前回は、「Google Workspace Studio」で高度なフローを作成するのに重要な役割を果たす、「決定」「条件分岐」「抽出」といったステップの使い方を紹介しました。そこで今回はさらにもう2つほど、高度なフローの作成に不可欠なステップとその使い方を紹介しましょう。「Google Workspaceをビジネスで活用する」の過去回はこちらを参照。
「フィルタ」の概要と使い方
1つ目のステップは「フィルタ」というもの。名前だけを見ると前回紹介した「抽出」に似ているのですが、こちらは特定の要素を取り出すというより、条件に一致した内容をリストアップし、それを次以降のステップで変数として活用できるようにする仕組みとなります。
具体的な例として、「Gmail」で受信したメールの中からPDFの添付ファイルだけを取り出し、「Googleドライブ」に保存するというフローを挙げてみましょう。これはメールの受信時をフローの開始条件に指定し、メールからPDFファイルだけを取り出す所にフィルタを活用する仕組みとなっています。
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「フィルタ」ステップを使ったフローの例。「Gmailで受信したメールからPDFだけを抽出し、「Googleドライブ」に追加する
フィルタのステップを選ぶと下のような画面が現れるので、まずは「フィルタの適用対象」となる変数を選びます。ここでは最初のステップで取得した受信メールの、添付ファイルを変数に指定します。
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「フィルタ」ステップを追加したら、「変数」ボタンをクリックしてメールの添付ファイルを選ぶ
すると「条件分岐」ステップと同様の「条件」という項目が現れるので、条件分岐と同じ方法で、フィルタする条件を指定していきます。今回の場合は添付された「ファイル形式が」「次に等しい」「PDF」を選ぶことで、PDFファイルだけをリストアップするよう設定することができます。
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続いてリストアップする「条件」を指定する。今回の場合は「ファイル形式」「次に等しい」「PDF」と選べばよい
最後に、「メールの添付ファイルをドライブに追加」ステップを追加します。その際、「添付ファイルの保存場所」は任意の場所を指定しますが、「Gmailの添付ファイル」には、先のステップでフィルタされたアイテムを変数に加えます。これで添付されたメールのうち、PDFファイルだけがGoogleドライブに保存されるようになる訳です。
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「メールの添付ファイルをドライブに追加」を追加した後、「Gmailの添付ファイル」の「変数」ボタンを押し、先のステップでフィルタされたアイテムを選ぶ
「繰り返し」の概要と使い方
そしてもう1つのステップが「繰り返し」というものです。こちらは最近追加されたステップで、事前に抽出したリストの回数だけ、次以降のステップを繰り返し実行するものとなります。
ここではGoogleスプレッドシートに記述された内容の一覧を、Googleドキュメントにリストアップしていくというフローで具体的な使い方を説明したいと思います。
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「繰り返し」ステップを活用したフローの例。「Googleスプレッドシート」のシート内容を、「Googleドキュメント」のドキュメントに追記していくものになる
開始条件は任意で構いませんが、アクションにはまず「シートのコンテンツを取得」ステップを選び、Googleスプレッドシートの特定のシートから、コンテンツを抽出して変数として使えるよう、ステップを作成する必要があります。
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まずは「シートのコンテンツを取得」ステップを追加して使用するシートを選択する
続いて「繰り返し」のステップを追加し、変数に前のステップで取得したスプレッドシートの内容を指定します。
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続いて「繰り替えし」ステップを追加し、「変数」ボタンを押して前のステップのコンテンツを変数に指定する
最後に「ドキュメントに追加」タブを選び、「更新するドキュメント」にはGoogleドキュメントの任意のドキュメントを選択。「更新するタブ」はドキュメントの任意のタブ、「新しいコンテンツを追加する場所」は「既存コンテンツの後」を選びます。
そして「追加するコンテンツ」には、前の繰り返しステップで取得したスプレッドシートの内容を選び、さらにどの列のアイテムを繰り返して追加するかを指定すればOKです。
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続いて「ドキュメントに追加」ステップを選び、「変数」ボタン(1)を押した後に、シート中で繰り返し追記したい列を選ぶ
繰り返しステップを使うことで、例えばGoogleスプレッドシートに保存してあるメールアドレスのリストに、Gmailで同じ内容のメールを作成するといった、煩雑な繰り返し作業が簡単にできるようになるでしょう。
ただ、繰り返しできる回数は「リストの最初の100アイテム」に制限されているので、より大量の繰り返し処理をする必要があるというのであれば、「Google Apps Script」(GAS)を使ってスクリプトを組んだ方がよいでしょう。
Google Workspaceをビジネスで活用する 第140回 「フィルタ」「繰り返し」ステップで「Google Workspace Studio」をより便利に
