RPAは耳にしたことはあるけれど、どういうことかわからないという方は必見です。RPAについて詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

  • RPAのメリット・デメリットについて説明

    最近話題の「RPA」について、まとめました

そもそもRPAとは?

RPAとは、簡単に言えばパソコン上でのロボットのことを意味し、「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語です。定型業務やルーティンワークなどのオートマチック化を目指して開発されています。

RPAは人材不足の解消、人件費削減などの目的で導入されていることが多く、数多くの企業で成功をおさめています。特にバックグラウンド業務や、経理業務などに導入されることが多く、これまで人が当たり前にやっていた業務を機械が行うことで、人件費削減だけでなく、人的ミスの解消にも効果的です。

以上のようにメリットが大きいため、今後はRPA導入を検討する企業が急増しています。

RPAには3つの段階がある

RPAと一言でいっても、細かく種類が分かれています。基本的には3つの段階に分かれており、段階に応じて進化し続けています。業務の自動化を図るときには、データや実績が次のステップへの大切な材料になりますが、それらを活かしてRPAは更なる発展が期待できます。英語の略称で呼ばれるEPAなどCAなど、RPAと似ているアルファベットもあります。それでは、それぞれご紹介しますので、確認していきましょう。

①RPAとは

定型業務やルーティンワークのオートマチック化を図る際に、まず検討されるのが「RPA」です。RPAは業務をオートマチック化をする際の、第一歩となっています。RPAは、「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」とも呼ばれ、業務の大幅な効率アップにとても貢献しています。作業時間の大幅なカットや、人的ミスの削減、作業品質のアップ、人材不足の解消など、企業が抱えるたくさんの問題をクリアにしていきます。

②EPAとは

EPAとは、「Enhanced Process Automation」の略語です。Enhancedとは強化されたという意味があり、EPAを直訳すると「強化された工程の自動化」という意味になります。言葉の通り、EPAは定型化された業務が自動化だけでならず、ルール付けされていない業務なども自動化することができます。まるで思考があるかのように対応できる画期的なシステムであり、今後も大きく期待されています。

③CAとは

CAとは、「Cognitive Automation」の略語です。CAは、主にデータ分析などの場で活躍しており、経験的知識を基に、情報の分析などの処理を行っています。言語学習や機械学習などの場でCAによりオートマチック化が図られています。Cognitiveを直訳すると、「認知」という意味であり、言葉の通り、認知のオートマチック化という意味があります。RPAよりも専門的な分野で活躍しています。

RPAとAI(機械学習)との違い

RPAとAIの簡単な違いは、「自己学習能力」があるかどうかということです。RPAは人間が作りあげた業務を遂行するだけのロボットのようなものに対し、AIは自ら学習することで、人間が与えた以上の動作をすることがあります。AIは「Artificial Intelligence」の略語であり、RPAとは根本的に異なります。企業の経理などでは適格の業務をこなすように、RPAを採用されることが多いです。

RPAとVBAのマクロとの違い

マクロとはExcelなどで利用される、コンピューターでの自動化を図る機能のことを言います。それに対して、VBAはVisual Basic for Applicationsの略語であり、こちらもマイクロソフトの機能のことを言います。実は、このVBAとは、マクロで組まれたプログラミングのことを言うため、RPAとはそもそも異なるものとなります。マクロはExcel講習などでも教えられています。

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RPAが導入される背景

RPAを導入している企業や検討している企業が多くなりましたが、その背景には様々な理由があります。その理由は、主に人件費削減と人的ミスの現象です。人件費削減を目指す企業が多いことや、高齢化社会に対する人材不足解消などの問題などは、RPAを導入して自動化作業にすることで解消されています。今後もRPAの導入は増える見込みであり、労働環境の変化が期待できます。

RPAが導入される背景①:働き方改革

昨今、働き方改革という言葉を耳することが増えましたが、働き方改革の一環としてRPA導入も行われています。

人間が行っていた作業をRPAで簡素化することにより、残業の削減にも貢献します。また、企業の中には有給取得ができない場所は多く、働き方の見直しがなされています。人材を増やして解消するという考え方ではなく、仕事を簡素化することで、有給を取りやすくし、働き方を見直しています。

働き方改革と言っても、今まであった仕事を時間短縮して残業を減らすためには同じ仕事のやり方では対応は難しいです。業務の簡素化をしなければ、残業を減らしたり有休をとるために増員するしかありません。

しかし、増員するとなると人件費があがってしまうため、企業にとっては損益となります。こういったときに、RPAを導入できる作業があれば置き換えることで増員することなく解決することができます。

RPAが導入される背景②:労働環境の変化

多くの企業でIT化が進み、労働環境の変化により、即戦力としての雇用が困難なケースもあります。パソコンやシステムの知識がなければ仕事ができないとなると、まずは知識を備え付ける教育から始めなければいけません。しかし、そういった業務にRPAを導入することで、教育を省くことができ人件費のカットをすることができます。少子化により今後は労働者が減少する可能性が高いため、RPAで補う方向へと進んでいます。

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RPAのメリット

RPAを導入することで、企業は多くのメリットを得ることができます。現在抱えている問題の解決につながることが多く、導入の検討をする企業が増加しています。RPAがもたらすメリットを確認した上で、導入を検討してみてはいかがでしょうか。始めにコストはかかるものの、それ以上の人件費など見えないコストカットにも繋がるため、企業にとって貢献できる要素がたくさんあります。

RPAを導入することで、業務効率がアップして、人材の確保につながったという事例がたくさんあります。人件費を削減できるということは、固定費を下げることができるため、企業の利益アップにもつながります。RPAを導入することで、固定費を下げることができ企業の利益に繋げることができます。企業にとって利益をあげることは売り上げを上げるだけではなく、働き方の見直しにより改善、成功をさせることができます。

RPAのメリット①:業務スピードアップ

RPAを導入することで、自動化とな業務スピードがとても早くなります。業務スピードが早くなることで、残業をカットできたり、別の業務を遂行することができ大きなメリットになっています。業務スピードのアップにより、中には半日以上かかっていた業務が、たった数分までスピードアップしたということもあります。今後も自動化業務が増えてくることで、大幅な人件費削減が期待できます。

RPAを導入すればペーパーワークなども減らすことができ、業務がとても早くなります。また、ペーパーワークがなくなると余分な紙を使わなくてよくなり、資料の保管のスペース確保の必要がなくなります。そうなりますと、資料の作成に費やしてきた時間が必要なくなり、RPAを導入することで、間接的な業務のスピードアップにつながること間違いありません。

RPAのメリット②:人的ミスをへらす

RPAを導入することで、人的作業が減ると同時に、人的ミスを減らすことができます。データ入力などどうしても、人の手で行う場合、打ち間違え、見間違いなどにより、ミスが生じてしまう可能性があります。RPAにしたとしても、ミスを完全になくすことは、難しいですが限りなくゼロに近い状態にできます。人間の作業に比べると圧倒的な差があり、人的ミスを防ぐことが期待できます。

RPAのメリット③:人件費コスト削減

RPAを導入することのメリットの1つに、人件費カットがあります。例えば、最近では空港でも自動化ゲートなどが導入されており、イミグレーションでの人件費のカットに成功しています。その他にも、駅の改札では切符などを無人で販売していますが、もし、切符の販売機がなければ、大幅に人件費がアップする事となります。これらのように、RPAを導入して様々な物を自動化していくことで、人件費を削減する事ができます。

その他にも、身近なシチュエーションでいえば、スーパーマーケットのレジの自動化があげられます。レジ作業をお客様にしていただくだけでも、スタッフの人件費を大幅に下げることができます。今では多くのスーパーマーケットでレジの自動化が採用されています。

RPAのメリット④:人材不足の解消

日本は少子化のため、将来的に労働者の減少が予想されており、深刻な社会問題となっています。深刻な人材不足に陥った際に、RPAを導入することで人手不足を解消できる可能性があります。

仕事があったとしても、それに対する人材を確保できなければ企業は成り立ちません。現在でも既に、高齢者が多い企業が増えてきておりますが、若手が入ってこずに人材不足を感じる企業がたくさんあるでしょう。

地方に関しては、都会への人離れが進んでおり、人材不足問題はとても深刻化しています。特に若い世代は都会へ引っ越す傾向が強くなってきており、地方の人口は高齢化が進み働き手が減っています。

しかし、RPAに置き換えられる作業が増えることで、人材不足の解消が実現し、少ない人材でも仕事ができるようになります。そうすることで、地方の存続が実現でき、過疎化する街の手助けをすることにもなります。

関連リンク:地域における人手不足問題

RPAのメリット⑤:コア業務へのリソース注力

コア業務とは、利益を生み出す業務や、基本的に難易度の高い業務のことを言います。RPAはノンコア業務をメインに導入しており、難易度の低い業務に人手がいらなくなると、その分をコア業務に挑戦することができます。結果的に、より業務幅を広げることができ、スキルの高い社員を育てることができるようになります。そうなると、企業にさらに利益をもたらすことができ、企業の成長が期待できます。

RPAのメリット⑥:有給取得率など労働環境の改善

RPAを導入することで社員に有給休暇を取得させる時間を確保するというメリットがあります。日本は世界に比べて有給取得率がとても低いことをご存知でしょうか。フランス等では取得率は100%近いです。最近では働き方改革により、少しは改善されている企業も増えてきましたが、その分人材を増やすなどの対策をしていることもあります。RPAは間接的に労働環境の改善につながっており、社員の満足度アップにつながります。

関連リンク:国別の有給消化日数

RPAのデメリット

RPAを導入する企業が増えているということは、メリットが大きいからですが、デメリットはゼロではありません。RPA導入を考える場合は、デメリットのこともきちんと理解した上でRPA導入を取り組みましょう。頻繁に起こりえないにしても、RPA導入による色々な問題が発生する可能性は考えられます。デメリットを事前に予想できれば、その問題が起こったときの対策を事前に練ることができるでしょう。

RPAのデメリット①:システム障害でRPAが停止しても急に人手で補えない

RPAを導入する中での1番のデメリットは、システム障害を生じたときに人手で補えないことです。システム障害が発生したときには、RPAで自動化にしていた仕事も、必然的に人の手で作業することになります。しかし、普段からその仕事をしていなければ、対応できない可能性があり、大きなトラブルに発展することも十分に考えられます。一時的な問題であったとしても、ダメージは大きく補えない可能性が高いです。

RPAのデメリット②:ITセキュリティガバナンスの問題。特に連携サービスのパスワード

RPAで自動化することによって、ITセキュリティーガバナンス問題が発生しデメリットと感じることがあります。ITセキュリティーガバナンスとは、RPAのセキュリティーや権限なども踏まえ、統括することを言います。オンラインからによる情報漏洩はシステム化するときにはつきものな問題の1つです。RPA自体の統治を行う必要があり、慎重に対応しなければ取り返しがつかないような事態に発展することが考えられます。

RPA導入の成功事例

RPAを導入したことで、成功を果たした事例を部門別にてご紹介しますので、ぜひともご参考にしてください。成功事例では、問題定義を行い、RPAで解決できる部分と難しい部分の選定を行います。最後にRPAを導入したことによる効果についてです。RPAには向き不向きの業種や職種があるため、適切な場合に導入しなければ効果が期待できないことも充分に考えられます。では、成功事例をみていきましょう。

RPA導入の成功事例①:経理業務

大手銀行でもRPA業務を早期から取り入れており、業務の効率アップを成功させています。紙業務をRPA化することで、全ての業務をあわせると、約300万時間以上の短縮をしました。300万時間というと、1人あたり1日8時間の稼働とし、日数に計算すると37.5万日です。1年120日休日の場合、246の出勤日数で計算すると、約1,524年分の人件費削減となり、1年で考えると1,524人分の人件費削減となります。

経理業務への導入理由や現状の課題

導入理由の背景としては、人件費削減はもちろんのこと、人的ミスなどが重視されていました。また、業務の重複を防ぐためにもRPA導入はとても期待されていました。人が業務を行っている場合、別の人が同じような業務をしていることがあり、一方の時間が無駄になります。また、データや情報が重複しており、内容が少しでも異なる場合、どちらが正しいのかわからなくなることが懸念されていました。

経理業務へのRPAの効果

RPAの効果は絶大なもので、RPA自動化業務に移行が可能なものを、さらに選定して導入を増やしていくことが検討されています。また、その他の銀行や一般企業での経理部門にも、これらの効果が広まり、導入されています。

今まで行っていたダブルチェック作業や突合せ作業が減り、その分の時間を別の業務に割くことができるようになりました。その為、より社員の教育やスキルアップに繋がり大きなメリットがでました。

RPA導入の成功事例②:バックエンド部門

バックエンド部門でRPAがとても活躍している業種がオンラインショッピングです。ECサイトという言葉をよく耳にするようになりましたが、「electronic commerce」の略語で、オンラインショッピングなどが当てはまります。

RPAがECサイトのバックエンドに導入されてから、爆発的にネットショッピングが広まり、今では当たり前にオンラインで買い物をする方が増えています。

導入理由や現状の課題

ソフトウェアなどの開発で、フロントエンドとバックエンドという言葉がありますが、簡単にオンラインショッピングに置き換えると、フロントエンドはユーザーがオンラインで商品を探すことを言います。そして、バックエンドはオンラインで購入されたあとのことを言い、購入後は別のサーバーで管理されています。ECサイトではこの前後の作業を自動化することで、発注間違いや受注漏れなどをなくすという課題がありました。

バックエンド部門におけるRPAの効果

RPAを導入して、フロントエンドとバックエンドを連動させることで、人的ミスが圧倒的に減っただけでなく、人的作業カットに成功しました。バックエンドが、ユーザーの購入作業と連動しているため、受注確認メールなどを手動で行う必要がなくなりました。RPA導入のおかげで、オンラインショッピング業界は比較的少人数で運営できるようになりました。人材確保と場所がいらないため、比較的簡単に開業することができます。

RPA導入の成功事例③:地方自治体

地方自治体での成功事例としては、「ふるさと納税」があげられます。ふるさと納税を行うことで、その土地に行かなくても、地方の活性化アップに取り組めるため、今では多くの自治体が取り組んでいます。

RPAを導入することで、新たにふるさと納税に対する人員の導入を最小限に抑え、取り組むことができ人員増員問題を解消しました。今後もふるさと納税を続けていく地方自治体は増加傾向の見込みです。

地方自治体への導入理由や現状の課題

地方自治体では、若者の大都市への異動や少子化の問題により、近い将来深刻な人力不足が懸念されていました。人力が減る中で新たなジャンルにも取り組まないと、地方の収益がますます乏しくなるため、さらに若者離れが進みます。そうなると、地方の小さな街は過疎化が進み、最終的には地方の街が壊滅してしまうという課題を日本各地で抱えていました。どうにか、地方離れを食い止めるたいという想いが背景にあります。

地方自治体でのRPAの効果

RPAを導入し、ふるさと納税を行ったところ、とても反響がよくたくさんのふるさと納税が納められました。それにより、地方で働く方の売り上げにも貢献できることとなり、地方の企業の存続が可能になってきています。

ふるさと納税に取り組む地方の職員もRPAで業務により業務が簡素化されているため、新しい業務をこれまでの業務と併用してすぐにこなすことができました。ふるさと納税で仕事が増え、人離れも減っています。

RPA導入がうまくいかない失敗パターン

RPAを導入したけれども、予想外にも失敗したという事例も起こっています。どういったことで、失敗したのかをご紹介しますので、同じ事にならないように事前に確認をしておきましょう。

RPAで業務が簡素化され、人件費がカットされるというメリットばかり見ており、甘く考えていると思いよらぬ失敗につながる恐れがありますので、気をつけておきましょう。また、根本的にRPAに向かない業務がある事も知っておきましょう。

RPAの失敗例①:最終目標なく導入を進めてしまう

RPAを導入するには、最終的にどういった課題をクリアにしたいのかを明白にして進めなければ、ゴールが見えません。ただ、業務が楽になる、人件費削減ができるといったアバウトな最終目線だと、具体的にどのような業務が簡素化されるべきかという判断がつかない可能性があります。

作業者とRPA作成者の打ち合わせがきちんとされておらず、最終目線の意思疎通ができておらず、期待通りの結果にならないという事がありました。

RPAの失敗例②:現場の業務ユーザーの要望を吸い上げられていない

RPAの導入して失敗した原因の1つとして、現場の業務ユーザーの要望をしっかりと吸い上げられていなかったということがあります。

要望が吸い上げられていないにも関わらず、一般的な観点でRPAを導入してしまうという思い込みに近い状況で進めてしまったために、期待通りの結果に至らなかったということです。業務に対しての要望を把握するためにも、実際に業務に携わっている方がプロジェクトに加わることが望ましいです。

RPAの失敗例③:導入前後での数値による効果検証ができていない

RPAを導入する際に、導入前と導入後の効果検証を行わなかったことによる、失敗事例があります。業務でよく使われるPDCAのCを怠ってしまうケースです。

PDCAとはPLAN、DO、CHECK、ACTIONで構成されており、チェック、つまり検証を行うことで効果がでているかを確認します。効果が十分でなければその時点で、改善(ACTION)を起こし成功するまでPDCAを回します。

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RPA導入の手順

RPA導入時に失敗しないためにも、導入手順を確認しておきましょう。企業、職種にかかわらず、導入手順をアウトプットすれば成功する可能性がとても高くなるでしょう。

どの業務に導入したいのか、どこまでRPAにするのかなど初期段階から試験完了に至るまでステップにわけて紹介しますので、参考にしてください。RPAを導入する為の手順書はどの業務でも基本的には一緒なので、応用していきましょう。

定型化業務の洗い出し

RPA導入手順としてまず始めに、定型化業務の洗い出しを行いましょう。RPAを導入する前に、どの業務がRPAに置き換えられるかどうかをきちんと見極めなければなりません。

技術職などRPA導入には向いていない業務や職種などは事前に省きましょう。洗い出しをするときには、RPAの知識があり、かつ業務の詳細を把握している方が行うことが望ましいです。RPA本格導入までには、きちんとした計画作成と打ち合わせが必須です。

RPA適用範囲の選定

定型化業務の洗い出しを行ったあとには、RPAの適用範囲の選定を行いましょう。RPAの適用範囲の選定には、費用対効果も含めて考えましょう。そして、RPAが導入可能かも検討していかなくてはなりません。

第一段階では、RPAでの業務を希望していても、後ほどできないという結果になることがあり得ます。これまでは一連の流れの業務であっても、分割してRPAに置き換えられる部分とそうでない部分がある事もあります。

RPA試験導入

RPAがある程度まとまったところで、本格的に導入する前に、まずは試験的に導入を行ってみます。この時点で大幅な不具合などが発生した場合には、すぐに修正を行って進めていく必要があります。試験導入を行う際には、期待されている効果があるかを確認しなければなりません。業務を行っているユーザーの希望に添っているかも、この時点でわかるため細かい修正を含めて、最終段階に向けて整えていきましょう。

導入効果の検証

試験導入を行ったあとは、最終的に導入効果の検証を行います。検証は実際に業務ユーザーに行ってもらい、ある程度の期間を設け検証を行います。始めは使い方などの不慣れな環境であまり効果がでない事がありますが、業務になれてくればさらに効果を見込めます。検証を行う際には、問題が発生すればきちんと記録を残しておきましょう。どうしても問題が改善されなければ、RPA導入事態を再検討しなければいけない事もあります。

運用・統制ルールの設計

導入の効果の検証が完了すれば、運用に関しての統計やルールの設計を行っていきます。例えば、役職者だけが持てるアクセスの権限であったり、パスワードの設定といった事項があげられます。また、使いやすさなども含めて、運用にあたってのルールや使うキーの設定などもこの段階で微調整することができます。誰でも使い方がすぐわかるように、RPAの運用手順書を作成しておくことをおすすめします。

本格導入

ここからは最終段階になりますが、いよいよRPAの本格導入となります。本格導入に至っている段階では、すでにRPAの効果を実感できていることでしょう。ここまでできていれば、その他の業務もRPA導入するときのために、これらの導入手順を記録しておくことをおすすめします。どのような問題が発生したかなどを改めて確認すれば、違う作業でのRAP導入するときに、事前にクリアにできる可能性があります。

シェア率で見る人気RPAツール

RPAツールはどんどん増えており、実際にRPAを導入する際にはどこを利用すればよいか迷っているという方に必見です。シェア率が高い人気のRPAツールを紹介しますので、ぜひともご参考にしてください。

RPAツールはどの部門に導入するかで、得意不得意があるため、適切なツールを選ぶことが大切です。シェアが高いツールは実績も豊富なため、現状の問題をいち早くつかみ、対応してくれます。

1位:BizRobo!

BIZROBO(ビズロボ)は国内では1,000社以上をこえる企業で様々なルーティーンワークを代行しています。大手企業でも活躍しており、製品のラインアップは4種類あります。

ベーシックなタイプと小規模なスモールタイプ、紙処理事務向けのドキュメントとAIとRPAを組み合わせたフォースがあります。まずはオンラインでカタログダウンロードをして詳細を確認してみましょう。

BizRobo!とは | RPA テクノロジーズ株式会社「BizRobo! (ビズロボ)」

2位:WinActor

ウィンアクターは国内シェアNO.1という実績があり、3,500社以上で活躍しています。通信関連を代表するNTTデータが運営しており、信頼性も高いととても人気があります。ウィンアクターでは、ただ自動化に置き換えるだけでなく、RPAツールを活かして人間も成長できる業務に取り組んでいます。現状は日本語のみに対応していますが、今後は多言語にも対応するように開発され、外国人労働者も利用できる見込みです。

RPA 国内シェアNo.1 「WinActor(ウィンアクター)」|NTTデータ公式サイト

3位:UiPath

UiPathは世界的に人気があるソフトウェアの外資系企業の1つです。本社はアメリカのニューヨークに所在しており、世界23か国にも広がっております。アメリカの情報企業の比較サイトでもトップ10に選ばれており、とても高い評価を得ており、人気急上昇中です。そんなUiPathが2017年に日本に進出しており、日本でのシェアも着々とのばしてきています。

UiPath

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RPAにはメリットが大きく、導入する会社は増加している

RPAはメリットが大きいため導入を検討する企業が増えています。しかし、RPA導入時にはきちんと計画を立てて行いと失敗する可能性もあるということを忘れてはいけません。

RPAをしっかりと理解して導入を成功させましょう。きちんとRPA導入手順に従って進めていけば、初めての場合でもスムーズに導入することができるでしょう。

おわりに

以上、RPAについてのご紹介はいかがでしたか?

RPAは定型化業務を自動化することで、人力を削減することができるため、少子化問題や、人力不足が深刻な日本には必要不可欠なものです。うまくRPAを取り入れることで企業の未来が決まるといっても過言ではありません。まだ導入されていない企業も、RPAに置き換えが可能な業務があれば、余った人力をその他の業務に取り組めるためさらに企業の発展が期待できますよ。

【合わせて読みたい】特集:最新事例で学ぶRPA活用術

近年、急激な盛り上がりを見せるRPA(Robotic Process Automation)。働き方改革とともに非常に関心が高いが、どのような業務に採用すれば効果が出るのかわからないといった声も多い。そこで、こちらの特集では、他社に先んじてRPAを活用している企業の事例を紹介。今後のRPA活用の参考にしていただきたい。