Power Automateで世界を変える⁉ Windows自動化のすゝめ(19) 請求書作成も自動化!(3) 該当する請求データを取り出そう

前回までに、PowerAutomateで請求書の作成を自動化する方法の１つとして、テンプレートファイルとデータファイルの2つに分けて考える方法を紹介した。前回はデータファイルから会社情報などコピーして自動入力させたが、今回はデータファイルから請求金額のデータを取り出す処理を紹介する。

自動化したい処理を確認

前回のフローをコピーして「請求書作成　その４」を作成する。

フロー「請求書作成　その４」

今回のフローで行う処理を確認しよう。まず、次のデータファイルから該当する請求項目を見つける。今回のケースであれば次のスクリーンショットの赤枠で囲ったデータを抜き出してみよう。

今回抜き出したいデータ

抜き出すデータは1列目の「請求対象年月」に一致するかどうかで判断する。今回のケースで言えば2023年11月のデータが欲しいので、1列目のデータが「202311」になっている行の2列目と3列目のデータを参照する。

そして、次のスクリーンショットのようにテンプレートファイルの請求項目に抜き出した値を自動入力させていく。

請求書テンプレートに請求項目と金額を自動入力させたい

これを実現するには、「繰り返し」と「条件分岐」というプログラミング的な処理をする必要がある。Power Automateで実用的なフローを作る良いサンプルだ。

データファイルから請求データを抜き出すフローを作る

請求書は、取引先によって先月のものや来月のものなど対象月が異なることが多い。処理の途中でどの月に対する請求書を作成するのかを指定できるようにしておきたい。

しかし、Power Automateには日付を選択するためのダイアログは用意されているが、年月を選択するためのダイアログは用意されていない。そこで、テキストを入力するアクション「入力ダイアログを表示」で代替する。毎回入力するのは手間なので、デフォルトで当年月が表示されるようにしておこう。まずは、次のように現在日時のデータから年月のテキストを生成する。

「datetimeをテキストに変換」で現在年月のテキストを生成

生成した変数「%FormattedDataTime3%」を指定して、年月を入力するためのダイアログを表示させる。

「入力ダイアログを表示」で年月を指定できるようにする

データファイルからデータを読み込む必要があるので、行数をベースにデータを見ていく。先に示したファイルでは13行目からデータが入っているので、次のように行を示す「%NumberOfRow%」という変数を用意し、その値を13に設定しておこう。

行数を保持する変数を準備し、最初の行を設定しておく

データを下の行へ向かってチェックしたいので、とりあえず10,000行まで参照するようにループを作成する。

13行目から10,000行目まで繰り返すループ

ループの中では「行の値を読み取って表示する」という処理を行う。「Excelワークシートから読み取る」を使って次のように対象セルのデータを読み取る。

「Excelワークシートから読み取る」で対象セルのデータを読み取る

動作確認をしながら作っていくとわかりやすいので、ここで読み取ったデータをメッセージダイアログで確認できるようにしておく。

「メッセージを表示」で読み取ったデータを表示させて確認する

本当に10,000行まで処理を繰り返しても意味がないので、読み込んだセルの値が空だったらループを抜けるようにする。「If」というアクションを次のように追加し、対象となる変数が「空である」かどうかを演算子として設定する。

「If」で読み取ったデータが空かどうかを判断する

そして「If」の中に「ループを抜ける」というアクションを追加する。

「If」の中に「ループを抜ける」アクションを追加する

これでデータが入力されていない行がに到達したらループ処理から抜ける。ループ終了方法の一つとして覚えておこう。

「If」の処理が終わったら、行数を指す「%NumberOfRow%」の値を「変数を大きくする」で1つ加算する。加算しないと次の処理に進まないので、この処理は忘れないようにしよう。なお、今回のケースでは、ループで自動生成される%LoopIndex%を使うことで自分で加算する手間を省くという方法もある。