予定表の作成(前編)

Office 365の2つの予定表

今回は予定表(カレンダー)の作成を紹介します。

まぎらわしいことですが、Office 365には2種類の予定表があります。1つは、Office 365にサインインしたときに、上部メニューの「Outlook」と「People」の間に表示される「予定表」です。これは、Exchange Onlineの予定表で、Outlook 2010やOutlook 2013をクライアントソフトとして使用しているときは、Outlookの予定表と自動的に連携します。

もう一つは「サイト」に作成する予定表で、これはSharePoint Onlineによるグループ作業用のWebページです。

どちらも似たようなデザインのカレンダースタイルで表示するので、ぱっと見には同じサービスのように見えます。しかし、この2つの種類のカレンダーにはまったく互換性がありません。

用途としては、次のように考えるといいでしょう。Exchange Onlineの予定表は、個人の予定表として、SharePoint Onlineの予定表はチームの共有予定表として利用するといいでしょう。それぞれの出自、そしてOutlookなどの周辺環境を考えると、こうした使い分けが自然です。

それでも、Exchange Onlineの予定表でも他のユーザーと予定を共有することができますし、SharePoint Onlineの予定表でも排他的なアクセス許可の設定で自分しか利用できないようにすることもできます。

SharePointで予定表を作成する

SharePointの予定表は、リストタイプのSharePointアプリケーションの一種です。SharePointのコンテンツページから、作成します。

(1)Office 365にサインインして、「サイト」をクリックし、「チームサイト」をクリックします。

(2)アプリの追加アイコンをクリックします。または、サイドバーに「サイトコンテンツ」メニューが表示されているときは、「サイトコンテンツ」をクリックしてもかまいません。

(3)アプリの一覧から「予定表」を探してクリックします。

(4)作成する予定表の名前を入力し、「作成」をクリックします。

(5)「サイトコンテンツ」を見ると、新しい予定表が作成されたことが分かります。予定表のアイコンをクリックしてください。

(6)予定表を作成したことを確認できます。

予定表の共有設定

作成した予定表をチームサイトの他のユーザーと共有するには、予定表の画面で共有設定を行います。

(7)「共有」をクリックし、「’チームサイト’の共有」ウインドウに、この予定表を共有するユーザーを入力します。チーム全員と共有するときは、「すべてのユーザー」と入力してください。すると、「すべてのユーザー」の選択肢を表示します。「外部ユーザー以外の全てのユーザー」をクリックして選択してください。

「すべてのユーザー」には、以下の3種類があります。選択に注意してください。

すべてのユーザー、すべてのユーザー(membership)
外部ユーザーも含めたすべてのユーザーです。Office 365のチームサイトにユーザーアカウントを持たない「外部ユーザー」もアクセスできるようになりますので、それでいいのかどうか(情報漏洩等の問題が無いか?)くれぐれも注意してください。

すべてのユーザー(Windows)
オンプレミスのドメインコントローラーとActiveDirectoryの同期をしている環境で、ドメインコントローラーにユーザーアカウントを持つユーザーすべてを意味します。オンプレミスのドメインコントローラーにアカウントを持たないユーザーは除外されます。

外部ユーザー以外の全てのユーザー
テナントのOffice 365のユーザーすべてを意味します。オンプレミスのドメインコントローラーと同期していても、ドメインコントローラーのユーザーかどうかに関わらず、共有します。一方で、Office 365にユーザーアカウントを持たないユーザーは共有できません。

一般的には不特定多数のユーザーと共有することはないと思いますので、「外部ユーザー以外の全てのユーザー」などを利用することが多いでしょう。

(8)共有するユーザーを入力したら、「共有」をクリックします。

以上の設定で、同じテナント内の他のユーザーもこの予定表を閲覧したり編集したりできるようになります。

予定の作成

予定表にイベント(予定)を作成するには、次のようにします。

(9)通常は「参照」タブ(予定表の閲覧)状態になっていますので、「イベント」タブをクリックして「新しいイベント」をクリックします。

(10)イベントの作成ページに遷移しますので、必要事項を入力して、「保存」ボタンをクリックします。

初期設定では、イベントの開始時間、終了時間を設定しますが、終日の予定の場合には「開始時間と終了時間を指定しない終日のイベントとして設定する」チェックボックスをオンにします。

一方、定期的に繰り返すイベントを登録するときは、「定期的なイベントとして設定する」チェックボックスをオンにして、繰り返す期間を設定します。