さまざまな作業を自動化する「Google Workspace Studio」を活用してみよう

AIが目的に応じた処理や操作を自動でこなしてくれる「AIエージェント」が話題ですが、Google WorkspaceでもそのAIエージェントを利用する仕組みが用意されており、それが「Google Workspace Studio」となります。「Google Workspaceをビジネスで活用する」の過去回はこちらを参照。

Google Workspace Studioは、Google Workspaceのさまざまなツールと連携して作業を自動化してくれる仕組みで、Business Starter以上のエディション利用者であればすでに利用可能。指定の作業をこなす「フロー」の作成も簡単で、利用するのにプログラムの知識も必要ありません。

ただ1つ、執筆時点で大きな問題となるのは英語版しか提供されていないこと。日本語のプロンプトを利用することも可能なようですが、基本的には英語の環境で利用する必要があります。

Webブラウザの翻訳機能などを活用することで、機能の内容をある程度理解できるかと思いますので「日本語対応が待てない」という人は一度試してみるといいのではないでしょうか。

Google Workspace Studioを利用する

Google Workspace Studioを利用するには、専用のURLにアクセスすればよいのですが、もし利用できないのであれば、管理アカウントで管理画面から「Workspace Studio」の設定画面で「サービスのステータス」を「オン」にしておく必要があります。

「Google Workspace Studio」を利用するには、事前に管理者アカウントで管理画面にアクセスし、「Workspace Studio」の「サービスのステータス」を「オン」にする必要がある

利用可能な状態になっていれば、下のような画面が現れます。画面の下部にあるテンプレートから目的に合ったものを選んでフローを作成することも可能ですが、独自のフローを作成するには「+」ボタンをクリックします。

フローを作成するには、Google Workspace Studioにアクセスした後に「+」ボタンを押す

フローの作成画面が現れますので、フローは「Starter」に登録したステップが起きたら、「Actions」に登録したステップを実行する……という形で処理が進みます。今回は「平日の朝8時に前日の未読メールの要約を伝える」というフローを作成してみたいと思います。

まずはStarterに、フローを起動する要素を登録します。今回の場合、日時がフローの起動トリガーとなりますので、右のステップ一覧から「On a schedule」を選びます。

フロー作成画面に移行したら、フロー開始方法の一覧から「On a schedule」を選ぶ

するとフローを動作させる日時や周期などを選択します。具体的な日時を指定するなら「Date」「Time」を指定し、「Repeat」にはフローを繰り返すタイミングを指定します。毎週繰り返すなら「Weekly」、平日に繰り返すなら「Every Weekday」を指定する、といった具合です。

なお、その下の「Ends」は任意で指定する項目で、フローの繰り返しを終了するタイミングを選ぶことが可能です。

スケジュールの詳細設定画面が現れたら、必須項目の「Date」「Time」「Repeat」(1)と、任意で指定できる「Ends」を設定する

実行するステップを追加

続いてActionsに、実際に実行するステップを追加します。まずは「Actions」の下にある「Choose a step」を選び、右側のステップ一覧から目的に合ったものを選びます。今回は未読メールの概要を取得するので、「Recap unread emails」を選びます。

「Actions」にステップを追加するには、「Choose a step」(1)を選んだ後、右側のステップ一覧から必要なもの(2)を選ぶ

詳細設定画面が現れたら「Time range for summary」の項目に要約する未読メールの期間を選んで設定します。「Today」「Yesterday」のほか、「Last 7 days」「Last 30 days」といった設定も可能です。

「Recap unread emails」を選んだ場合は、要約する未読メールの期間を選ぶ必要がある

また、その下の「Enter a prompt to generate a summary」には、メールを要約するための具体的なプロンプトが記述されており、こちらを変更することで動作をカスタマイズできます。そのままでは要約した内容が英語で出力されてしまうので、最後に内容を日本語に翻訳するようプロンプトを追加しておきましょう。