Google Workspaceの束ね役 ―クラウドストレージ「Googleドライブ」を解説!

ファイルの保存・編集・共有がすべて一カ所に

「Googleドライブ」は、Googleが提供するクラウドストレージサービスだ。Google Workspaceの各種アプリで作成したファイルの保存、編集、共有はすべてGoogleドライブ上で行える。

ローカルで作成されたさまざまな形式のファイルを、スマートフォンはアプリ、PCはブラウザから簡単にアップロードし保存できる。アップロードされたファイルはGoogle Workspaceアプリに変換され、ダウンロードすることなくそのままGoogleドライブ上での閲覧・編集が可能で、チーム間でファイルを共有したいときには非常に有用なサービスだ。

• ［PCでのドライブ利用画面］

また、管理者にとってもGoogleドライブは安心して利用できるサービスといえる。Googleドライブ上の操作ログを取得できる監査機能があり、組織のコンプライアンス徹底に役立てられる。また、あらかじめ管理者がファイルのアクセスレベルを細かく設定でき、ファイル共有を制御できる。

データの保存、編集、共有などの基本機能はすべてのエディションで利用可能だが、管理機能やチームでの共同作業に便利な機能は上位エディションのみで提供されるものが多い。必要な機能を見極めたうえでエディションを選択するといいだろう。

エディションごとに異なる保存容量

エディションの選択基準のひとつとして、ストレージ容量に注目しておきたい。というのも「Google Workspace」としてリブランドされた際に、エディションが細分化されたことで保存容量に変更が入ったためだ。

最も安価な「Business Starter」の容量は1ユーザーあたり30GBと、ユーザーごとに容量が定められている。一方で「Business Standard」では1ユーザーあたり2TB、「Business Plus」では1ユーザーあたり5TBだが、プールされたストレージを組織全体で使える。たとえばBusiness Standardの場合、組織のユーザーが100人であれば合計200TB（100ユーザー×2TB）を組織全体で共有できる。さらに最上位となる「Enterprise」では必要に応じて容量の拡張が可能で、上限は存在しない。個人で作成したファイルの保存や、小規模なチーム間のファイル共有では容量に困ることはあまりないが、写真やPDFなど大容量ファイルを扱う場合は保存容量に着目してエディションを選択してほしい。

Business Starter	ユーザーあたり30GB
Business Standard	プールされたストレージにユーザーあたり2TB追加
Business Plus	プールされたストレージにユーザーあたり5TB追加
Enterprise エディション	必要に応じて拡張が可能

「共有ドライブ」と「マイドライブ」の違いとは?

Googleドライブでは、個人でファイルを管理する「マイドライブ」と、チームやプロジェクト単位でファイルを管理・共有できる「共有ドライブ」の2種類のドライブを利用できる。ただしBusiness Starterでは個人ドライブの利用のみで、Business Standard以上のエディションで共有ドライブの利用が可能だ。Google Workspaceの各種アプリで作成したファイルは、共有したいアカウントを共有先として指定したり、ファイルのURLをメンバーに共有したりすることで、共有ドライブを経由せずに、マイドライブから共有することも可能だ。しかし、たとえばファイルの作成者（オーナー）が退職した場合、アカウントが削除されるとともにマイドライブ内のファイルも消えてしまう。共有ドライブに保存しておけば、ファイルのオーナーは組織になるため、メンバーが退職してもファイルが消えることはない。

また、共有ドライブは社外ユーザーも招待が可能なため、企業をまたいだプロジェクトでも利用できる。管理者は、共有ドライブの使用権限や、社内外の利用範囲をチームごとに指定できるため、利便性と安全性を両立できる。チーム単位で本格的な共同作業をする際にはぜひ活用したい機能だ。

• ［共有ドライブ画面］
  チームやプロジェクト単位でファイル共有ができる「共有ドライブ」

株式会社サテライトオフィスでは豊富な導入事例をもとに、エディションごとの違いや各種機能の詳細など、実際の利用に役立つ情報を提供している。どれが自社に最適なエディションなのか、どんな活用方法があるのかを知りたい場合はぜひ相談してみるといいだろう。

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