知って得するWord使いこなし術(45) Wordのウィンドウ表示をカスタマイズして最適化する

今回は、Wordのウィンドウ表示を最適化する方法を紹介しよう。Wordには「新しいウィンドウを開く」や「並べて比較」、「分割」など、ウィンドウの表示方法をカスタマイズできる機能が用意されている。これらの機能を上手に使うと、ふたつの文書を比較する、同じ文書内にある別の個所を見ながら文書を作成する、などの作業をスムーズに行えるようになる。ぜひ、覚えておくとよい。

「並べて比較」や「分割」などの使い方

ふたつの文書を連動スクロールできる「並べて比較」

前回は「比較」という機能を使って、ふたつの文書の差分を自動検出する方法を紹介した。しかし、そこまで厳密に比較するのではなく、もっとおおざっぱに「ふたつの文書を見比べたい」というケースもあるだろう。このような場合に活用できるのが「並べて比較」という機能だ。

まずは、内容を比較するふたつのWordファイルを開く。現時点では、単純にふたつのWordファイルを開いただけなので、それぞれのウィンドウに別の文書(修正前と修正後の文書)が表示されている。

比較するふたつのWordファイル

ふたつのWordファイルを開いた様子

この状態で「表示」タブにある「並べて比較」をクリックすると、ふたつのウィンドウを左右に並べて配置することが可能となる。なお、この操作は、どちらか一方のウィンドウ(左側に配置したいウィンドウ)で行えばよい。

「並べて比較」コマンド

左右に並べて配置されたウィンドウ

これで準備作業は完了。あとは画面をスクロールしながらふたつの文書を比較していくだけ。「並べて比較」で配置した場合は、ふたつのウィンドウが連動してスクロールするようになる。つまり、一方の文書をスクロールするだけで、もう一方の文書も同じ位置まで自動スクロールされる。

文書をスクロールした様子

このように、ふたつのウィンドウを連動させてスクロールできるのが「並べて比較」の最大の利点といえる。単純な機能でしかないが、実際に試してみると、その便利さ(快適さ)を実感できると思われる。

なお、ウィンドウの配置を元の状態に戻したいときは、もういちど「並べて比較」をクリックしてオフにすればよい。これで連動スクロールも解除できる。

元のウィンドウ表示に戻す操作

ひとつの文書を複数ウィンドウで開いて編集する

続いては、「ひとつの文書」を編集するときに役立つウィンドウ表示をいくつか紹介していこう。

たとえば、同じ文書内にある別の個所を見ながら文書の作成を進めていく、というケースもあるだろう。以下の図は、ある企業の「経費精算マニュアル」をWordで作成した例だ。そして、この文書の最後にFAQを追加することにした。この場合、これまでに書いた内容を見ながらFAQを執筆していくケースが多いと思われる。

このような場合は、「表示」タブにある「新しいウィンドウを開く」をクリックするとよい。すると、現在の文書が複製されて、ふたつのウィンドウに同じ文書が表示される。なお、この機能はWordファイルを複製するものではなく、ファイルはひとつの状態のまま、同じ文書をふたつのウィンドウに表示する、という機能になる。