これで大体のタスクが俯瞰できるようになったと思います。ここで大切なことはタスクに取り掛かる前に、重要度と緊急度にわけて自分の中で優先順位をつけるということです。
|
ただメモ帳に上から順にタスクを書き出していると、どれが大事な仕事なのか? どれから手をつけてよいのかがわかりにくくなり、気がつけば「緊急だけど重要でない仕事」ばかりに時間をかけてしまったり、「重要だけれど緊急ではない仕事(けれどやりやすい仕事)」を先に進めたりしてしまいます。
言うまでもなく、最もエネルギーをかけて取り組むべきタスクは、左上の「緊急かつ重要」なタスクです。まだざっくりとしたタスクしか書けていない状態ですが、これだとまた何から手をつければよいのか明確になっていません。大きなタスクを細分化する必要があります。
「緊急かつ重要」なタスクを細分化する
例えばこの「企画書作成」を終わらせるためには何が必要なのか、そのために何をすれば良いのか、などをステップごとに洗い出して小さなタスクを作りましょう。
|
企画書を作るときはこのように市場調査の結果を確認してから、顧客の分析のスライドを作って……と手順があるはずです。タスクをステップごとに細かくすることで「企画書作成」と言う大きなタスクから、「まず初めに市場調査の結果を確認する」と言うタスクに変わりました。幾分か手をつけやすくなったことがわかるかと思います。
ここまでできれば、あとはタスクをどんどん消化していきます。
|
繰り返しになりますが優先すべきは「左上」、そしてスキマ時間で「左下」のタスクをどんどん消化します。
今日、右上のタスクに手をつけられるかで明日が変わる
左側のタスクをできるだけ早く終わらせて、右上のタスクに着手することを目指しましょう。これができると「仕事の前倒し」ができていることになります。
逆に右上のタスクに着手ができずにいると、右上のタスクは徐々に左に寄ってきます。左上の欄がいっぱいになればなるほど仕事があふれている状態になり、残業したり休日出勤をしたりしてタスクを消化せざるを得ない状況につながってしまいます。是非右上のタスクを常に意識しながら左側のタスクを消化してみてください。
|
いかがでしょうか? A4の紙を一枚用意するだけで、誰でもできる簡単なTODOリストですので、是非お試しください。忙しいみなさんの「働き方改革」のヒントになれば幸いです。
たかたく
![]()
文房具の魅力を発信するウェブマガジン「毎日、文房具。」代表 兼 編集長/文房具・手帳アドバイザー。仕事では最先端のITを扱っていながら意外にもアナログ大好きで文房具・手帳が好き。日本の文房具の素晴らしさを日本中、世界中に伝えることをライフワークとしている。文房具アドバイザー・手帳アドバイザーを名乗り(自称)ぴったりな文房具や手帳を提案することができる。雑誌・新聞等の文房具特集への掲載多数。手帳はジブン手帳miniを愛用。
