Microsoft Teamsの基本と活用(27) Teamsのオンライン会議を開催する

Teamsの会議出席者のアカウント

Teamsでは、Zoomなどと同様にビデオ会議を利用することができます。

このとき、ビデオ会議に招集されたメンバーが、同じ組織（テナント）のメンバーか、チームのメンバーか、組織外のユーザーか…など、ユーザーアカウントの種類によって、Teamsでの動作に違いがあります。

そこで、今回はTeamsによる会議の主催の手順を確認し、次回記事で、会議の出席メンバーのアカウントについて説明します。

Teamsの会議では、チームのユーザーだけでなく、チーム外のユーザーとも会議を開催することができます。

組織内のメンバーと会議をするのであれば、同じMicrosoft 365テナントのユーザー同士なので問題ありませんが、組織外のメンバーと会議をするときに、いちいち組織外の方に、「Microsoft 365のライセンスを買って下さい」というわけにもいきません。

そこでTeamsでは、外部のユーザーをゲストユーザーとして会議を開催する機能があります。

(1)Teamsを開き、会議を開催するチャネルをクリックする。
(2)会議（ビデオカメラ）ボタンをクリック。
(3)メニューから「今すぐ会議」または「会議をスケジュール」をクリック。

ここでは、「会議をスケジュールする」を例に進めます。

(4)会議をスケジュール登録するために、会議名を入力。
(5)会議の開催時間を設定。
(6)定期的に繰り返す会議の場合は、「繰り返し」を設定。
(7)会議の説明を入力。

(8)会議に必ず出席して欲しいユーザー（メールアドレス）を入力する。
(9)都合つけば出席して欲しい（必ずしも出席しなくてもかまわない）という任意の出席者がいる場合は、「＋任意」をクリックして、任意出席者の入力ボックスを開く。→手順

Microsoft 365ユーザーを初めとして、Microsoftアカウントとなっているユーザーの場合は、途中までユーザー名（メールアドレス）を入力すると、ユーザー名の自動補完機能が働きます。

出席ユーザーは、必ずしもチームのメンバーである必要はありません。また、Microsoft 365のユーザーである必要もありません。チームのメンバーではないユーザーを、会議に呼ぶことができます。

(10)「任意」出席者がいれば、任意出席者のボックスにユーザー名を入力する。
(11)会議の費用情報の入力が済んだら、「送信」をクリックして、会議スケジュールを作成する。

スケジュールを作成すると同時に会議の出席者全員にメールで会議の開催を通知するため、スケジュールの作成は「送信」ボタンになっています。

会議の主催者が会議のスケジュールを作成すると、チャネルの会議画面にも会議の予定が投稿されます。

(1)会議の説明など、会議のスケジュールの概要が「会議」ページに投稿される。
(2)会議のタイトルまたは「…」をクリックすると、会議の詳細を開く。

もちろん、「予定表」にも会議の予定が登録され、Teamsの予定表の内容はOutlookの予定表にも反映されます。

会議の詳細を開くと、次のようになります。

(3)会議のスケジュールの設定項目を編集可能。最初にスケジュール作成したときの設定を変更可能。
(4)この会議のスケジュールを取り消すときにクリック。
(5)会議の出席要請者から、会議の出席の是非の返信があれば（後述）、その情報が表示される。
(6)「参加」をクリックすると、今すぐ会議を開始する。

会議の詳細を変更すると、この「参加」ボタンは「更新内容を送信」ボタンに変わります。「更新内容を送信」クリックすると、内容を更新すると同時に、出席者に変更通知を送信します。なお、これは会議の主催者の画面です。出席者の場合は、会議の詳細画面は情報確認のみで、設定を変更することはできません。

注意が必要なのは、「参加」ボタンをクリックすると、すぐに会議が始まってしまうという点です。時間を指定してスケジュールしていても、「出席」をクリックすると、即時、会議が始まってしまいます。

一方、時刻を指定してスケジュールしていても、その時刻に自動的に会議が始まるわけではありません。主催者は開始時刻になったら「出席」をクリックして、会議の開始操作を行って下さい。

会議に招待を受けると、招待者には招待状メールが着信します。

まず、Microsoft 365ユーザーの場合は、次のようなメールが着信します。

(1)会議の招待メールが着信するので、クリックして開く。
(2)会議の詳細が表示される。
(3)予定時刻になったら、「Microsoft Teams会議に出席」をクリックして会議に出席。
(4)会議の開催者チャット、会議の出席者の情報が表示される。
(5)会議への出欠をクリック。

会議への出欠に関しては、以下のようになります。

ボタン	動作
はい	出席を確定として返信。出席者リストでの状態が「承諾」となり、Outlookのスケジュール表に予定が自動登録される。
出席予定	出席見込みとして返信。出席者リストでの状態が「仮承諾」となり、Outlookのスケジュール表に仮の予定が自動登録される。
いいえ	欠席として返信。出席者リストでの状態が「拒否」になり、招待メールは自動的に「削除済みアイテム」フォルダーに移動する。
…	出欠を開催者や出席者に返信するかどうか、時間の変更を提案など。