「Google Cloud Search」で”情報を探す無駄な時間”は削減できる!

日々の業務の中で「メールが見つからない」「どこに資料を保存したか覚えていない」など目的のデータを見つけられず、時間を無駄に費やした経験はないだろうか。この”情報を探す無駄な時間”にストレスを感じる人も少なくない。「Google Cloud Search」は、Googleの検索技術を活用し、Google Workspace内にある情報を横断的に検索することで、膨大な社内の情報の中から目的のデータを迅速かつ簡単に見つけ出すことができる。本稿では、社内の情報検索を容易にする「Google Cloud Search」について紹介しよう。

Google Workspace内のサービスを横断的に検索

「Google Cloud Search」は、Googleの検索技術を活用して社内のデータを容易に見つけ出せる機能だ。検索対象は、Google Workspaceにあるサービスをほぼ網羅しており、Gmailやドライブに保存されたデータ、スプレッドシート、カレンダーなどサービスを跨いだ検索が可能だ。

現在、Google Workspaceの下記サービスが検索対象となっている。
・カレンダー
・コンタクトのグローバルディレクトリ（個人の連絡先は含まず）
・ドライブ（ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを含む）
・Gmail
・グループ
・Keep
・以前の Google サイト
・新しい Google サイト

それぞれのサービスごとに検索をする必要がなく、一度の検索ですべてのサービスから目的のデータを見つけ出せるため、”情報を探す無駄な時間”を削減し、本来やるべき業務時間の創出に繋がる。また、Google Workspace内にすべての社内データを集約すれば、企業内検索エンジン、言ってしまえば” Google社内版”を構築することも可能だ。

• ［検索画面］
  Google Workspaceにあるすべての情報を横断的に検索できる「Google Cloud Search」

検索オプションで絞り込み検索も可能

「Google Cloud Search」は、PCだけでなくタブレットやスマートフォンからも利用可能だ。管理者が利用許可している環境で企業アカウントにログインしていれば、移動中や在宅勤務中でも検索できる。場所やデバイスを選ばず、探したいときにすぐに探せる手軽さもポイントだ。

また、過去に作成された企画書や社内フロー、自社製品のマニュアルといったデータが簡単に見つかるだけでなく、それを添付したメールも確認できるのでデータの作成者や利用者もわかるだろう。検索オプションを使用すれば、ファイルの所有者や期間、ファイル形式など検索結果の絞り込みも可能だ。また検索結果にはアクセス権のあるコンテンツのみ表示されるため、組織のプライバシーを守りながらセキュアに利用できる。

• ［検索オプション］
  期間を絞り込んで検索できる

コネクタ利用でSAPやSalesforceなどの外部サービスも検索対象に

「Google Cloud Search」は「Business Standard」以上のエディションで利用可能だ。さらに「Enterprise Plus」では外部サービスとの連携も可能だ。たとえばSAPやSalesforceといったデータソースに対応するコネクタを利用すれば、外部サービスのデータも検索対象となる。コネクタはグローバルで多く採用されているサービスを中心に100種類以上のコネクタが展開されている。

一方で国内製品に接続するコネクタはいまのところあまり用意されておらず、その場合は自社で個別の開発も可能ではあるが、専門技術を要するので現実的ではない企業も少なくないだろう。そこで株式会社サテライトオフィスでは、日本企業のニーズに応えたコネクタ開発を積極的に行う予定だ。欲しい製品のコネクタがあるかわからない、個別に開発して欲しいなど「Google Cloud Search」の外部サービス連携についてさらに詳しく知りたい場合は、ぜひ相談してみるといいだろう。

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