Microsoft Teamsの基本と活用(7) ゲストユーザーを招待する(1)

ゲストユーザーとのコミュニケーション

組織内のメンバーでTeamsを活用するだけでなく、テナント組織外のユーザーをチームにゲストユーザーとして招くこともできます。関連会社や取引先との合同プロジェクト、ビデオ通話、ビデオ会議を実現できます。

特に、本格的なテレワークにおいては、組織外とのビデオ通話なども欠かせなくなってくるでしょう。

※テナントとはMicrosoft 365の契約単位で、同じドメイン名の組織全体を意味します。

ゲストユーザーの許可設定

ゲストユーザーをチームに招くことの許可、不許可については、テナント管理者が設定を行います。テナントとしてゲストユーザーを許可していなければ、チームの所有者がチームのメンバーにゲストユーザーを招待することはできません。

Tamsの既定の設定でゲストユーザーを許可しているか禁止しているかについては、テナントによって異なります。まずは確認してください。以前のTeamsでは、初期設定でゲストユーザーのアクセスが禁止されており、Azure ADでゲストユーザーのアクセスを許可する必要がありました。Microsoft 365のバージョンアップ後の新システムでは、Teams管理センターで簡単に設定を変更できるようになりました。

ゲストユーザーの許可/不許可は、以下のように設定します。

(1)テナント管理者のユーザーアカウントで、Microsoft 365にサインインする。

(2)「管理」をクリックし、Microsoft 365管理センターを開く。

「管理」をクリックし、Microsoft 365管理センターを開く

(3)管理センターのメニューで、「…すべてを表示」をクリック。

「…すべてを表示」をクリック

(4)メニューの「Teams」をクリックし、Microsoft Teams管理センターを開く。

「Teams」をクリック

(5)Microsoft Teams管理センターのメニューから「組織全体の設定」→「ゲストアクセス」をクリック。

(6)ゲストアクセスのスライドスイッチをオンにする。スライドスイッチは項目ごとにあるので、必要に応じて、ゲストユーザーにアクセスしたい項目をオン、アクセスさせたくない項目をオフにする。

ゲストアクセスのスライドスイッチをオンにする

(7)設定を終えたら、設定ページ下部の「保存」をクリックする。

「保存」をクリック

設定変更が反映されるまで、しばらく時間がかかります。なお、招待されたゲストユーザーは、テナントのTeams内のすべてのチームに自由に参加できるわけではありません。あくまで、招待されたチームにだけ参加できます。

ゲストユーザーとMicrosoftアカウント

Teamsに招待するゲストユーザーは、Microsoft 365の他のテナントのユーザーであるか、Microsoftアカウントを持っていなければなりません。また、同じ組織のユーザーをゲストとして招待することはできません。

Microsoftアカウントとは、マイクロソフトの各種サービスを統一的に管理するためのアカウントであり、自分のメールアドレスを使って、誰でも無料で作成できます。また、マイクロソフトが提供する無料メールサービスのOutlookについては、メールアドレスを作成すると、そのメールアドレスが自動的にMicrosoftアカウントになります。無料のOutlookメールアドレスを作成するときは、https://www.outlook.comにアクセスしてください。

以下に、すでに使用しているメールアドレスをMicrosoftアカウントとして登録するための、Microsoftアカウントの作成手順を紹介します。作成に当たっては、SMSメッセージを受信できる携帯端末が必要です。

(1)Microsoftアカウントサイトを開く。

(2)「Microsoftアカウントを作成」をクリックする。