Gmailはグーグルが提供するサービスだけあって、グーグルの他のサービスと連携しながら活用することで、より便利になるというのも大きな特徴となっています。そこで今回からは、Gmailと他のグーグルのサービスとの連携について説明したいと思います。
まずはGmailと「Googleドライブ」との連携です。この2つを連携すると何が便利になるかというと、大容量ファイルを簡単に相手に送ることができるのです。
実はGmailに添付できるファイルの容量は、一度に最大で25MBまでと制限されています。しかも添付メールの容量は送る相手のメール環境によって制限されている場合も多く、10MBを超える大容量のファイルはもちろんのこと、5MBを超えるようなファイルであっても、相手先のメールサーバーから拒否されてしまうケースは少なくありません。
そのためより大容量のファイルをメールで送るとなると、通常は大容量メールを送る専用のサービスや、Dropboxなどのクラウドストレージサービスを使う必要がありました。ですがGoogleドライブを使用すれば、すべてグーグルのサービス内で完結するため、複数のサービスにまたがった操作などをする必要がなく、非常に便利です。
まずはGmailで送りたいファイルを、Googleドライブにアップロードしましょう。Gmailの画面を開いたら、右上にある格子状のアイコンをクリックし、「ドライブ」を選択します。
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「Googleドライブ」を呼び出すには、画面右上から3番目にあるボタン①をクリックし、「ドライブ」②を選択する
Googleドライブが開くので、送りたいファイルをドラッグ&ドロップし、アップロードが完了するまで待ちましょう。
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Googleドライブが開いたら、送信したいファイルをドラッグしてアップロードする
アップロードが完了したら、Gmailから「作成」ボタンをクリックしてメールの作成画面を表示した後、Googleドライブのアイコンをクリックします。
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mailで「作成」①をクリックして新規メールを作成し、Googleドライブのボタン②をクリックする
するとGoogleドライブ内にあるファイルの一覧が現れるので、先程アップロードしたファイルを選んで「挿入」をクリックします。
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Googleドライブ内から添付したいファイルを選択①し、「挿入」ボタン②をクリック
これにより、メール本文に添付したいファイルのリンクが作成されるので、後は通常通り本文やアドレスを入力した後、「送信」ボタンをクリックします。
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送信したいファイルのリンク①が表示されたら、後は通常通りメールを作成して「送信」ボタン②を押す
送りたいファイルを、送信する相手がダウンロードできるようにするための共有設定画面が現れます。標準ではGmail、ひいてはグーグルのサービスを利用していない人であっても、このリンクを知っている人であれば指定したファイルの内容を閲覧できる設定となっています。基本的にはこのまま「共有して送信」をクリックしてメールを送信すればOKです。
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ファイルの共有設定画面が現れるが、基本的には標準設定のまま「共有して送信」をクリックすればよい
相手には以下のようなメールが送られます。ここでメール内のリンクをクリックすれば、送信したファイルの中身を見ることができます。
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送信したメールはこのように表示されるので、ファイルをダウンロードするにはファイル名が書かれたリンクをクリックする
さらに、ファイルをダウンロードする場合は、右上にあるボタンをクリックする形となります。他のサービスと比べるとダウンロードのやり方がやや分かりにくいことから、最初は操作方法も一緒に、相手に教えてあげるといいかもしれません。
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ファイルの内容が表示されるので、画面右上から3番目のボタンを押せばファイルをダウンロードできる
ちなみにGoogleドライブからファイルを選ぶ際、25MB未満のファイルを選んだ場合はファイルのリンクを添付する方法だけでなく、Googleドライブ内のファイルを直接メールに添付して送ることも可能です。どちらの方法で送信するかは、右下にある「挿入：」のボタンで選択することが可能です。
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Googleドライブから送信するファイルが25MB未満の場合は、右下のボタンでリンクを添付するか、直接ファイルを添付するか選ぶことが可能だ
Googleドライブは単にストレージとして活用できるだけでなく、表計算やプレゼンテーションのファイルも作成できるなど、実はオフィススイートの機能も備えています。それゆえGmailと組み合わせれば、書類を作成して相手に送るといった操作を、全てWebブラウザ上でこなすことも可能なのです。こうしたこともいざという時のために覚えておくと、何かと役立つのではないでしょうか。
