スタイルの表示を変更する

今週は、スタイルをより使いやすくする方法を紹介する。スタイルの表示方法や並び順をカスタマイズしておけば、自分で作成したスタイルだけを効率よく適用できるようになり作業をスムーズに進められる。スタイルを積極的に活用する方法として覚えておこう。

スタイルのウィンドウ表示

自作のスタイルが増えてくると、それに応じて一覧表示されるスタイルの数も多くなり、目的のスタイルを探し出すのが億劫になる。たとえば、以下の図は「章見出し」「節見出し」「小見出し」「箇条書き文章」「注意書き」「注意書き参照」といった6つのスタイルを自作した場合の例であるが、使用しないスタイルも混在しているため、見やすい一覧とは言い難い。自作のスタイルがさらに増えていくと、この状況はいっそう悪化していくであろう。

また、「ホーム」タブに表示されるスタイルの数はウィンドウサイズに応じて変化するため、必要なスタイルが常に画面に表示されているとは限らない。ノートPCのように画面サイズが小さいパソコンでは、2～3個しかスタイルが表示されない場合もあるだろう。

このような状態では、せっかくのスタイルを効果的に活用できない。そこで、スタイルの一覧を見やすくする方法を紹介しておこう。まずは、スタイルをウィンドウで表示する方法だ。「ホーム」タブで「スタイル」の「ダイアログボックス起動ツール」をクリックすると、スタイルの一覧をウィンドウで表示できるようになる。

さらに「プレビューを表示する」をONにしておくと、各スタイルの書式も表示され、目的のスタイルを探しやすくなる。これで常に表示されているスタイルの数が多くなり、スタイルを適用する作業をより簡略化できるはずだ。

スタイルの並び順

スタイルを効果的に利用するには、スタイルの並び順にも気を配る必要がある。最初はWordが推奨する順番で適当にスタイルが並べられているが、このままでは少々使い勝手が悪い。自分が使いやすい順番に並べ替えておくとよいだろう。

スタイルの並び順を変更するときは、スタイル名の先頭に「01-」や「02-」などの数字を追加するとよい。すでに作成してあるスタイルの名前を変更するときは、そのスタイルを右クリックして「変更」を選択する。すると、スタイルの書式を指定する画面が表示されるので、ここで名前を変更する。

続いて、スタイルの並び順を変更する。スタイル一覧のウィンドウで「オプション」をクリックし、「スタイルの表示順序」を「アルファベット順」に変更する。

これで、スタイル名の先頭に付けた数字の順番にスタイルを並べ替えることができる。できるだけスムーズに作業を進められるように、最適な並び順に変更しておくとよいだろう。

不要なスタイルの削除について

スタイルの一覧には、Wordに初めから用意されているスタイルも並んでいる。とはいえ、「これらのスタイルは使用しない……」という方も多いであろう。不要なスタイルは削除してしまうのが理想であるが、Wordに初めから用意されているスタイルは基本的に削除できない仕組みになっている。そこで、不要なスタイルを非表示にする方法を紹介しておこう。

まずは、スタイル一覧のウィンドウで「スタイルの管理」ボタンをクリックする。

「スタイルの管理」ダイアログが表示されたら「推奨」タブを選択する。このタブは、各スタイルの表示/非表示を設定するための画面だ。不要なスタイルを選択し、「表示しない」ボタンをクリックしておこう。これで、必要なスタイルだけが一覧表示されるようになり、スタイルを効率よく利用できるようになる。

このようなカスタマイズを行うことで、文書の作成環境はかなり改善される。最も理想的なのは、文章を考える時間だけで文書を作成できる環境を構築すること。書式指定に無駄な時間を浪費しなくて済むように、色々と工夫してみよう。

初めから非表示のスタイル

Wordには200個以上のスタイルが初めから用意されているが、その多くは「常に表示しない」または「使用するまで表示しない」に設定されている。このため、最初は16個しかスタイルが一覧表示されない仕組みになっている。スタイルを作成しようとしたときに以下のような警告画面が表示される場合もあるが、これは「作成しようとするスタイル名がすでに使用されている」ことを示している。この警告画面が表示された場合は、スタイル名を別の名前に変更する必要がある。画面には表示されていないが、その裏には数多くのスタイルが存在していることも覚えておこう。