フリーランスの仕事を効率化する「ScanSnap」- 面倒な確定申告の作業を大幅に短縮!

フリーランスにとって、2月～3月は頭の痛い季節。なぜなら、「確定申告」があるからだ。何が憂鬱かというと、このときのために一年間にわたり保管してきた領収書やレシートを整理し、その内容をExcelシートなどに入力して申告書を作らなければならないのだ。

一年分の領収書だから、当然10枚や20枚ではない。何百枚にもおよぶ領収書の内容をポチポチと手でExcelシートに入力していく作業は、それなりの根気と時間がかかるもので、数週間かけて作業を行うことも珍しくない。

そんなことを続けていると、必ず発生するのが「ミス」である。手入力である以上、どうしても打ち間違いは避けられない。入力ミスにより帳尻が合わない場合には、もう一度はじめから書類を作成し直さなければならない…… なんてことも大いにありえる。

この憂鬱な確定申告をもっとも楽にやり過ごすには、税理士にお願いするのが一番だ。ただそうなると、数万～数十万円ほどの費用がかかってしまうわけで、「それもなんだかなぁ……」と躊躇してしまい、結局面倒でも自分で手入力せざるをえないというわけだ。

もっと簡単に確定申告を済ませる方法はないものか―― これは、ライターやデザイナー、カメラマンなど、世の中のフリーランスに共通する思いだろう。そんな悩めるフリーランスに朗報である。PFUのパーソナルドキュメントスキャナ「ScanSnap」を使えば、確定申告を大幅に効率化させることができるのだ。本稿では、その方法を詳しく紹介するとともに、ScanSnapを通常業務に役立てるノウハウもあわせて紹介していこう。

ScanSnapと連携サービスで確定申告の作業が大幅短縮!!

ScanSnapは、フリーランスなど個人で仕事をしている人にぴったりのスキャナだ。原稿の両面を高速に読み取ってくれる高性能な卓上モデルから、持ち運べるコンパクトなモバイルタイプまで、用途に応じて選べるラインナップを準備している。

さらに、スキャンした原稿をスマートデバイスを介さず、スキャナから直接クラウドサービスへ転送できる「ScanSnap Cloud」を使えば、会計や名刺・ストレージのクラウドサービスでの活用もカンタンに実現できる。

領収書やレシートの取り込みであれば、「クラウド会計ソフト freee」、「MFクラウド会計・確定申告」、「弥生会計・やよいの青色申告」といった主要なクラウド会計サービスにも対応している。ScanSnapをこうしたサービスと連携させれば、領収書やレシートを一括で取り込みカンタンに申告書を作成可能だ。

さらに「Dr.経費精算」や「STREAMED」などの連携サービスとあわせて使うと、どちらのサービスもScanSnapで取り込んだ複数の領収書やレシートを代行でデータ化してくれるため、明細入力のミスが限りなくゼロに近い。 つまり、領収書をScanSnapに取り込むだけで、手作業で処理していた頃の苦労が嘘のように、過去一年分の支出の金額や日付などが自動でデータ化され、主要なクラウド会計サービスへ取り込みが可能となる。費用も月額数百円からと、税理士に依頼するのに比べてはるかにお得だ。

結局のところ、確定申告でもっとも時間がかかり大変なのは、「大量の領収書を分類し、内容を入力する」という部分。ここを短縮できるだけで、確定申告の8割は終わったようなもの。フリーランスの皆さんはこれを機に、ScanSnapおよびクラウド会計サービスを導入して、確定申告を乗り切ってみてはいかがだろうか。

外出先でもスマホで名刺をチェック! 名刺管理にもScanSnap

大量の紙といえばもうひとつ、フリーランスにとって管理が大変なのが「名刺」である。フリーランスにとって、人とのコネクションは次の仕事につながる生命線だ。

しかし、大量の名刺を日ごろから整理するのは意外と骨が折れる。「時間があるときに整理しよう」と引き出しに名刺をしまっていたら、あっという間に名刺が散乱している……という経験は誰にでもあるのではないだろうか。そしていざ名刺を探そうとすると、なかなか見つからないものだ。

また、打ち合わせ前に担当者の部署名が思い出せず受付の前であたふたしたり、交通機関の遅れなどにより約束の時間に間に合わず、緊急で連絡を取りたいのに連絡先が分からないといったもどかしい思いをしたりすることがある。

ここでも役立つのがScanSnapだ。ScanSnapは名刺管理サービス「Eight」と連携しているため、スキャンするだけで自動的に名刺がアップロードされ、正確に内容をデータ化できる。

最大のポイントは、外出先でもスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で名刺情報を瞬時にチェックできること。名前や会社名で検索もできるので、ファイリングした大量の名刺から探すよりよほど効率的だ。

なおEightでは、名刺を交換した相手とメッセージでやりとりできるのに加え、転職や昇進などにより名刺の内容が変更されると、相手に通知が届くようになっている。スキャナとこうしたサービスをあわせて活用すれば、さらなるビジネスチャンスにつなげることができるだろう。

紙の資料がキーワード検索可能に!? 重要な書類の管理にも

ScanSnapが役立つ場面は領収書や名刺以外にもまだある。たとえば、日々の業務で増え続けてしまう「書類」の管理だ。たとえばフリーランスのライターだと、校正用のゲラのほか、仕様書や見積書、発注書、製品のカタログといった紙の書類が毎日のように増え続けるため、限られたオフィススペースがどんどん占領されてしまうことになる。

たとえ書類を小まめにファイリングしていても、ファイル自体の数が増えてしまえば、後から必要な書類を探すことが難しくなる。たとえば、前回の金額を参考に新規の見積書を作りたいといった場合、昔の見積書を探し出せず、無駄な時間をかけてしまうケースもあるだろう。

また、一旦終了した案件の書類を捨てた後にその書類が必要になったり、いらない書類を処分する際に誤って重要な書類を一緒に破棄してしまったりする可能性も。結局、書類を捨てるのが怖くなり、どんどん書類が積み重なってオフィススペースが狭くなっていく……という悪循環に陥ってしまうのだ。

前述のとおり、ScanSnapは様々なクラウドサービスと連携しており、書類についても「Evernote」、「Dropbox」、「Google Drive」、「OneDrive」、「Box」といった連携サービスに自動でアップロードしてくれる。やることは書類をもらったその日にScanSnapでPDF化するだけ。わざわざPCでアップロードする手間すら必要なく、勝手にデータ化されストレージに納まっていく。絶対に原本を残さないといけない書類を除いて、ほかの書類はすべて捨ててしまえばいい。

そして一番重要なのが、「キーワード検索」だ。ScanSnapにはOCR機能が搭載されているため、スキャンした原稿のテキストを認識し、検索可能なPDFとして保存することができる。つまり、必要なファイルをキーワードで検索できるようになるのだ。

今まで探し出すのに時間を要していた紙資料を一瞬で見つけ出せることができるのに加え、資料をクラウドにアップロードしておけば、PCのみならずスマートフォンやタブレットでいつでもどこからでもアクセスできるのも嬉しいポイントだ。

確定申告が行われる年度末は、通常業務の忙しさが一段と増す時期でもある。そうした状況下でも、ScanSnapを活用すれば間違いのない書類を最小限のリソースで作成できる。もちろん、普段から名刺や紙の書類管理など、様々な用途で使えるのも魅力的だ。さらにクラウドと連携できる使い勝手のよさ、処理速度の速さ、紙送りの安定性など、スキャナ専用機のメリットは大きい。ScanSnapは、フリーランスの業務を多方面からサポートしてくれる頼もしい存在なのだ。

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イラスト制作：ad-manga.com

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