変更履歴を利用して文書を他人にチェックしてもらう

Wordで作成した文書を上司や取引先などにチェック(校閲)してもらうケースもあるだろう。逆に、他の人から受け取った文書をチェックして戻さなければならないケースもある。このような場合に活用できるのが「変更履歴」と「コメント」だ。必要になったときに戸惑うことなく使えるように、今のうちに基本的な使い方をマスターしておこう。

• 

  変更履歴とコメントの基本的な使い方

変更履歴をオンにする

それでは、さっそく「変更履歴」の使い方を紹介しよう。まずは、自分が作成したWord文書を他の人にチェックしてもらうときの操作手順だ。「校閲」タブにある「変更履歴の記録」アイコンをクリックして変更履歴をオンにする。

この状態で「上書き保存」を行えば準備作業は完了。あとは、このWordファイルをチェックしてくれる人に送信するだけ。たったこれだけの作業で、「どこを、どこのように修正したのか?」を一目で確認できるようになる。

• 

  変更履歴をオンにした状態

変更履歴がオンになっている文書の修正

続いて、Wordファイルを受け取った人(文書をチェックする人)の操作手順について解説しよう。受け取った文書を読み進めていき、修正が必要な箇所が見つかったら、その文字をドラッグして選択する。

• 

  修正する文字の選択

続いて、この状態のまま修正後の文字を入力する。すると、選択していた文字に「取り消し線」が引かれ、修正後の文字が「赤字」で表記される。

• 

  修正後の文字を入力

以降も同様の作業を繰り返して、文書のチェックを進めていけばよい。修正した部分が赤字表記になるのが通常の編集モードと異なる点だが、編集作業の操作手順そのものは特に変わらない。よって、すぐに動作に慣れるだろう。

• 

  赤字修正の様子

もちろん、文字の削除や挿入にも対応している。文字を削除した場合は「取り消し線」、文字を挿入した場合は「赤字」だけが表示される仕組みになっている。

文字の修正だけでなく、書式の変更にも対応している。以下の図は、開催日程の日付を「太字」に変更する例だ。

• 

  書式の変更

書式を変更した場合は、その変更内容が右側に「吹き出し」として表示されるように初期設定されている。

このように変更履歴がオンになっている文書では、「どこを、どのように変更したのか?」が明示的に記録されるようになっている。もしも変更履歴がオンになっていなかった場合は、校閲者が自ら変更履歴がオンにしてからチェック作業を進めていくとよい。あとは、校閲したWord文書を「上書き保存」して依頼者に返信するだけ。これでチェック作業を完了できる。

• 

  書式の変更を示す「吹き出し」

コメントの入力

文章を修正するのではなく、意見や注意事項を記しておきたい場合もあるだろう。こういった場合に活用できるのが「コメント」と呼ばれる機能だ。使い方は簡単で、対象となる箇所を選択し、右端に表示される「コメントの挿入」アイコンをクリックすればよい。

• 

  コメントを追加する操作

文書の右側にコメント欄が表示されるので、伝えたい内容を入力して「紙飛行機」アイコン(コメントを投稿する)をクリックする。

以上で、コメントの入力は完了。なお、コメントを追加したときも「上書き保存」が必要となる。忘れないように注意しておこう。

• 

  コメント文の入力

変更履歴がある文書の操作

続いては、チェックを依頼した人の手元にWordファイルが戻ってきたときの操作について解説していこう。Wordファイルを開くと、「どこを、どのように修正したか?」が赤字で表記されているのを確認できるはずだ。

• 

  変更履歴により赤字修正された文書

実際の修正作業を進める前に、変更履歴をオフの状態に戻しておこう。「校閲」タブを選択し、「変更履歴の記録」をオフにする。

• 

  変更履歴をオフに戻す操作

それでは、それぞれの修正箇所について対応を進めていこう。修正された内容をそのまま文書に反映させるときは、その文字を選択し、「承諾」のアイコンをクリックすればよい。

• 

  修正を承諾する操作(1)

すると、「取り消し線」の文字が削除され、「赤字」で記されていた文字が「通常の文字」として表示される。さらに、次の修正箇所が自動選択されるので、その修正箇所の対応を進めていく。修正内容を文書に反映させるときは、先ほどと同様に「承諾」のアイコンをクリックすればよい。

• 

  修正を承諾する操作(2)

なお、修正内容を文書に反映させるのではなく、原文の状態に戻したいケースもあるだろう。このような場合は「元に戻す」のアイコンをクリックすると、修正内容を破棄できる。

• 

  修正を元に戻す操作

そのほか、現在の修正内容をそのまま残しておくことも可能となっている。この場合は「前に」や「次へ」をクリックして、前後の修正箇所へ移動すればよい。

すべての修正箇所について作業が済むと、以下の図のようメッセージが表示される。あとは「OK」ボタンをクリックするだけ。これで、修正してもらった内容を文書に反映(または破棄)する作業は完了となる。

• 

  変更履歴の「承諾/元に戻す」の終了

コメントの確認と削除

チェックしてもらった文書に「コメント」が記されている場合もある。コメントが記録されている部分は、右端に「コメントへ移動」アイコンが表示される仕組みになっている。このアイコンをクリックすると、画面が右端までスクロールし、コメントの内容を確認できる(自分でスクロールしても構わない)。

• 

  コメントの確認(1)

• 

  コメントの確認(2)

そのほか、コメントをリスト形式で表示する方法も用意されている。表示方法を切り替えるときは、「校閲」タブにある「コメントの表示」から「リスト」を選択すればよい。すると、画面右側に「コメント」ウィンドウが表示され、すべてのコメントを一覧表示できるようになる。

• 

  コメントのリスト表示(1)

• 

  コメントのリスト表示(2)

コメントされた内容の確認や対応作業が済み、コメントが不要になったときは、以下の図のように操作するとコメントを削除できる。

• 

  コメントの削除

以上が「変更履歴」と「コメント」の基本的な使い方だ。初めて見た人は少し難しそうに感じたかもしれないが、実際に試してみると、それほど難解な機能でないことを実感できるだろう。

必要になったときに困らないように、自身が「依頼者」と「校閲者」の両方を兼任しながら実際の動作を確認しておくとよい。いちど体験しておけば、いざというときにもスムーズに作業を進められるはずだ。