ワークフローやドキュメント管理ツールでも電子帳簿保存法に対応！サテライトオフィスのおすすめツール

専用ツール以外でも電子帳簿保存法に対応できる！

電子帳簿保存法への対応という切り口だけでサービスを選定しようとすると、自社が必要としているものよりも大規模だったり、既存で利用しているツールと機能が重複したりと、難しい部分があるかもしれない。しかし、電子帳簿保存法向けでなくともツールを上手に選択すれば手軽に対応できるはずだ。

ポイントは、電子帳簿保存法で求められているのは、見積書・注文書・請求書・領収書といった取引関連書類を”確実に保存する”ということだ。そして電子取引の場合、保存時には「検索機能」と「真実性担保」が求められている。つまり、そうした保存ができるストレージとそれを助けるシステムがあればいいということになる。

サテライトオフィスでは、電子帳簿保存法に対応できるストレージとしてGoogleドライブを推薦しており、それを活用するサービスを複数用意している。メールで受信した書類の保存を容易にする「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」を前回紹介したが、社内で作成した書類では、別のサービスの活用もおすすめしたい。

まず、電子帳簿保存法の保存要件を満たした保存を手助けするものとして「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」を提供している。さらに保存したドキュメントの管理および、あらゆる環境からのファイル保存を実現するものとして「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」がある。電子帳簿保存法へのスムーズな対応にぜひ役立てて欲しいサービス群だ。

社内で作成した書類の控え保存は「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」で対応

「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」は、シンプルなUIで簡単にファイルアップロードを可能にする。

「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」は、Google Workspaceとシームレスに動くクラウドワークフローだ。Googleサイトのガジェットという形で提供され、Googleサイト上に組み込んで利用可能なのが特徴だ。

PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用可能なため、外出先での確認や承認もスムーズに進められる。条件分岐機能を有しており複雑な承認ルートにも対応。代理での申請・承認、ディスカッションやコメント追加機能などもあり、各種申請書の申請・承認をスムーズにしてくれる。

申請とコメントにはファイル添付が可能なため、自社作成した見積書・注文書・請求書などもワークフローを利用して上長承認を得られる。送付前に承認完了状態のファイルを控えとして決まった形で保存することを義務づければ、電子帳簿保存法の取引関係書類保存部分に対応できることになる。

ファイル保存先として選択するGoogleドライブはファイル内の全文検索にも対応しているが、電子帳簿保存法への対応を重点的に考えるならば、関連書類の雛形に検索に必要となる取引先名・取引日・取引金額といった項目を作成しておくのもいいかもしれない。

• 申請用の雛形は多彩に作成可能。上記は交通費精算や物品購入の申請例だが、見積書・注文書・請求書などを作成する場合、雛形に電子帳簿保存法の必要項目を作成しておけば安心だ

さまざまな環境からの保存・管理に役立つ「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」

あらゆるファイルの保存と管理をサポートする「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」もおすすめだ。各種文書の作成と保存ファイルの管理用ツールとしてGoogleサイトのガジェット形式で提供。保存先ストレージはGoogleドライブで、Google Workspaceとシームレスに連携する。

GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで作成したファイルはもちろん、Gmailで受信したファイルの保存もできる。別システムで作成したファイルをローカル環境からアップロードすることもできるため、すでに利用している他システムとの併用もしやすい。

電子帳簿保存法対応として活用する場合、対象書類を保存するフォルダを専用に作成することになるだろう。管理者画面ではユーザーの権限設定が細かくできるため、たとえば、会計関連書類を保存するフォルダに対しては、改訂や削除の権限を与えなければ改ざん対策になる。ファイルのバージョン管理、アクセス管理、公開日管理も行えるため、真実性担保の助けとなるはずだ。

• 権限設定画面。フォルダやユーザーを指定した細かな権限設定が可能

Googleドライブは保存ファイルの全文検索に対応するが、詳細検索のUIも非常にわかりやすいため、ITに詳しくない担当者でも無理なく利用できる。もちろん、電子帳簿保存法で必要とされる取引先名・取引日・取引金額の検索にも対応可能だ。

• 検索画面。ファイル内部までを対象にした詳細な検索が可能

ただし文書内にその文言がなければ検索対象にはならないため、決まった雛形を利用して保存することで対応できる。

自社環境に合わせた選択と組み合わせで迅速な対応をサポート

電子帳簿保存法で求められる形式でファイル保存ができるのであれば、必ずしも専用ツールを導入する必要はない。今回紹介した「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」も、工夫すれば電子帳簿保存法対応ツールとして活用が可能だ。

さらに、メールに添付されたファイルの保存や、電子帳簿保存法で必要となる項目入力などの保存時のサポートが欲しい場合には、前回紹介した「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」を利用するといいだろう。そして業務効率化や自社作成書類のスムーズな保存を重視するならば「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」との併用が便利だ。

いずれも小規模なシステムとして既存の環境にも追加しやすく、コストメリットも大きいサービスだ。特にGoogle Workspaceを利用中の企業であれば無理なく簡単に導入できるだろう。

こうしたツールの導入はサテライトオフィスが強力に支援している。自社環境にマッチしたツールの選定や使い方のサポートもしている。改正電子帳簿保存法まで猶予がない時期に差し掛かっている。無理のない電子帳簿保存法対応方法として、ぜひ利用を検討してみるのはいかがだろうか。

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