知って得するWord使いこなし術(41) Wordの校正機能とAI校正の使い勝手を比較

Wordには「スペルチェックと文章校正」と呼ばれる文章の校正機能が標準装備されている。簡易的な校正機能ではあるが、誤字・脱字のチェック程度であれば十分に役割を果たしてくれるので、ぜひ使い方を覚えておくとよい。また、校正機能の使い勝手の比較として、AI(無料版のCopilot)に校正してもらった場合の比較結果も紹介しておく。

「スペルチェックと文章校正」はどれくらい役に立つ?

「スペルチェックと文章校正」の使い方

すでにご存知の方も多いと思うが、Wordには文章を機械的に校正してくれる「スペルチェックと文章校正」という機能が用意されている。まずは、この機能の使い方から紹介していこう。なお、ここではWord 2024をベースに校正結果の例を紹介していく。

文章の校正を開始するときは、「校閲」タブを選択して「スペルチェックと文章校正」をクリックすればよい。

「スペルチェックと文章校正」の開始

すると、画面右側に「文章校正」ウィンドウが表示され、校正の結果(ひとつ目の校正箇所)が表示される。今回の例では、「支ている」の記述が「入力ミスでは?」と指摘されている。確かに入力ミスだ。正しくは「支えている」と表記しなければならない。

校正結果の表示

Wordが見つけてくれた指摘に従って本文の修正作業を行う。続いて、「再開」ボタンをクリックする。

誤字・脱字の修正と再開

ふたつ目の校正箇所が表示される。今度は「は」の文字がダブって入力されているようだ。こちらも本文を修正して「再開」ボタンをクリックする。

次の校正結果の表示

同様の手順を繰り返して、Wordが見つけてくれた校正箇所を修正していくと、文書内の誤字・脱字や文法ミスなどを、ある程度は解消できる。

なお、状況によっては、誤りではない箇所が指摘されるケースもある。以下の例では、「Suica」という単語が辞書に見当たらない、と指摘されている。Suicaは交通系電子マネーの名称なので、辞書に載っていなくても間違いではない。このような場合は「無視」をクリックすると、次の校正候補を表示してくれる。

校正結果を無視する場合

校正箇所の表示が終わると、続いて「表記ゆれチェック」が表示される。今回の例の場合、「オフイス」と「オフィス」や「シティ」と「シティー」といった表記の不統一が文書内で発生しているようだ。これらを修正するときは、統一したい方の語句を選択して「すべて修正」ボタンをクリックすればよい。

表記ゆれチェックの確認

すべての校正作業が終わると、以下のような確認画面が表示される。あとは「OK」ボタンをクリックして校正機能を終了するだけ。

「スペルチェックと文章校正」の終了

このように、誤字・脱字や文法ミス、スペルミスなどを見つけ出してくれる機能が「スペルチェックと文章校正」だ。

ただし、機械的な校正なので完璧とは言い難い。たとえば、今回の文書では、「ビジネス視点」と記述すべきところを「ビジネス支店」と記述しているが、こういった漢字の間違い(変換ミス)は見つけてくれなかった。

校正機能では発見されない誤り(漢字の変換ミス)

また、「など」と「等」といった表記の不統一も見受けられるが、こういった「表記ゆれ」も指摘されなかった。どうやら、「表記ゆれチェック」の対象になるのはカタカナ表記が中心のようだ。

校正機能では発見されない誤り(表記のゆれ)

このように不完全さの残る校正機能ではあるものの、文書内のミスを即座に発見してくれる機能として、十分に利用価値はあると思われる。数カ所くらいのミスであれば、ほんの1〜2分で修正作業を終えられるだろう。ぜひ、使い方を覚えておいてほしい。

なお、Microsoft 365のWordでは「エディター」機能の一部として「スペルチェックと文章校正」が用意されている。画面表示が異なるものの、基本的な使い方はWord 2024と同じだ。

ただし、校正機能のアルゴリズムが異なるため、同じ文章であっても校正結果は異なる可能性がある。一般的には、常に最新版が提供されるMicrosoft 365のほうが校正精度は高い、と言われている。

AI(Copilot)で校正した場合は?

昨今のAIブームを踏まえると、「文書の校正もAIに依頼すべき」という意見もあるだろう。WordでAIを使うのであれば、同じマイクロソフトが提供する「Copilot」と連携させるのが一般的だ。

ただし、Word内でCopilotを使用するには、Copilotを使用できるMicrosoft 365を契約するか、もしくは有料版のCopilotを追加契約する必要がある。また、買い切り版のWord 2024はCopilotとの連携が不可となっている。

このため、Word内でCopilotを使えないユーザーも沢山いるだろう。そこで、Windows 11に標準装備されている無料版のCopilotを使って文書校正を試みた例を紹介しておこう。

タスクバーにあるアイコンをクリックしてCopilotを起動する。続いて、「添付したWord文書を校正して」などのプロンプト(AIに作業を依頼する文章)を入力する。その後、「↑」アイコンから「アップロード」を選択し、校正するWordファイルをアップロードする。

AI校正の開始とファイルのアップロード

「Enter」キーを押してプロンプトを確定させると、校正された文章が画面に表示される。文章の内容まで吟味してくれるAIだけあって、「ビジネス支店」が「ビジネス視点」に正しく修正されている。ただし、「どこを修正したのか?」はわかりづらい。以下の図に示した赤線は筆者が追加したもので、実際の画面には表示されていない。よって、修正箇所を見落としてしまう可能性も十分にあり得る。