LINE WORKSのノート機能

今年2月に提供が開始され、ビジネス版LINEとして注目を集める「LINE WORKS」。チャットを核にしたビジネスコミュニケーションツールだ。

業務効率のスピードアップだけでなく、「企業風土をも変えるパワーがある」と、サテライトオフィスの原口社長は今最も注目している。連載4回目となる今回はLINE WORKSの"ノート"機能について紹介していきたい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドでLINE WORKSの普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

ノート機能の利便性

ノート機能は個人向けLINEでも利用できる機能だ。一般的にチャットツールでは、新しい発言があるごとに古いメッセージは上に流れていってしまう。いわゆる「フロー型」のコミュニケーションツールであり、話が盛り上がると大事な情報を見失ってしまうことがある。

そんなときに活躍するのがノート機能だ。大事な連絡事項や共有したい情報をトークルーム内に書き留めたり、画像やドキュメントなどのファイルを保存しておいたりできる機能で、喩えるならならトークルーム内に設けられた"掲示板"のようなイメージである。

このノート機能が使えるのは、組織と連動した「チームルーム」と呼ばれるトークルームか、「グループ機能」を利用して作成されたトークルームに限られるので注意が必要だ。 チームルームやグループが作られると、その場でノート機能のボタンや保存用のエリアが用意される。1対1のトークルームや個別にメンバーを招待して作成したグループチャット(複数名トーク)の場合はノート機能を使うことはできない。

先の通り、ノート機能を使えば、メンバーで共有しておきたい情報を保存しておくことができる。組織で必要なナレッジを溜めていけるので、トークに後から参加したメンバーでも過去の大事な情報をすぐに参照することができるのが利点だ。 過去のノートをトークルームで再度共有したり、特定期間は頻繁に参照するノートを「お知らせ」として、常にトークルーム内に表示させ、注意喚起することも可能だ。

ノート機能の活用事例

サテライトオフィス社内では、To Do管理や各種ドキュメント、プレゼン資料、テンプレートをノート機能で共有している。LINE WORKS内でチャットをしながら、すぐ横で保存しておいた資料が参照できるため、情報へのアクセスが早いのが大きなメリットとなる。メールなど他のツールを使うことなく、LINE WORKSひとつでファイル共有が行えるのも利点といえる。

LINE WORKSのノート機能を使えば、メールのように

「ソフトの起ち上げ ⇒ ファイル添付メニュー ⇒ 添付ファイルを探して開く」

といった一連のプロセスを省くことができ、メンバー間での情報のやり取りが非常にスムーズになる。ちょっとしたことのように思えるかもしれないが、"塵も積もれば……"の論理で、この手間でカットできる時間は意外に大きい。

業務上発生する各種資料などがノート機能へ行けば必ず探せるというのは、ユーザーにとって安心感もある。もちろん、グループメンバー以外はノートへのアクセス権がないため、グループ外の人に資料が渡ることはない。既読/未読が把握できたり、コメントがつけたりできるのも便利だ。

ただし、無料音声通話や無料ビデオ通話の内容を、ノートに直接保存することはできない。これらはいったんファイルとして別途保存したものを改めてノート機能で共有する必要があるので注意が必要。

以上がLINE WORKSのノート機能の紹介と活用事例だ。次回は、個人向けのLINEと連携した有効な使い方やメリットについて紹介したい。

サテライトオフィス

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