目指せる職業ですし、子育てが落ち着いた主婦の方からも応募があります。もちろん、事務経験者からの応募も多くあります。募集が多いためすぐに採用されるイメージがありますが、それだけ応募も多く、狭き門だと考えた方がいいでしょう。「17時で帰れるからなんとなく」や「ずっと座れるので楽そう」というイメージだけで応募しているといつまで経っても採用されないかもしれません。

志望動機には説得力が必要

事務は多くの人が応募する人気の高い職種です。「誰にでもできそう」という甘い考えで応募しても採用されない可能性が高いです。

志望動機を作る際も、事務の業務をどれくらい理解しているか、その業務に対して自分のどのような能力を活かすことができるかなど、説得力のあるものにしなければなりません。

数ある職種の中からどうして事務をやりたいのか、それはなぜこの会社じゃないとだめなのかという部分が明確になった志望動機を作成できるよう心がけましょう。

熱意と説得力のある志望動機を作ることができれば、たくさんいるライバルに一歩差を付けられるかもしれません。

自分の能力をアピールする志望動機を作ろう

志望動機は就職活動や転職活動、アルバイトの採用でも聞かれる必須項目です。履歴書だけではなく面接で重ねて聞かれることから、重要な質問であることは間違いありません。

事務の職種を志望する際にも、他の転職活動と同じように志望動機を作らなければなりません。比較的倍率が高く、さまざまな人が応募してくる事務職だからこそ、自分の魅力をしっかりアピールできる志望動機が必要となります。

志望動機を作る際に必要なことは、業務内容や会社の研究をしっかり行い、企業がほしい人材を把握し、自分の強みと結びつけることです。インターネットにあるテンプレートをそのまま使う、ということはせず、必ずオリジナルの志望動機を作るようにしましょう。

• 事務は人気の職種です。自己分析や企業研究をしっかり行いましょう

事務職の種類

ひとくちに事務といっても、その内容はさまざまです。医療事務や経理事務など、メインとなる業務は職種によってがらりと変わります。自分がしたいのはどのような事務でしょうか? 「なんでもいい」と思っていては、志望動機を作る際も熱意の伝わらないものになってしまうかもしれません。

志望動機を作る前に、そもそもどのような仕事があるのか、その業種ではどのような能力が必要とされているのかを知ることは何より重要です。事務の代表的なものとその一般的な仕事内容、求められている人物像をご紹介します。

一般事務

一般事務とは、事務職の中でも書類作成やファイリング、データ入力などを行う基本的な職種のことを指します。比較的業務内容が広範囲にわたることが特徴です。

「未経験者歓迎」という求人も多く、事務へチャレンジしてみたいという人も集まりやすい職種と言えます。取り扱う範囲が広いので、マルチタスク管理能力や周りの人と積極的に情報を共有できるコミュニケーション能力、PCスキルが重視されます。

大まかな仕事内容は以下の通りです。

• 書類作成、ファイリング
• データ入力
• 伝票処理、整理
• 郵便物の発送、仕分け
• 備品管理、発注
• 来客応対
• その他

総務事務

総務事務とは、総務部で働く事務職のことです。一般事務で行う書類作成やファイリング、来客対応に加えて総務部業務も仕事内容に入ります。会社の備品や環境の管理、社内イベントの企画なども業務範囲です。また、社内の人事部や法務部が総務に集約されている場合はその業務も行います。

会社によって求められる能力はさまざまですが、総務として他部署の社員と関わることも多いためコミュニケーション能力や円滑に人間関係を築ける能力が必要とされるでしょう。

大まかな仕事内容は以下の通りです。

• 総務事務の業務内容全般
• オフィス、施設管理
• 社内イベントの企画運営
• 株主総会の企画運営
• 人事、労務、法務、広報業務(社内に担当がいない場合)

経理事務

経理事務とは経理業務に従事する事務職のことです。経理の業務のうち、比較的補助的な業務を担当します。会社によっては給与計算や会計業務など、経理に近い仕事も担当するかもしれません。

よって、データ入力の正確性や表計算ソフトがどれだけ扱えるかといったPCスキルが重視される傾向にあります。

大まかな仕事内容は以下の通りです。

• 伝票の作成、整理
• データ入力

営業事務

営業事務は営業部門に関係する業務を行う事務職のことです。他の事務業務と違うのは、「営業売り上げ」が数値になって見えることでしょう。

数字となって表れるからこそやりがいになるという方や、逆にプレッシャーとなってしまう方もいます。会社の花形である営業のサポートができる、縁の下の力持ちタイプにぴったりの業務です。

大まかな仕事内容は以下の通りです。

• 書類作成(見積書、契約書など)
• 契約書や請求書のファイリング
• 顧客管理、在庫管理
• 業務効率化などの改善提案

人事事務

人事事務は採用手続きや社員の情報管理などの人事部が担当する事務です。最近では「人事アシスタント」として募集されていることも多くあります。

人事は応募者にとって社員の顔となる立場です。適切な言葉遣いやコミュニケーション能力の高い方が必要とされる傾向にあります。応募者の情報を扱う部署なので、個人情報を取り扱う責任感やミスのない正確な姿勢が大切です。

大まかな仕事内容は以下の通りです。

• 人事企画業務
• 採用、雇用業務
• 入社、退職手続き
• 給与計算、支払い
• 社員情報の管理
• 社内制度の整備

医療事務

医療事務は、今までの事務とは少し毛色の異なる事務です。病院の受付などで目にする機会も多いのではないでしょうか。

患者さんと看護師の間に入り、呼び出しや入退院の手続きをする「クラーク業務」や保険組合に請求を行う「レセプト業務」を行うのが他の事務職とは違う大きな特徴です。

こちらも日々会計業務を行うことから、PCや計算の正確性が重視されます。また、病院での業務となるので、さまざまな業種の方や患者さんと円滑にコミュニケーションがとれるかどうかも採用の際はみられるでしょう。さらに、医療事務に関する民間資格が多いことや、看護師や医師に免許が必要であることから勘違いされやすいのですが、医療事務員になること自体に資格は必要ありません。

しかし、民間資格である「医療事務技能審査試験」や「医療事務管理士技能認定試験」に合格することで採用率が高まる可能性があります。通信講座などで勉強することもできるので、医療事務員になりたいという方は検討してみてもいいでしょう。

大まかな仕事内容は以下の通りです。

• 一般事務の仕事内容
• 受付、会計業務
• レセプト業務
• クラーク業務

その他事務・アシスタントなど

他にもデザイン事務所や出版社などさまざまな会社で事務やアシスタントを募集しています。たとえば、デザインに携わる部署ではPhotoshopやIllustratorを使用する業務もあります。

事務の業務は会社や業種によってさまざまです。ここに書いてない内容を日々の業務として行っている方も多いでしょう。

就労先の会社によって多少の違いはありますが、一般事務なら企業の事務全般、また部門に必要な事務業務があるという認識で間違いはないでしょう。

実際に事務の職種を受けるときには、業務内容がどのようなものなのか事前に確認してみるのもおすすめです。

• ひとくちに「事務」といっても働く場所で業務内容は大きく異なります

事務を志望するときにアピールしたいポイント

次に、事務を志望するときにアピールしたいポイントをご紹介します。

事務の仕事自体は未経験であっても、前職のスキルや自分の強みを活かして働くことは十分に可能です。事務の仕事も多岐にわたるので、自分に合いそうなものに狙いを定めて応募するのもいいでしょう。自分はどのような能力を事務としてアピールできそうか一度考えてみましょう。

コミュニケーション能力

事務の業務の中心はオフィスとなります。さまざまな部署の人のサポートを行う業務となるので、コミュニケーション能力が重要となります。周りの人と良い雰囲気を作りながら日々業務できるかどうかは重要です。

面接を通して「一緒に働きたい」「職場にいてほしい」と思ってもらえることができたら採用の可能性も高まります。さらに、多くの部署の人と関わることから情報共有能力も必要となります。

大切なことは上司に相談したり判断を仰いだりするなど、社会人として基本的な能力を兼ね備えていることも重要です。

パソコン能力

事務では書類作成やデータ入力が主な業務内容となります。WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトをどの程度扱うことができるかや、入力速度はどれくらいかなど面接で聞かれることがあるかもしれません。

PCをスムーズに扱うことができれば、それだけ業務をスピーディーに行える証明となります。事務職に応募する際には、自分がどの程度Officeソフトを扱うことができるかや、どれだけPCに通じているかをアピールするといいでしょう。

PCにまつわる資格を持っている際は、履歴書に記載するなど必ずアピールするようにしましょう。不安がある場合は自らパソコン教室に通ったり、教則本を購入したりして勉強するのもおすすめです。

自分から勉強していることをアピールすることによって、熱意がある応募者だと受け取ってもらえる可能性もあるので、勉強中の場合は志望動機や自己PRに取り入れるようにしましょう。

マルチタスクの対応力

先ほどご紹介した通り、事務では日々多くの業務が舞い込みます。会社の多くの備品を管理しつつ、突然の来客にも対応しながら書類作成、データ入力などの業務を行う必要があります。自分では思ってもなかった業務が突如舞い込む可能性もあります。

忙しい中でもコミュニケーションを大切にし、社内の雰囲気をより良いものにしていかなければなりません。もちろん、忙しいからといってミスも許されません。事務では、マルチタスクでも対応できる臨機応変さが必要です。

仕事の正確さ

事務の仕事は書類の作成やデータの入力など、常に正確さが重要となります。特にデータ入力は単純作業のため、長時間になるとミスが出てしまいがちです。しかし、数値の違いは後で大きな狂いを招く可能性があります。集中すべきときには集中し、正確に業務を行うことが大切です。

経理事務や医療事務など、より正確さが重視される職場の採用では必ずみられるポイントです。一つひとつのデータの間違いがないよう、早くかつ正確に業務を行える能力が必要とされるでしょう。

PCスキルともつながりますが、ミスなく業務を行う正確さや集中力は志望動機で自分の能力をアピールするときに触れるといいでしょう。

• 決まった仕事をどんなときも正確に行うことができるかがポイントです

事務の志望動機の例文

次に、志望動機の例文をご紹介します。なかなか事務の志望動機を作ることができないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

経験している場合

事務職をすでに経験している場合は、今までで得た経験値やスキルを存分にアピールしましょう。

未経験の場合

未経験の場合でもPCスキルやコミュニケーション能力など、今までの経験から得た能力をアピールするようにしましょう。

• 未経験でもアピールできるスキルは多くあります

事務の志望動機 : NG例

続いては、事務の志望動機として適さないNG例を紹介します。自分の作成した志望動機が当てはまっていないかチェックしてみましょう。

NG例1 : 福利厚生・働き方ばかりに言及する

先述の通り、事務はオフィスワークで就業時間も比較的定まっていることから働きやすい仕事として人気です。

ワーク&ライフのバランスを安定させるために事務職を志す方も多いですが、志望動機にそのことしか書いていないと採用担当者は応募者の評価をすることができません。

「17時に帰れるのなら他の業務でもいいのではないか」「あまり仕事を熱心にしてくれない人かもしれない」と思われてしまっては良くありません。福利厚生や働き方ばかりに言及するのは避けましょう。

NG例2 : 「なぜこの仕事なのか」が見えてこない

数ある職種の中でなぜ事務なのか、なぜこの会社なのかが見えてこない志望動機は避けるようにしましょう。他の会社でも通用する志望動機だと判断されてしまうと、熱意ややる気が伝わりにくく印象も良くありません。

多くの会社で働くことのできる事務だからこそ「なぜ事務なのか」「なぜこの会社でなければならないのか」という点は必ず明記するようにしましょう。

気をつけておきたいこと

他にも、志望動機として気をつけておかなければならないことは多くあります。

採用側は募集の際多くの志望動機を読むことになります。一読しただけではわかりにくい回りくどい表現のものは「論理的な文章を書けない人」と判断されるかもしれません。

書類作成や社外の人とも関わる事務職志望だからこそ、志望動機も論理的でわかりやすいものとなるように心がけましょう。

具体的には、結論を冒頭におき、その根拠、結論の順になるようにまとめると読みやすい志望動機となります。

また、基本的な問題ではありますが誤字脱字にも気をつけましょう。事務ではPCスキルや仕事の正確さが重視されます。誤字脱字や修正箇所の多い履歴書は、それだけで大雑把で事務には向いていないと判断される可能性があります。提出する書類は常に評価の対象になると考え、間違いのないよう丁寧に作成しましょう。

不安な場合は転職エージェントなどに相談し、添削してもらうのもいい方法です。自分で書いたものを周りの人にみてもらったり、口に出して読んでみたりするのもいいでしょう。

• 事務だからこそ気をつけるべきポイントも多くあります

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働きやすいイメージが強く、幅広い年齢層や職種の方から応募のある事務職。常に募集が殺到する人気の職種ですが、ひとくちに事務といってもたくさんの業務があります。自分はどのような業務を行いたいのか、よく調べた上で応募するようにしましょう。

志望動機を作る際には、会社がどのような人物像を求めているのか事前に調べるのも大切です。PCスキルやコミュニケーション能力など、未経験でも前職の経験からアピールできるポイントも多くあります。たくさんの人が応募してくる事務だからこそ、「なぜ事務なのか」「どうしてこの会社なのか」を言語化することも重要です。

志望動機を通して事務職に求められる能力を効果的にアピールし、憧れの事務職へ近づきましょう!