紙もデジタルも!社内の情報をすべて検索・共有可能にする「i2D-ECM」

紙媒体で保存されている情報をうまく活用できていないという企業は多いのではないだろうか。過去の情報を活用するためには、検索や共有といった機能が今や必須だ。紙媒体でこれを実現するためには、まず情報のデジタル化が必要になる。そのデジタル化を簡単に実現し、全体の検索や共有も簡易に行えるようにしてくれるビジネス向けアプリが「i2D-ECM」だ。

最短30分で導入できるクラウド型ECM

特にペーパーレス化の取り組みを強化してこなかった場合、社内には紙媒体の資料が残っているものだ。そこには過去のノウハウやナレッジなどが詰め込まれている。しかし、それを見つけ出し、活用することは難しい。紙媒体は検索ができず、大量の書類をめくりながら目視で探すしかないからだ。

最近作られたデジタルドキュメントなら検索しやすいものも多いが、画像になっているものはやはり見て探すしかない。WordドキュメントとExcelドキュメントをまとめて検索して必要なところを探すというのも難しいし、あたりをつけて開くたびに別のアプリケーションが起動するのでは面倒だ。

もっとわかりやすい課題もある。それは、書類の保管スペースや運搬コストという問題だ。たとえば、ある企業では過去の資料をうまく活用はできていないものの、そこに大きな情報が眠っているという意識はあったために処分できずにいた。近年の資料に関しては一部活用を心がけていたが、必要な時に取り出して来る手間がかかる上に、支社で必要になった場合には輸送コストまで発生する。もしそれらを電子化できれば法令で保管義務のある書類以外は処分できると考えていた。

こうした状況で導入すべきは、文書管理を行うECMだ。しかしECMといえば、導入負荷が高いシステムとしても知られている。導入期間も長くかかりがちだが、なによりコストが大きすぎるのだ。導入事例が豊富な有名ソリューションは、導入コストが数億円単位のものばかりで、とても中小企業にとって手の出るものではない。高額なだけに多彩な機能も保有しているが、自社にはそれほどの機能は必要がないと考えるユーザーも多いだろう。

そんな時、選択肢としてあげられるのがミライト情報システムが開発しているソリューション「i2D-ECM」だ。機能をECMの基本機能に絞り込むことで、不慣れなユーザーにとってはむしろ使いやすいものとなっている。さらにコスト面でも、中小企業にとって負担の少ない範囲だ。特に、NTTコミュニケーションズが提供する「すぐに使えるビジネス向けアプリ」から導入を行えば、月額利用料が3万2400円からと、ECMの常識を覆す価格での導入が可能になる。

「すぐに使えるビジネス向けアプリ」は、社内に情報システム部門が存在しない、専任のIT管理者が不在であるというような中小企業でも必要なソリューションをすぐに導入できるサービスだ。アプリのオンラインストアという形で、ショッピングカートに欲しい機能を入れて決済するだけで導入ができる「すぐに使えるビジネス向けアプリ」を使って「i2D-ECM」を導入した場合、最短30分程度での即日開通が実現する。

Officeなどで作られた電子ドキュメントはもちろん、紙媒体の資料もデジタル化してまとめて扱い、検索や共有、快適な閲覧といった機能を提供することで業務効率化に貢献してくれる。十分な文書・情報の管理と活用ができていないと感じている企業ならば、ぜひ導入したいソリューションといえるだろう。

紙媒体から中身を検索できるデジタルドキュメントに一発変換

紙で保存されている書類や図面をデジタル化したいというだけならば、スキャンすれば済む。しかしそれでは、紙の状態で持っているのと何も変わりがない。活用するためには、中身にどんな情報が入っているのかがわからなくてはいけないし、大量の情報から簡単に必要なものを見つけ出すための検索機能も必要だ。

「i2D-ECM」は、この部分を自動化してくれる。ユーザーはなんらかの手段で紙をデータ化すればよい。スキャナや複合機で読み込んでもよいし、見映えにこだわらないのならばデジタルカメラで撮影してしまってもよい。画像をサーバにアップロードすると、中にある文字を認識するOCR処理が自動的に行われる。これによって、従来は紙をめくって中を読むことでしかできなかった情報の検索が可能になるのだ。

OCRで検索できる電子ドキュメントになった書類は、ExcelやWordで作られたファイルと同じように扱える。検索対象となるのはファイル名やタグだけでなく、ドキュメントの全文だ。探したい情報がどこにあるのかが素早く、確実にわかるようになる。社内にあるすべての情報を一括で検索し、再利用できるようになるわけだ。

デジタルドキュメントの共有・閲覧にも活躍

ドキュメントの閲覧は、ブラウザで行うことになる。導入にあたって特別なアプリケーションをインストールする必要はなく、インターネット接続環境とブラウザがあればすぐに利用開始できる。

ファイルタイプは、一般的にビジネスで利用されるものならたいてい対応している。画像ファイルも当然表示できるが、非常に高解像度で情報量の多い画像のような重いファイルも、高速イメージ処理によって軽快に表示可能だ。モバイル環境でも活用しやすく、また特別に大きな画像を扱うことになる建築・設計関連業務やデザイン業務などにおいて、ビジネス用のPCしか持たないクライアントとの間での画像共有なども快適になる。

もちろん、各ドキュメントには閲覧権限の設定が可能だ。利用料金はID数に関係せず、管理者がエンドユーザー用のアカウントを自由に発行できるのだが、そのアカウントごとに一般情報と機密情報へのアクセス権限を指定すれば経営層が見るドキュメントも現場の営業担当者が見るドキュメントも一括で蓄積することが可能だ。

無料で試用OK! BCPにも多様な働き方への対応にも活躍

「すぐに使えるビジネス向けアプリ」を利用して「i2D-ECM」を導入する場合、前述した通り開通には最短30分程度しかかからない。導入しようと決めたら、即座に利用できるわけだ。

さらに、初期費用は無料で、初月の利用料金も無料になっている。最低利用期間は2カ月となっているが、エントリープランにおいては無料トライアルが実施されており、契約した月にユーザー自身がポータルで解約処理をすれば、料金が発生しないということだ。初月中の解約、つまり、最大1カ月の無料試用ができるという意味でもある。

NTTコミュニケーションズの提供するクラウド上で稼働する国産のECMというのも大きな魅力だろう。企業インフラに関して多くの実績を持つNTTコミュニケーションズだけに、安心・安全という面では信頼できる。オンプレミスで導入した場合は管理すべきハードウェアも増え多くのコストがかかるが、クラウド型の「i2D-ECM」なら比較的安価に導入できるというのも大きな魅力だ。

また、社内の情報がすべてクラウド上に集まっているということは、BCP対策にもつながる。社屋に何かあった時にも情報が残るのはもちろん、通勤困難になった場合でも社内情報にアクセス可能だ。さらに、モバイルアクセスとあわせて利用すれば在宅業務へも活かすことができるだろう。紙媒体をどうにかしたいという企業にはもちろん、社内の情報共有や活用に課題を感じているという企業にぜひ利用してもらいたいソリューションだ。