セキュリティも万全! ユーザー管理機能も備える「Chatwork(チャットワーク)」

ユーザーの一括追加や退職後の削除もできる「ユーザー管理機能」

「Chatwork(チャットワーク)」の企業向けプランである「ビジネス」と「エンタープライズ」には、ユーザー管理機能が用意されている。

ぜひ利用したいのは、ユーザーの一括追加や削除機能だろう。ユーザー追加は基本的に1人ずつ登録するかたちだが、ユーザー管理機能を使えばCSVファイルを利用した一括登録も可能となる。新卒採用などでまとめて複数人を登録したいときに便利だ。

• 一括登録をしたいときは、ユーザー管理のなかにある一括インポートをクリックしよう

• CSVファイルを利用した一括登録機能があれば複数人のアカウント追加も手早く行える

一方、退職者が出たときにはしっかりとユーザー削除を行うことで、情報漏洩などを防ぐことができる。退職時に本人が削除する方式だと、作業忘れが発生しがちだ。不要なユーザーアカウントが残っていないかを確認し、適宜削除するという管理は安全のために必要だろう。

• 退職者などのアカウントが不用意に残らないよう、管理者による削除機能を利用しよう

「エンタープライズ」なら外部とのやりとり禁止や端末制限も自由自在

「エンタープライズ」プランには、より高度な管理機能がある。アクセス可能なIPアドレスやモバイル端末の制限が可能で、これを全員に適用することも、一部ユーザーに限って適用することもできる。

また組織外のユーザーと迅速なやりとりをできることが「Chatwork」の魅力ではあるが、セキュリティ上それを制限したいということもあるだろう。「エンタープライズ」プランなら、基本的に組織外ユーザーとのやりとりを禁じたうえで、特定組織に所属するユーザーのみを許可するという運用も可能だ。

• 組織外ユーザーとのやりとり禁止や、一部許可といった設定ができる

組織内外にかかわらず、チャット自体は許可しつつもファイルのアップロードやダウンロードだけを禁じることもできる。必要に応じて制限を変化させれば、セキュリティと利便性を両立させた利用ができるようになるだろう。

さらに、ユーザープロフィールにFacebookやTwitterといった外部サービスのURLを登録できないよう禁止することもできる。SNSとの組み合わせが不安材料にならないのも嬉しいところだ。

コンプライアンス対応にも嬉しいログ収集機能

また「エンタープライズ」プランに限った機能だが、チャットログのエクスポートにも対応している。チャットログでは誰がいつ発言したもので、どういう内容なのかが確認できるのはもちろん、編集・削除された発言も最初の状態で見ることができる。トラブル発生時の原因究明はもちろん、コンプライアンス対応のためにも便利な機能だ。ログ収集は無期限に行われており、ダウンロードは一括で行える。

• チャットログはボタン1つで収集でき、gzip形式の圧縮ファイルで提供される

チャットという気軽な発言ができるツールだけに、じっくりと見直すことのできるメールに比べると不用意な発言やミスが出やすいという考えもあるだろう。しかしログがあれば問題発生後の対応に役立つだけでなく、ログ収集を行っているとあらかじめ告知することで不用意な発言の抑止という効果も見込める。ぜひ上手に活用して欲しい。

より高度な利用を実現するサテライトオフィスの「シングルサインオン for Chatwork」

企業として必要な制限を課し、十分なセキュリティを確保しつつもエンドユーザーの利便性は守りたいというときに便利なのが、サテライトオフィスの提供する「シングルサインオン for Chatwork」だ。

ユーザーにとって手軽なアクセス環境を提供しつつ、ユーザーのパスワードポリシー強化を実行したり、ログイン後に必ず企業ポータルを見せるなどページ遷移強制を行ったりもできる機能を持っている。またIPアドレスだけでなく携帯端末のキャリアや種別単位での利用制限、曜日・時間帯を指定して営業時間外の利用を制限するなど「Chatwork」本体だけでは実現できない制限を追加することも可能だ。

より強固なセキュリティを求める企業には、ぜひ利用していただきたい。

• 快適な利用と高度な制限を両立させるサテライトオフィスの「シングルサインオン for Chatwork」

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