ナビゲーション ウィンドウを使った文書構成の変更

それぞれの見出しに適切な「アウトライン レベル」を指定してある場合は、「ナビゲーション ウィンドウ」を使って文書内の好きな位置へジャンプしたり、文書の構成を変更したりできる。今回は「ナビゲーション ウィンドウ」の使い方を詳しく紹介していこう。

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  ジャンプ機能と文書構成

ナビゲーション ウィンドウの表示

まずは、「ナビゲーション ウィンドウ」を表示するときの操作手順から解説していこう。「表示」タブを選択し、「ナビゲーション ウィンドウ」のチェックボックスをオンにする。

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  「ナビゲーション ウィンドウ」を開く操作

すると、画面左側に「ナビゲーション ウィンドウ」が表示され、文書内の見出しが一覧表示される。もっと具体的に書くと、「レベル1」〜「レベル9」のアウトライン レベルが指定されている段落が見出しとして表示される仕組みになっている。アウトライン レベルの役割や指定方法が分からない人は、先に連載第26回を一読してからこちらを読み進めてほしい。

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  「ナビゲーション ウィンドウ」に表示された見出し

それぞれの見出しは、下位レベルの表示/非表示を自由に変更できるようになっている。この操作は、見出しの左側にある「三角形のアイコン」をクリックすると実行できる。

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  下位レベルの開閉

また、レベルを指定して表示する見出しのコントロールもできる。この場合は、いずれかの見出しを右クリックして、「見出しレベルの表示」→「Xレベルまで表示」を選択すればよい。

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  表示するレベルの変更(1)

たとえば、「2レベルまで表示」を選択すると、レベル2以上の見出しだけを一覧表示できる。

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  表示するレベルの変更(2)

そのほか、「ナビゲーション ウィンドウ」をWordウィンドウから分離して、独立したウィンドウとして表示する方法も用意されている。この操作は「ナビゲーション ウィンドウ」のヘッダー部分を右下方向へドラッグ＆ドロップすると実行できる。

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  ウィンドウを独立表示にする操作

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  独立表示された「ナビゲーション ウィンドウ」

見出しの位置までジャンプする機能

「ナビゲーション ウィンドウ」に表示された見出しにはリンク機能が設定されているため、クリックひとつで文書内の好きな位置へジャンプできる。以下の図は「第2章　改修対象の範囲」をクリックした例だ。第2章の先頭まで画面が自動スクロールされ、その位置にカーソルが移動していることを確認できるだろう。

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  ジャンプ機能の使い方(1)

もちろん、下位レベルの見出しへの直接ジャンプも可能だ。たとえば「2.3　共用スペース」をクリックすると、その位置まで画面表示をジャンプさせられる。

このように、「ナビゲーション ウィンドウ」は“ジャンプ機能を備えた目次”としても活用できる。何十ページもある文書では、目的の位置までスクロールする操作すら面倒な作業になってしまう可能性がある。この手間を簡略化するテクニックとして「ナビゲーション ウィンドウ」の使い方を覚えておくと役に立つだろう。

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  ジャンプ機能の使い方(2)

ドラッグ＆ドロップによる文書構成の変更

文書の構成を変更するときにも「ナビゲーション ウィンドウ」が役に立つ。その操作手順は、「ナビゲーション ウィンドウ」に並んでいる見出しを上下にドラッグ＆ドロップするだけ。

以下の図は、「2.3.3　休憩スペース」を「2.3.1　ロビー」の前へドラッグ＆ドロップした例だ。

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  文書構成の変更(1-1)

すると、該当する「見出し」と「それに続く本文」の位置が移動され、文書の構成を手軽に変更できる。連載第28回で紹介した「見出し番号の自動入力」を設定していた場合は、見出し番号も自動的に修正される。今回の例の場合、「休憩スペース」の番号が「2.3.3」から「2.3.1」に自動修正されていることを確認できるだろう。それにあわせて「ロビー」や「来客対応エリア」の番号も自動修正されている。

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  文書構成の変更(1-2)

下位レベルの「見出し」と「本文」を引き連れた形で、文書の構成も変更できる。今度は「2.3　共用スペース」を「2.2　内装」の前へドラッグ＆ドロップした例を紹介しておこう。

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  文書構成の変更(2-1)

「共用スペース」と「内装」の順番が入れ替わり、文書の構成を手軽に変えられる。ただし、今回の例では“見出し番号”が正しく自動修正されていないようだ。

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  文書構成の変更(2-2)

このような場合は見出しの段落を右クリックして「自動的に番号を振る」を選択すると、見出し番号が振りなおされ、適切な番号に自動修正できる。

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  「見出し番号」を振りなおす操作

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  正しく修正された「見出し番号」

このように、文書の構成を構築しなおすときにも「ナビゲーション ウィンドウ」が便利に活用できる。事前に「見出し番号の自動入力」を設定しておくと、より便利に活用できるだろう。

また、連載第27回で紹介した「段落前」の書式も、文書構成の変更時に役立つ書式となる。この書式を使わずに、見出しの前の間隔を「改行」で調整していた場合は、間隔調整用の「改行」も一緒に移動されてしまうことに注意しなければならない。

このため、構成を変更した後に「間隔を調整しなおす」という余計な作業が発生してしまう。こういった観点からも、見出しの前の間隔は「改行」ではなく、「段落前」の書式で指定しておくのが基本といえる。

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  間隔を改行で調整していた場合(1)

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  間隔を改行で調整していた場合(2)

ページの一覧表示

「ナビゲーション ウィンドウ」は、ページの一覧を表示する領域としても活用できる。表示内容を「ページ」に切り替えると、以下の図のように各ページのサムネイルが一覧表示される。

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  ページの一覧を表示した様子

これらのサムネイルはリンク機能が設定されているため、クリックひとつで該当するページへジャンプできる。

見出しのジャンプ機能と比べると大雑把な移動になってしまうが、こちらは「アウトライン レベル」を指定していない文書でも活用できるのが利点となる。「ナビゲーション ウィンドウ」の機能の一部として、あわせて覚えておくと有効活用できるだろう。

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  各ページへのジャンプ機能