承認プロセスや勤怠管理も統合できる「Lark」のデジタルワークフロー

オフィスでの業務にはさまざまな事務処理作業が伴う。たとえば休暇や経費など各種の申請と、管理者がその申請を承認するプロセス、あるいは勤怠管理のプロセスに関わる業務などだ。チャットをベースとする統合コラボレーションツール「Lark」は、こうした業務をサポートするアプリケーションとの連携機能を搭載しており、さまざまなワークフロー管理をツール内で完結することが可能になっている。今回は各種アプリとの連携によるデジタルワークフローの管理機能について見ていくこととしよう。

経費・休暇・残業・出張などの申請を「Lark」から行う

「Lark」はさまざまなワークフローをデジタルで管理する機能を備えている。「Lark」は現状で無償のツールであり、個々の業務を有償ツールで行うことに比べれば簡易的な機能ではあるものの、無償で利用できるからこそのアドバンテージはやはり高い。

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  さまざまなワークフローをデジタルで管理できる

メインインターフェースの画面左端に並ぶアイコン群で「ワークプレイス」をクリックすると、さまざまなデジタルワークフローを一元管理するための画面が表示される。ここは各種アプリケーションとの連携を行うコーナーという位置付けだ。「よく使うアイテムを追加」をクリックすると、頻繁に利用するワークフローのアプリを登録できる。

「全てのアプリ」の欄には「承認」「経費精算」「購買申請」「休暇申請」「残業申請」「出張申請」といった項目が並んでいる。ここで「承認」をクリックすると、「Lark」が公式に提供する「承認」アプリが開かれる。

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  さまざまなデジタルワークフローを一元管理するための画面

このアプリを利用すれば、業務におけるさまざまな承認プロセスをスムーズに行うことが可能になる。「申請する」のメニューには「勤怠管理」「財務」「総務」「人事」といったテンプレートが並び、さまざまなワークフローを処理できる。

たとえば「休暇申請」をクリックすると、年次休暇、私用休暇、病気休暇、結婚休暇、介護休暇などの休暇タイプを選択し、それぞれの休暇期間や理由、承認者などを設定して「Lark」上から申請を行うことが可能だ。同じ画面内の「申請済み」「承認待ち」「承認済み」などでそれぞれの申請に関するステータス（状況）も確認できる。

承認の画面で「承認管理コンソール」をクリックすると、テンプレート以外のさまざまな承認ワークフローを作成することもできる。ワークフローの基本情報を入力し、フォーム設計で経費タイプなどの項目を設定、最後に承認のプロセス（承認者）などを設定することで、新しいワークフローの作成が可能だ。

承認の各種ワークフローでは、申請に対してコメントを残したり、承認のプロセスを表示したり、申請された承認について通知ボットを設定することも可能。この承認通知ボットを使えばチャット画面とシームレスに連携されるので、「Lark」の統合されたインターフェースの中で承認に関するさまざまな業務を済ませられるのが大きな魅力といえる。

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  申請された承認について通知ボットを設定できる

勤怠管理の処理もシンプルなインターフェースに統合

「Lark」では現在のところ、「承認」に加えて、各種勤怠管理についてもアプリが無償で提供されている。管理者にとっては、「Lark」の画面内でチームメンバーの勤務状況や内勤・外勤などを把握できるのが便利だ。

まず出退勤の打刻について。「Lark」では、GPS、Wi-Fi、タイムレコーダーの3つの打刻方法をサポートしている。GPS打刻はモバイルによる打刻が可能なので、外出先や在宅勤務でも活用できるだろう。Wi-Fi打刻はオフィスのWi-Fiを利用して打刻する方法だ。なお、「Lark」のPC版はWi-Fi打刻のみに対応している。

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  GPS、Wi-Fi、タイムレコーダーの3つの打刻方法をサポート

打刻を行う方法は2つある。1つ目は、勤怠管理アプリを開き、打刻アイコンをクリックする方法。外出先、在宅勤務などでの打刻を行うには、管理者が外勤打刻機能を有効にしておく必要がある。無効になっているとオフサイトでの打刻はできないが、メンバーの不在や出張の申請が承認された場合は、外出中や出張中のオフサイトの打刻も可能になる。

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• 勤怠管理アプリによる出退勤打刻や外勤打刻の例

もう1つは、勤怠管理用の通知アプリを利用する方法。チャット画面に出勤・退勤に関する通知が表示されるので、チャット画面から直接打刻を行うことができる。これはまさにチャットをベースとした「Lark」の利便性を最大限活用した機能といえる。

このほか「クイック打刻」という機能があり、規定の勤怠管理時間内に勤怠管理地点にいる、もしくは指定のWi-Fiに接続中であるといった条件下で「Lark」を起動していれば、自動で打刻することができる。手動打刻の手間がないだけでもメリットと感じられるだろう。

なお、管理画面では勤務シフト（シフト・固定制）や時間、勤怠管理方式（GPS、Wi-Fi、タイムレコーダー）などの設定が行える。出退勤データは日次・月次でエクスポートすることも可能だ。

「Lark」では今回紹介した「承認」「勤怠管理」といった公式アプリに加えて、Salesforceとの連携機能も備えているため、Salesforceを利用する企業にとっては利便性の向上が期待できる。

ここまで8回にわたり「Lark」が搭載するバラエティあふれる機能を概観してきた。次回からは「Lark」を実際に活用している企業の具体的な事例を紹介していこう。

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