ビジネス文書でも使いやすい表デザインの書式設定

今回は、表のデザインをカスタマイズして「見栄えのよい表」に仕上げるためのテクニックを紹介していこう。特にビジネス向けの文書で使いやすい表のデザインについて、具体的な編集手順を紹介していく。表の見た目を改善したい方は、いちど参考にしてみるとよいだろう。

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  表のサイズ、塗りつぶし、罫線、配置などの書式指定

表のスタイルを使ったデザインの指定

Wordには「表のスタイル」という機能が用意されている。この機能の使い方は、「テーブル デザイン」タブで「表のスタイル」を一覧表示し、好きなスタイルを選択するだけ。

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  表のスタイルの適用

これで表全体のデザインを手軽に変更できる。さらに「表スタイルのオプション」を操作して、縞模様の有無、タイトル行(最上段にある行)、最初の列(左端にある列)の強調表示などをコントロールすることも可能となっている。

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  表スタイルのオプション

このように表のデザインは手軽に変更できるが、どのスタイルを選択しても「なんか違和感がある……」と感じてしまう方が多いのではないだろうか？　「表のスタイル」は便利な機能であるが、ビジネス文書では「少し使いづらい」というのが実情かもしれない。そこで、シンプルながらも見栄えのよい表に仕上げるための具体的な操作手順を紹介していこう。

表のサイズと配置の調整

通常、Wordの表は「文書の幅」と同じサイズで作成される。その結果、横方向に間延びした表になってしまうケースが少なくない。まずは、表のサイズを調整する方法から紹介していこう。

表内の無駄な余白を削除したいときは、「テーブル レイアウト」タブにある「自動調整」をクリックし、「文字列の幅に自動調整」を選択すればよい。

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  文字列の幅に自動調整

すると、各セルの文字数に合わせて列の幅が自動調整される。ただし、今度は余白が小さくなりすぎて、少し窮屈な状態になってしまう傾向がある。このような場合は、各列の幅を数値で微調整してあげるとよい。このとき、複数の列を同時に選択しておくと、それらの列の幅を均一に揃えることができる。

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  各列の幅を数値で指定

各列の幅を調整できたら、表の配置を「中央揃え」に変更する。表の左上にあるアイコンをクリックして表全体を選択し、「ホーム」タブにある「中央揃え」をクリックする。

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  表を中央揃えで配置する操作

これで表のサイズと配置を調整できた。続いて、表のデザインをカスタマイズしていこう。ただし、その前に「表の画面表示」を見やすくする設定変更について解説しておく。

表内の改行(段落記号)を非表示にするには？

Wordの表は、各セルに「改行」の記号(段落記号)が表示される仕組みになっている。このように数多くの「改行」が表示されている状態では、「表のデザインをイメージしづらい」という方もいるだろう。そこで段落記号を非表示にして、表を見やすくする設定変更を紹介しておこう。

「ファイル」タブを選択し、左側のメニューで「オプション」を選択する。「Wordのオプション」が表示されるので、「表示」の分類にある「段落記号」のチェックボックスをオフにする。その後、「OK」ボタンをクリックする。

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  オプション設定の変更

上記のように設定を変更すると、画面に「改行」の記号が表示されなくなり、表をスッキリと表示できるようになる。もしも「改行」などの記号を再表示させたいときは、「編集記号の表示/非表示」を一時的にオンにすると、すべての編集記号を画面に表示できる。

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  段落記号の表示／非表示の切り替え

塗りつぶしと罫線の書式指定

続いては、表のデザインを大きく左右する「塗りつぶし」と「罫線」の書式について解説していこう。

各セルの背景色は、「テーブル デザイン」タブにある「塗りつぶし」で指定できる。セル範囲を選択して色を指定するだけなので、こちらは初心者でも問題なく操作手順を理解できるだろう。

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  塗りつぶしの指定

少し面倒なのが「罫線」の書式設定だ。罫線の書式を変更するときは、以下の手順で操作を進めていくのが基本となる。

1. セル範囲を選択する
2. 「テーブル デザイン」タブのリボンで「線の種類／太さ／色」を指定する
3. 「罫線」をクリックして、書式を反映させる位置を指定する

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  セル範囲の選択、線の種類／太さ／色の指定

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  罫線の書式を反映させる位置の指定

そのほか、マウスのドラッグ操作により書式を変更する方法も用意されている。この場合は、以下の手順で操作を進めていけばよい。

1. 「テーブル デザイン」タブのリボンで「線の種類／太さ／色」を指定する
2. 「罫線の書式設定」がオンになり、マウスポインタが「ペン」の形状になる
3. 書式を変更する罫線をなぞるようにマウスをドラッグする

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  ドラッグ操作による罫線の書式指定(1)

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  ドラッグ操作による罫線の書式指定(2)

罫線の書式変更が済んだら「罫線の書式設定」をクリックしてオフにするか、または「Esc」キーを押す。これでマウスポインタを通常の形状に戻すことができる。

罫線の書式をカスタマイズするうえで、ぜひ覚えておきたいのが「左右の罫線を消去したデザイン」だ。表の罫線を消去するときは、線の種類に「罫線なし」を選択し、既存の罫線をなぞるようにマウスをドラッグすればよい。

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  罫線を消去する場合

すると、以下の図のような表に仕上げることができる。表をデザインする際によく使われるテクニックなので、この機会に覚えておくとよいだろう。

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  左右の罫線を消去した表

表内の文字の書式と行間の調整

表の大まかなデザインを作成できたら、表内の文字の書式を整えていこう。通常、文書に作成した表は、本文と同じ10.5ptで各データが表示されている。このままでは少し大きすぎるので、表内のすべての「文字サイズ」を小さくする。さらに「ゴシック系のフォント」に変更して、見出しに「太字」を指定する。すると、以下の図のようになる。

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  表内の文字の書式指定

これらの書式は普通に「ホーム」タブで指定できるので、特に迷うことなく操作を進められるだろう。その後、必要に応じて各列の幅を再調整する。

表の行間も調整しておこう。初期設定では、グリッド線に合わせて表の各行が配置されるようになっている。このため、文字サイズを小さくすると行間が広すぎる状態になってしまう。行間の調整方法は本文の行間を変更する場合と同じ。表全体を選択し、「ホーム」タブの「段落」グループにある「小さな四角形」をクリックする。

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  「段落」ダイアログの呼び出し

「段落」ダイアログが表示されるので、行間に「固定値」を選択して、好きな間隔を指定する。もっと手軽に行間を調整したい場合は、「1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」をオフにして「OK」ボタンをクリックしてもよい。

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  グリッド線に合わせる設定の解除

すると、文字サイズに合わせて表の行間が自動調整され、各行の間隔を小さくすることができる。

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  行間を小さくした表

以上が、シンプルかつ見栄えのよい表を作成する方法となる。ビジネス文書でも使いやすい表なので、ぜひ書式の指定手順を覚えておくとよいだろう。文書がカラーの場合は、見出しの「背景色」や「罫線の色」に適当な色を指定してもよい。

なお、「改行」の記号(段落記号)を非表示にしていた場合は、この時点でオプション設定を元に戻しておこう。

表のタイトルの入力

表の上(または下)に「表のタイトル」を記載したい場合もあるだろう。この方法は大きく分けて2種類ある。ひとつ目は、通常の文字でタイトルを入力して書式を指定する方法だ。こちらは本文の編集作業と同じなので、特に難しい点はないと思われる。

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  通常の文字でタイトルを入力した場合

もうひとつは、第37回で紹介した「図表番号」を利用する方法だ。表全体を選択し、「参考資料」タブにある「図表番号の挿入」をクリックする。

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  「図表番号の挿入」を利用する場合(1)

ラベルに「表」が選択された状態で設定画面が表示されるので、「表のタイトル」を入力して「OK」ボタンをクリックする。

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  「図表番号の挿入」を利用する場合(2)

続いて「中央揃え」の書式を指定すると、以下の図のように「表のタイトル」を配置できる。もちろん、この場合は「フィールド更新」により「表1」や「表2」などの連番を振り直すことが可能となる。

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  図表番号で配置した表のタイトル

表のデザインの最終確認

最後に、表のデザインを画面で確認する方法を紹介しておこう。といっても、何ら難しい話ではない。印刷プレビューを開いて、表示を確認するだけだ。「ファイル」タブを選択し、左側のメニューで「印刷」を選択する。

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  印刷プレビューを使ったデザインの確認

あとは表示倍率を適当に変更するだけ。なお、横方向のスクロールバーは表示されていないが、キーボードの「←」や「→」を押して文書を左右にスクロールさせることも可能だ。この画面で表の見栄えの最終確認を行えばよい。

今回の記事で紹介したように、表の見た目をカスタマイズするには「塗りつぶし」や「罫線」の書式だけでなく、さまざまな書式を組み合わせて指定する必要がある。これらの書式をいちいち指定するのが面倒な場合は、自分専用の「表のスタイル」を作成しておくのが効果的だ。ということで、次回は「表のスタイル」を自作する方法を紹介していこう。