チャットとタスク管理が一体化した「Chatwork(チャットワーク)」で業務効率化

会話に埋もれない「自分へのメッセージ」からタスクを作る

グループチャットが活発に利用されていると、自分あてのメッセージを見落としてしまいがちだ。また、依頼が誰あてなのかわからず進捗が滞ったり、作業が無駄になったりという可能性もある。「Chatwork(チャットワーク)」にはそれを防止するために、宛先を指定した発言ができ、自分あての発言に気づける機能があるから、ぜひ利用しよう。

そして、受け取った依頼はすかさず「タスク」にしてしまうのがオススメだ。PCのブラウザから利用している場合、メッセージにカーソルを合わせると「タスク」というアイコンが出てくる。スマートフォンの場合もメッセージをタップしたメニューから「タスクを追加する」が選択可能だ。追加時には、もとのメッセージをそのまま利用しても、新たに何か書き加えたり書き換えたりしてもいい。締切りの日時とともに、担当者として自分を指定しておこう。

• メッセージから「タスク」ボタンを押せば即座にタスクが追加できる

• タスクには日付のみ、または30分刻みでの時間を指定した締切り設定が可能だ

• 担当者指定は必須のため、自分用タスクは自分を担当者にしておこう

追加したタスクは「追加点へ移動」ボタンを利用して、もとになったチャットの会話を簡単に表示できる。どういう流れで依頼されたのか、その時どんなことを言っていたかを素早くチェックできるから、作業の助けになるはずだ。チャットとタスク管理ツールや、自分用に作ったメモなどを見比べる作業が発生しないため、効率的な作業ができるのも魅力だろう。

「既読」ではなく「タスク完了」で管理するから的確!

チャットからではなく、直接タスクを作成することも当然できる。PCなら、チャット画面の右側にある「タスク追加」をクリックすれば、内容と日時、担当者を指定してタスク化可能だ。そして、タスクは自分用だけでなく、メンバー用のものも作成できる。

担当者を指定してタスク追加をすれば、依頼の内容は確実に伝わる。そして、相手が作業を終了させて「完了」ボタンをクリックすれば、その情報がチャットに流れる。依頼が伝わっているかどうか、相手が動いてくれているかどうかを心配する必要がなく、無駄なやりとりも発生しない仕組みだ。

• タスクの作成と完了はチャットに表示される

「Chatwork」にはメッセージの「既読」機能が存在しない。重要なのはメッセージを表示したかどうかではなく、内容を理解したうえで必要な対応をしたかどうかだ。そして、その状況はタスクの作成と完了通知で管理できる。誤解や見落としが出づらいだけに、的確な管理ができるだろう。

また、タスクの一覧は完了状況とともにチェックできる。自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも見られるから担当の偏りがあれば割り振りをしなおすという調整も可能だ。

• タスクの完了状態を自分の分だけでなくグループ全体分も管理できる

自分用「マイチャット」で細かな予定も管理

グループで共有するほどではない予定や、グループには関係ない個人的なタスクも「Chatwork」で管理できる。「Chatwork」でアカウントを作成すると自動的に自分1人で利用する「マイチャット」が作られるから、ここを利用すればいい。

作ったタスクは、グループチャットで作ったものとまとめて一覧管理できる。取引先に電話を入れる、総務部に申請をするといった業務上発生する個人的なタスクは多いものだ。グループの予定と一緒に管理すれば、漏れや忘れも発生しない。また「マイチャット」をアイデアノート的に利用するなど、タスク以外でも活用するのがオススメだ。

サテライトオフィスの「ビジネスボット for クラウド」でタスクにアラートを設定しよう

「Chatwork」のタスク機能で、少し残念に思う人がいそうなのは、アラート機能がないことだ。そこでオススメしたいのは、サテライトオフィスの提供するチャットボット機能「ビジネスボット for クラウド」だ。

「ビジネスボット for クラウド」は、チャットボットと自分で使うグループチャットのようなイメージになる。ボットにアラートして欲しい予定を頼んでおくと、指定時刻にチャットメッセージとして知らせてくれるわけだ。「Chatwork」に新着メッセージが来たというかたちでアラートが受け取れる。

• サテライトオフィスの「ビジネスボット for クラウド」で利用できる
  「アラートチャットボット」

タスク化した予定かどうかには関係なく、アラートを依頼したものにだけ通知が来る。そのため、特に必要なタスクにだけ設定する、毎朝タスクリストを確認したうえで忘れそうなものだけ設定するといった使い方が可能だ。

[PR]提供：サテライトオフィス