どんどん溜まる名刺、どう管理してる?

交換した名刺を素早く管理し、時と場合に応じて最大限に生かしきるのは、一流ビジネスパーソンの証。今回はマイナビニュース会員のうち男女305名に、名刺をどんなふうに管理しているか聞いてみた。

Q.交換した名刺をうまく管理できていますか?

はい 49.2%
いいえ 50.8%

Q.(「はい」と答えた方にお聞きします)どんな方法で名刺管理をしていますか? うまく管理する方法を教えてください

■アナログ管理術
・「100円ショップで買ったホルダーに名前順に入れる」(41歳女性/官公庁/公共サービス関連)
・「ファイルを用意して、五十音順に会社ごとに並べている」(38歳女性/ドラッグストア・調剤薬局/その他技術職)
・「名刺台帳に保管する」(57歳男性/その他/事務・企画・経営関連)
・「名刺管理のソフトなども使用したが、結局は従来の名刺ケースに、名前順に入れるのが一番使いやすい」(54歳男性/サービス/事務・企画・経営関連)
・「フォルダに入れて整理したり、よく使う方の名刺は目につきやすいデスクマットの下に入れたりして確認を早くしている」(28歳男性/農林・水産/専門職関連)

■データにして管理
・「iPhoneのアプリを活用」(48歳男性/専門店/販売・サービス関連)
・「OCR利用。最近はスマホアプリのOCR利用」(45歳男性/システムインテグレータ/IT関連技術職)
・「PCの名刺管理ソフトに名刺を取り込んでから、会社別、名前順にしてファイリング」(51歳男性/インターネット関連/クリエイティブ関連)
・「スキャナに取り込んでPDFファイルにて保存」(39歳女性/流通・チェーンストア/販売・サービス関連)
・「名刺をスキャンして画像データで管理」(43歳女性/ソフトウェア・情報処理/事務・企画・経営関連)
・「取引先の人からのメールとその名刺の情報をエクセルにまとめて管理している」(24歳男性/食品/その他・専業主婦等)

■併用派も
・「スマホアプリ、見やすい名刺ホルダーにジャンル分けのデジタル&アナログ管理」(42歳男性/レジャーサービス・アミューズメント・アート・芸能関連/技能工・運輸・設備関連)
・「ファイリング、スマホアプリ、アドレス帳と用途、頻度、関わりでうまく分けています」(39歳男性/サービス/その他・専業主婦等)

■管理の仕方はそれぞれ
・「50音順にファイリング」(27歳女性/医療・福祉・介護サービス/専門サービス関連)
・「仕事の案件で、日付順にファイリングしている」(60歳男性/広告・出版・印刷/クリエイティブ関連)
・「名刺入れにもらった順に保管している。それも一年ごとにわけている」(45歳男性/海運・鉄道・空輸・陸運/技能工・運輸・設備関連)
・「会社別、業種別に名刺入れに入れて管理」(54歳男性/輸送用機器/メカトロ関連技術職)
・「職種別、必要ランク別にわける」(42歳男性/半導体・電子・電気機器/技能工・運輸・設備関連)
・「自分の中の優先度でファイリングしてすぐに使えるようにしておいています」(41歳男性/サービス/専門サービス関連)

■名刺とともに情報を
・「ホルダーに保管し会った日時と場所をメモしている」(59歳男性/輸送用機器/事務・企画・経営関連)
・「名刺をもらったら、裏に日付とどんな用件で会ったのかをメモしておく」(54歳男性/ソフトウェア・情報処理/IT関連技術職)
・「日付スタンプを押してフォルダに入れる」(34歳男性/官公庁/事務・企画・経営関連)
・「相手の情報を名刺にメモしておく」(45歳男性/医療用機器・医療関連/営業関連)
・「印象を名刺に書き込む」(24歳女性/インターネット関連/IT関連技術職)

■すぐに管理、がポイント
・「もらったら、なるべく早く名刺管理ソフトに情報を入力する」(44歳男性/サービス/事務・企画・経営関連)
・「その日のうちに収納」(33歳女性/通信関連/営業関連)
・「その場で、不必要はすぐ廃棄」(35歳男性/専門店/販売・サービス関連)

■総評
名刺管理、上手にできていると感じている人は49.2%と半数に満たなかった。どんどん増える名刺、これ! といった管理法を確立している人はそう多くはないようだ。

名刺は「専用のフォルダに入れファイリングする」「名刺ケースに入れる」というのがやはり一般的なようだ。場所を取るのが嫌な場合は、パソコンにデータとして保存するという声が多かった。最近ではスマホの名刺管理アプリも重宝されているよう。アナログとデジタル両方を併用して二重に管理している人、また「用途や頻度に応じて使い分けている」という人もいた。

ファイリングの方法もさまざまで、「名前の50音順」「日付順」「会社・職種・業種別」「優先度別」など、人によってこだわりがあり、業種によっても使い勝手の良さが違いそうだった。名刺にちょっとした情報を書き加えておく、という一手間をかけている人も多く、「会った日と場所」「相手の印象」「どんな要件で会ったか」など、次につながるような情報を記しておくというコメントが寄せられた。

名刺の管理の極意は、「もらったその直後にすぐ管理」「要らないものは即廃棄」だそう。溜めるとあっという間にグチャグチャになってしまう名刺。デキるビジネスパーソンへの第一歩として、即管理の習慣を身につけておこう。

調査時期: 2017年1月24日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性205名 女性100名 計305名
調査方法: インターネットログイン式アンケート