紙領収書も電子帳簿保存法対応へ！スキャナ保存なら「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」

効率化を目指して紙領収書も電子帳簿保存法対応させよう

電子帳簿保存法で2023年中の対応が必須となっているのは、電子取引部分だ。電子的にやりとりされる関連書類は、紙に印刷せず電子データそのままで保存する必要がある。

では、電子取引以外についてはどうなのか。実店舗での購買や交通機関の利用などでは、どうしても紙でもらう領収書がある。業界によっては取引先とのやりとりでも紙ベースのものが残っているかもしれない。そうした入手時点で紙になっているものについては、今のところ電子的な保存の義務化はされていない。だが、対応を考えるのにいい機会ではあるだろう。これを機に、紙書類の電子化も含めて対応してみてはいかがだろうか。経理作業の効率化や書類保存負担の軽減に役立つはずだ。

社内で作成した書類の控え保存は「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」で対応

紙の領収書等を電子化して保存することを、電子帳簿保存法では「スキャナ保存」と呼ぶ。これについても、過去に比較すれば2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法で要件が緩和され、事前申請等が不要になった。

検索機能と真実性の担保が求められることは電子取引に関する部分と共通だ。以前は必要とされていた入力者情報の確認や、解像度情報等の保存も不要になった。電子化の期限も最長2ヶ月を経過した後、概ね7営業日以内にタイムスタンプつきで保存すればいいため、余裕がある。正しい形式でスキャンできていれば、後は電子受領した書類とほとんど変わらない扱いができるようになっている。

正しい形式とは、しっかりと内容が読み取れる画像になっていることだ。具体的には200dpi以上のカラー画像になっていればいい。重要書類以外はグレースケールでの保存も認められているが、これから導入を考えるならばあえてグレースケールとカラーを使い分ける意味はあまりないだろう。内容確認のために14インチ以上のカラーディスプレイが必要だが、これも一般的なパソコン用ディスプレイで問題ない。小型タブレットやスマートフォンで済ませようとしてはいけない、という程度にとらえておけば問題ない。

つまり、必要なのはきれいに手早く電子化できるスキャナと環境ということになる。そこでおすすめしたいのが「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」だ。

高機能スキャナからクラウド保存できる「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」

「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」は、電子帳簿保存法対応用のサービスというわけではなく、ペーパーレス化支援サービスだ。高性能なPFUのスキャナを利用し、スキャンした画像をクラウドストレージに直接保存する。名刺や書類の電子化に利用されてきたサービスだが、もちろん領収書を電子帳簿保存法に適した形で電子化することも可能だ。

利用するスキャナはPFUの「fi-7300NX」。A4サイズ対応のコンパクトボディながら、電子帳簿保存法で必要とされる200dpi/カラーでのスキャンが1分間に60面行える。一ヶ月分をまとめてデータ化したい、といった需要にも応えてくれるのが嬉しいところだ。また、本体にタッチパネルを備え、パソコンなしの直接操作で簡単にスキャンできる。ICカードを使ったユーザー認証にも対応しており、ユーザーごとに必要な機能をタッチパネル表示してくれるのも便利だ。

保存先のクラウドストレージは、Google Drive、OneDrive、LINE WORKS Drive、DirectCloudBoxに対応。自社で利用しているサービスがあるならば、そこに保存する形ですぐ使い始められる。

• スキャナ本体だけでスキャンからクラウド保存までを完了できる

「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」単体でも検索機能やログ管理機能は備えているが、電子帳簿保存法対応を考えるならば、ぜひアドオンとの組み合わせ利用をおすすめしたい。スキャン画像保存時にサテライトオフィスが提供する各種アドオンとも連携できるため、これまで紹介した「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」や「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」と組み合わせて利用することで改ざん防止機能や検索機能を備えられるようになり、電子帳簿保存法対応もしやすい。

スマートフォンを利用した領収書電子化にも対応

電子帳簿保存法では、スキャナ保存の一種としてスマートフォンのカメラ機能やデジタルカメラを利用した書類の電子化も認めている。まっすぐ明瞭に撮影するなど、それなりに撮影者の技術が求められ、1枚ずつ撮影するのは手間もかかるため全面的にスマートフォンに頼った対応はおすすめしないが、補助的な活用はしたいところだ。

特に出張先などの出先でも手早く領収書等を処理したい場合にスマートフォンは利用しやすい。在宅勤務者、リモートオフィス利用者などスキャナのあるオフィスに出勤しない人にもいいだろう。スキャナとスマートフォンを自由に使い分けられるようにすれば現場担当者の負担も少なくなる。

さらに「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」はタイムスタンプを付与し、サテライトオフィスの各種アドオンへの保存までを行える。撮影、画像確認、アップロード保存までをトータルでカバーしているから、確実な処理の助けにもなるはずだ。

• 専用画面から直接スマートフォンのカメラで撮影・保存できる

社内のペーパーレス・ドキュメント電子化促進にも活躍！

電子帳簿保存法対応専用サービスでないことも魅力の一つだろう。「fi-7300NX」は80枚までの紙をセットして自動スキャンできるため、マニュアル等のページ数があるドキュメントの電子化にも向いている。領収書や契約書の電子化だけならば毎月の処理件数が少ないため高機能なスキャナは必要ないと考えるかもしれないが、1枚ずつスキャンしたり撮影したりしては手間がかかり、効率的ではない。社内に残る書類や取引先から受領する各種書類の電子化にも利用できるマルチなサービスだと考えれば、導入もしやすいのではないだろうか。

電子帳簿保存法対応はもちろん、それをきっかけに社内のドキュメント電子化も強化したいと考えているのならば、活用法や他サービスとの組み合わせについてぜひサテライトオフィスに相談してみてはいかがだろうか。

[PR]提供：サテライトオフィス