「電子帳簿保存法」対応は急務! 一番簡単な対応方法は?

電子帳簿保存法対応、期限間近でも戸惑いの声が多数

2022年に施行された「改正電子帳簿保存法」への対応期限が迫っている。税務や決算、会計に関する書類は2024年1月1日から新しい方式での取り扱いが求められるからだ。つまり、2023年中には新システムの導入まで完了させ、現場で不備なく運用できるように周知徹底やトレーニングを済ませておかねばならないということになる。すでに待ったなしの時期といえるだろう。

しかし「具体的に何をすればいいのかわからない」という声も多いのが実情だ。専門システムの導入ではなく、できればコストも手間もかけずに済ませたいと考えるとなお難しくなるのだろう。これまで多くの企業のDXを支えてきた、株式会社サテライトオフィスでも、どうしたら一番簡単に対応できるかといった問い合わせを非常に多く受けている。

今回は簡単に「改正電子帳簿保存法」で何が求められているのかを確認したうえで、サテライトオフィスがおすすめする簡単な対応方法を紹介しよう。

2023年中対応の焦点は「電子取引」

「電子帳簿保存法」は1998年の誕生以来、何度も改正を繰り返されてきた。もともとは国税関係帳簿の電子データ保存を認めることで書類保管負担等を軽減する目的があったものの、当初はあまりにも要件が厳しく、実際に導入できた企業はそれほど多くなかった。その後、各種要件の緩和が繰り返されてきたが、「電子保存してもいい」という扱いだったものが、今回は一部とはいえ「電子保存しなければならない」に大きく変化した。

「電子帳簿保存法」で扱うものとしては、会計・決算処理を行う帳簿と、領収書や請求書といった取引書類がある。帳簿は多くの企業で会計ソフト等を利用した電子化がすでに完了しているから問題がないが、問題は取引書類だ。

取引書類のうち、店頭などで手渡しされる領収書やレシート、郵送で受領する請求書といった紙のものはスキャンして電子化するわけだが、こちらは今のところ対応義務化はされていないため、紙のままでも構わない。しかし電子取引については、業種や事業規模を問わず電子保存が義務づけられた。インターネット通販で購入した備品の領収書や、PDFで受領した請求書、自社で作成した見積書等の電子データで受領したものは、電子のまま保存しなければならなくなる。

具体的には、メールに添付されたPDFはそのまま保存する必要がある。金額等が記載されたメールなどを簡易な領収書としているならば、メールをPDF化して保存するのが適当だろう。インターネットショッピングなどでは、ダウンロード形式ならダウンロードしたファイルをそのまま、ブラウザ上で閲覧するシステムならPDF化して保存することになる。

実作業としては紙にプリントするのと手間はそれほど変わらないが、これまでやっていなかった作業が発生するため現場の抵抗感もあるだろう。できるかぎり簡単に済むようなシステムが望ましい。

ポイントは「検索機能」と「真実性担保」

電子取引データの保存に関して、求められる要件は4つある。「システム概要に関する書類の備え付け」「見読可能装置の備え付け」「検索機能の確保」「データの真実性を担保する措置」だ。

「システム概要に関する書類」とはシステムマニュアルのことで、これは自社開発のシステムを利用する場合にだけ求められる。また「見読可能装置」とは保存したデータが目視で確認できるようにという意味であるため、普通のディスプレイで問題ない。残るは「検索機能の確保」と「データの真実性担保」だが、こちらも対応はそれほど難しくない。

検索機能については、何らかの形で取引年月日・取引金額・取引先名で検索できればいい。簡易な方式としてファイル名を「日付取引先名金額」などとする方式もあるが、これは多くの人が関わる企業では手間がかかり、上手く扱えない可能性が高いだろう。PDFファイルの内部も検索対象にできるシステムを使うのが簡単だ。

データの真実性担保とは、データが改ざんされていないことが証明できればいい。タイムスタンプを利用する方法だけでなく、保存や修正の記録が残るシステムを使うのでも問題ない。電子取引の場合、メール等での受領から保存の間に中間処理が行われるため、事務処理規程の整備・運用での対応も併せて行っておくと安心だろう。国税庁がサンプルを公開しているので、そちらを頼れば済む。

つまり、今すぐ検討しなければならないのは、ファイル内部までの検索が可能で、保存日はもちろん修正時の日付や担当者名が記録に残るシステムの導入だ。最も身近なものとしては、Google WorkspaceやMicrosoft 365のクラウドストレージを活用する方法がある。

Google Workspaceを活用する解決手段を複数用意

サテライトオフィスでは、電子帳簿保存法に対応する電子取引データの保存に役立つサービスを複数用意している。自社環境に合わせて組み合わせて選択できるのが特長だ。

電子取引のうち、自己発行となる請求書・見積書・納品書・注文書・領収書等については、作成したシステムからそのまま対応形式での保存ができるようにしたい。そのためにおすすめしたいのが「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」だ。

作成書類の共有や承認業務を紙やメール経由で行っていた場合、電子保存に手間がかかってしまう。すべてをシステム上で行えば保存もスムーズになるので、この機会に見直しをするのもいいだろう。「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」はGoogle Workspaceとシームレスに動くから、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントでの書類作成からGoogleドライブへの保存までを無理なく行える。

これに組み合わせたいのが「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」だ。保存したドキュメントの検索やバージョン管理、全文検索等が簡単に行えるようになる。まさに今回の電子帳簿保存法対応にうってつけだ。

取引先からメールで受領する領収書については「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」が対応する。タイムスタンプの付与、改ざん防止機能、条件検索機能など電子帳簿保存法対応に必要な機能を一通り備えているが、特にGmailと連携しての添付ファイル保存が便利だ。Gmailのメール表示画面にボタンが一つ追加され、そこから直接正しい形式での保存ができる。

どれも、すでにGoogle Workspaceを利用している企業ならば導入は非常に容易だ。Google Workspaceをはじめて導入する場合には業務習慣の変更などは必要になるが、導入が即座に行えるため周知・トレーニングに使える時間もたっぷりある。Googleスプレッドシートなどの利用に慣れていれば少々の作業にしかならないのも魅力的だろう。

さらに、この機会に紙で受領する取引書類の電子保存にも対応してしまいたいと考えるならば、解像度等の要件を満たした形式での取り込みが可能な「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」も用意している。

簡単対応は十分可能! ぜひ早めのご相談を!

今回簡単に触れた4つのサービスについて、本連載では次回以降、改めて詳細に解説する予定だ。これらを利用すれば、今利用しているGoogle Workspaceを活用し、追加サービスを利用するだけで電子帳簿保存法に対応できる。専門的なシステム導入よりコストも労力も少ない負担で、手軽に済ませられるだろう。さらに、普段利用している画面から無理なく作業できることで現場労働者の負担も軽くできる。

自社の現状に合わせたサービス選択と組み合わせのアドバイスや導入支援は、もちろんサテライトオフィスが行う。Google Workspaceからの導入も、もちろん強力に支援する。企業導入実績を豊富に持つサテライトオフィスだからこその視点で、他サービスも組み合わせて希望にマッチしたシステム導入を実現できるため、ぜひご相談いただきたい。

[PR]提供：サテライトオフィス