電子カルテがあっても手入力、kintone活用で入力時間を30分から5分に短縮

サイボウズはこのほど医療業界におけるIT活用の課題に関するメディアセミナーを開催し、北九州総合病院の「kintone（キントーン）」活用事例について紹介した。

北九州総合病院は骨折患者のレジストリ（患者の診断内容、治療経過、予後などの臨床データを収集・管理するデータベース）登録業務の負担軽減を目指し、kintoneを基盤とした医療データ登録ソリューション「MEDITAL」を日本メディカル情報サポート（以下、NMIS）と連携し開発した。

kintoneとAI-OCR技術を組み合わせ、従来は1症例あたり最大30分程度かかっていた情報入力作業を、わずか5～6分に短縮した。

電子カルテがあっても手入力、転記作業が現場の負担に

患者レジストリを用いたエビデンス構築は進められているが、日本脆弱性骨折ネットワーク(FFN-J)や日本整形外科学会症例レジストリ（JOANR）など、登録すべきデータベースが分散している。

そのため、データベースに情報を登録する医師クラーク（医師事務作業補助者）の業務負荷が課題となっていた。手入力の作業が多く、入力漏れや入力ミス、同じ情報を何度も転記する作業などが多かったという。

医療現場では電子カルテの導入が進んでいるが、患者の個人情報や医療データが登録された電子カルテは外部のインターネットから物理的・論理的に切り離した運用が求めらている。

電子カルテの課題

そのため、データをデータベースに登録する際には、インターネットに接続されたPCと院内のPCの画面を見比べて情報を転記する作業や、紙に一度データを書き写して、それをインターネットに接続されたPCに手入力する必要がある。

北九州総合病院では、慣れない医師クラークの場合、入力に1症例あたり最大30分かかる場合もあり、年間250症例を処理するための負担が大きくなっていた。

情報を入力する業務が現場の負担になっていた

AI-OCRとkintoneで入力時間を30分から5分へ

このような課題を解決するため、北九州総合病院は2024年からNMISと共同で「MEDITAL」の開発に着手。このプロジェクトでは、北九州総合病院が医療現場の課題を提示して実装を検証し、NMISが課題解決と実装技術の開発を担当した。

特にデータ入力の負担軽減に寄与したのは、AI-OCR技術だ。従来は電子カルテの各所に散在する情報を手作業で転記する必要があったが、AI-OCR技術を使うことで電子カルテの画像から必要なデータを自動で読み取り、kintoneに入力できるようになった。

データ入力の時間を約6分の1まで削減した

これにより、1症例あたり30分かかっていた入力作業が5～6分で完了できるように。作業時間が約6分の1になったほか、入力ミスや作業者のストレス軽減、登録するデータの質の向上につながった。

北九州総合病院副院長整形外科の福田文雄氏は「医療現場には、電子カルテの形式や、医師や看護師など多職種が関わっていること、症例登録の方法など、外からではわからない業務も多い、ITベンダーにはぜひ現場観察を通して、課題を知ってほしい。学会への参加など、異業種の交流をしてほしい」と話していた。

北九州総合病院副院長整形外科福田文雄氏

「まず作る、すぐ改善する」が成功の要因に

「MEDITAL」の開発においては、最初から完璧なツールを目指したのではなく、「実装しながらゴールを設定する」開発を進めたとのことだ。

まず最初に、複数のレジストリに重複した内容を登録する手間を省略するため、kintoneで統一した入力フォームを構築した。しかし、そもそも現場では画面にデータを入力する手間が課題となっていたことから、大きな改善にはつながらなかった。

統一した入力画面を作っただけでは負荷軽減にならなかった

次に、AI-OCRで写真の内容を解析しデータベースに取り込む仕組みを実装。しかし、電子カルテのどこに必要な情報があるのかわかりづらく、医師やベテランの作業者に写真撮影を依頼しなければならず、結果的に医師の業務負担につながったという。

写真を撮るフローは「どの写真を撮れば良いか」が属人化していた

その後、レジストリ用のフォーマットを解析し、AI-OCRで取り込む機能を実装したところ、医師クラークが写真を撮影するだけで作業を完結できるようになり、業務効率化を実現できた。

統一のフォーマットを活用し誰でも同じ業務に対応できるようになった

NMIS 取締役の鈴木孝充氏は「私はIT業界の人間で、医療現場のことを知らなかった。反対に、医療現場はITに精通した方ばかりではない。今回のプロジェクトでは、動くプロダクトを迅速に作り、毎週のように改善しながら現場のフィードバックを受けたことが成果につながった。これは、簡単にシステムを開発できるkintoneを基盤として採用したメリットだ」と話していた。