サイボウズは5月22日、埼玉県庁の「kintone（キントーン）」活用事例をkintone製品サイトの導入事例ページで公開した。埼玉県庁は「埼玉県デジタルトランスフォーメーション推進計画」に基づき、全庁的なDX推進に取り組んでおり、そのなかで部局を超えた情報連携にkintoneを採用し全庁1万3000人の業務効率化を進めた。

  • kintone導入のBefore/After

    kintone導入のBefore/After

kintone導入の背景

埼玉県は企業や行政のデジタル化を前提とした社会全体のDXの実現を目指し、アナログからデジタルへ環境を移行する第1ステップ、デジタルで仕事のやり方を変えるTX（タスク・トランスフォーメーション）を中心とした第2ステップ、そして最終的なDXの第3ステップの3つのステップを設定している。

アナログからデジタル化が進み、第2ステップでノーコードツールや生成AIなどを積極的に活用しながら職員自らが業務改革を推進する中、部門をまたいで情報を共有するための共通の仕組みが課題となっていた。

例えば、県庁の複数部門間で確認が必要な場合に、メールでの個別確認に時間がかかるといった課題があったという。kintoneは複数部門をまたがる承認フローに対応でき、閲覧や編集の適切なアクセス権が付与できる点から採用が決まった。

必要な情報を各課から収集するための照会回答業務の効率化を実現

埼玉県庁は在籍する全職員1万3000人にkintoneのライセンスを付与し、アプリ数は200を超える規模まで拡大している。特に全庁で活用されているのは、照会回答業務に使われているアプリだ。

例えば次年度の新たな事業を提案するためのアプリでは、企画部門から各課に対して提案事業に関する情報を収集している。各課から収集した情報を、取りまとめの企画部門だけでなく、財政部門も含めて確認する必要があるため、これまではメールなどでやり取りを行い時間も労力もかかっていた。

これをkintoneでアプリ化することで、企画部門と財政部門が同じ情報を確認できるようになった。

今後の展望

埼玉県庁は今後の第3ステップ（DX）の取り組みを本格化させる段階に向けて、各課横断的に利用する照会回答業務をなるべくkintoneに集約し、さらなる業務効率化を目指すという。

kintone内に情報を蓄積することで、データに基づく政策立案が可能になるなど、データの有効性について庁内に認知を広げ、県庁の全職員がワンチームとしてDXへの歩みを着実に進めるとのことだ。