請求書などを紙で郵送する担当者の7割がデジタルデータでも重複送付- アドビ調査

アドビは5月13日、デスクワーカーとして働いている会社員の男女500人を対象に実施した「ビジネスにおける帳票郵送業務」に関する調査結果を発表した。見積書や請求書を紙で郵送する担当者の約7割がデジタルデータでも重複して送付していることが明らかになった。

見積書や請求書、領収書などを紙に印刷して郵送する前/郵送した後に、PDFなどのデジタルファイルとしても送っていますか？

約半数が「毎日」紙の書類を使用

郵送業務の状況について、紙の見積書や請求書、領収書を使用していると回答した291人のうち85.6%が印刷や郵送業務を行っており、そのうち69.5%が、印刷・郵送業務の前後に同じ書類をPDFなどのデジタルファイルとしても重複して送っていることが明らかになった。年齢別では、重複して送っている割合が20代では78.8%、30歳以上では61.1%とデジタルファイルの扱いに差が伺える結果となった。

紙の書類の使用頻度については、全体の87.4%が「週に1日以上」、約半数(49.6%)が「毎日」紙を使用していた。日々の業務で紙の書類を使用していると回答した437人に業務の種類を聞くと、「見積書/請求書」で51.9%が最多。次いで「領収書」(46.7%)、「契約書など社外との重要書類」(45.5%)となっている。また、デジタル化により印刷を減らせる/なくせると思う業務についても「見積書／請求書」(36.9%)が最多となった。

紙の書類の使用頻度、全体の87.4%が「週に1日以上」、約半数(49. 6%)が「毎日」

印刷・郵送業務に月3時間以上かけている人が62.2%

請求書や支払い確認書の郵送が遅れたことで業務進行や締め切りに支障が生じる、あるいは業務が中断するなど、郵送物の配送に関連した時間的制約が業務の進行に影響した経験について聞くと、全体の68%が「経験あり」と回答した。

また、紙の書類を印刷して郵送していると回答した249人に、1カ月でどれくらいの量を印刷して郵送しているか聞いたところ、最も多かったのが「11通～100通ほど」で49%、次いで「1通～10通ほど」(31.7%)、「101通～1000通ほど」(15.3%)、「1001通以上」(4%)となった。さらに、印刷・郵送業務にどれくらいの時間をかけているか聞くと、3時間以上かけている人が62.2%にものぼり、多くの人の業務負担となっていることがわかった。

2024年の秋に予定されている郵便料金の値上げが実現した場合、見積書や請求書、領収書などの郵送業務について、「とても削減すると思う」が16.8%、「どちらかというと削減すると思う」が35.2%と、合わせて52.0%が郵送業務を削減すると考えていた。具体的な影響については、「紙での郵送回数の減少」が最多、「紙での郵送の廃止」、「デジタル管理の実施・管理ツールやソリューションの導入」が続いている。