最短・最速で「働き方改革関連法」に対応するには?

「働き方改革関連法」のもう1つの大きな改正は、時間外労働の上限規制の導入だろう。36協定を締結した場合、従来は行政指導の対象となる月45時間、年間360時間までという上限はあったものの、法律としての上限は定められていなかった。大企業の場合は2019年4月から、中小企業の場合は2020年4月から適用される。従来の行政指導上限が法律としての上限になり、特別の事情があって、36協定の特別条項を適用した場合についても法律で上限が定められた形だ。

「従来は36協定で特別条項をつければ無制限に残業させることが認められていたのですが、そこに年720時間、単月100時間未満かつ複数月平均80時間以内という制限が加わりました。また、単月と複数月の管理においては、時間外労働時間のみならず、休日労働時間も含めた管理が必要になることもポイントです」と津吉氏は説明する。

罰則は、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金となっている。

一般条項である「月45時間/年360時間」と、特別条項を設けた場合の「年720時間」は事業場ごとの制限であるため、異動等で勤務地に変化があれば合算しなくてもよい。しかし、「単月100時間未満/複数月平均80時間以内」という制限は個人に紐付くため、あちこちに異動したからといって上限がなくなるわけではない。

「難しいのは複数月平均80時間以内、という部分でしょう。2カ月ないし6カ月平均で見るので、たとえば8月を中心に考えると「7月～8月」の2カ月、「6月～8月」の3カ月、「5月～8月」の4カ月、「4月～8月」の5カ月、「3月～8月」の6カ月のいずれにおいても月平均80時間を超えないように管理しなければいけません。そもそも特別条項についても単純に忙しいからというのではなく、なぜ集中してその時期に月45時間以上の残業が必要なのかを明確にしなければなりません」（津吉氏）

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  時間外労働の上限規制改正ポイント（OBC「奉行ではじめる働き方改革関連法対応ブック」より)

36協定の届出様式は新しくなったものの、こちらは2019年4月1日以降に締結する場合に適用されるため、3月までに手続きを済ませている場合は、締結し直す必要はない。しかしこれまで労働者の残業に頼っていた部分のある企業にとっては、従来通りでは済ませられない環境になってきているのは確かだろう。

Excelで対応できる？ 手間とコストをかけずに法対応するにはツールを頼ろう

「私たちも多くのお客様とお話ししますが、これまではExcelで管理していたという企業が少なくありません。中小企業は特に今回の法対応が遅れ気味だと聞いていますが、ある程度の規模を超えたらExcelで頑張るのは難しいと思います。Excelによる業務では人手と時間がかかるため、従来の業務への支障をきたしたり、法令違反のリスクが高まったりする可能性があります。現実には従業員数が50名程度を越えたら、もう何かしらのツールを利用するのがお勧めです」と津吉氏は指摘する。

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  年次有給休暇の取得義務化 Excel VS システム（OBC「2019年法改正直前対策セミナー」働き方改革関連法最短最速実務対策セミナー　セミナー資料より)

時間外労働の上限規制については中小企業にとってまだ猶予がある状態ながら、すでに有休の取得義務化については適用が始まっている。これまで通りに管理しているだけでは、年度末に取り返しのつかない状態になる可能性もあるだろう。

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  時間外労働の上限規制 Excel VS システム（：OBC「2019年法改正直前対策セミナー」働き方改革関連法最短最速実務対策セミナー　セミナー資料より)

「まずは今、どういう状態なのかを把握しなければなりません。昨年度実績で有休がどれくらい取得されているのか、残業時間はどうだったのか。その上でどう対応していくべきなのかをご相談いただければ、実際のお客様事例などをもとに運用方法を提案させていただくこともできます。また、Excelで集計しながら担当者がその都度メール等でアラートを出すのは現実的ではありません。手間とコストを省くために、専門ツールを利用して、できるだけ自動化を試みることをお勧めしたいですね」と、津吉氏は最短・最速の対応方法について語った。