会話の流れを止めずにファイル共有

「Microsoft Teams」は、チャネル画面やトーク画面から簡単にファイル共有が行えるのも便利だ。メール添付でファイルを送信するのとは異なり、送信者・受信者共にチャットの中でスムーズに共有することが可能。しかも、ファイルはクラウド上に保存されるため常に最新のバージョンが保たれるほか、メンバー各自が閲覧だけでなく編集や追加などの共同作業を行えるのもポイントといえる。ただし、ファイル共有には「SharePoint Online」と同じストレージ領域を使用するので、その点だけ注意が必要だ。

独自の「タブ」でクイックアクセスを実現

「Microsoft Teams」では、チャネルやアプリケーションなどをチームページ上部に「タブ」として表示し、迅速にアクセスできるのも魅力といえる。このタブには、業務で頻繁に使うアプリケーションやWebサイト、さらには各種ファイルなどを追加することも可能。たとえば、「業務中に何度も確認する必要があるExcelファイル」を追加しておけば、手間なくアクセスできるようになるのである。

ビジネスを加速する「Microsoft 365」との高い親和性

前回の記事で触れた通り、「Microsoft Teams」は「Microsoft 365」との高い親和性を持っているのも特徴だ。コミュニケーションツールという枠を超えて、ビジネスの効率化や生産性向上などに幅広く役立ってくれる。「Word」「Excel」「PowerPoint」「OneDrive」などとの連携はもちろん、たとえば「Outlook」との連携で「Microsoft Teams」内から予定表の機能が簡単に使えたり、「SharePoint」のワークフローが素早くチェックできたり、「Planner」でチーム全体の包括的なタスク管理を実現したり、「OneNote」で資料やアイデアを共有したり、「Forms」のアンケート結果をリアルタイムに確認・共有したりと、実にさまざまなことがシームレスに行えるようになる。まさに“「Microsoft 365」でチームワークを実現するためのハブ”というわけだ。

外部アプリケーション連携で広がる可能性

「Microsoft Teams」は、サードパーティ製のさまざまな外部アプリケーションと連携できるのも大きな強みといえる。「Microsoft Teams」内のストアで確認できるだけでも、その数は約300種類(2020年5月現在)にも上っている。これだけの数がそろっていれば、ビジネスに役立つアプリケーションが必ず見つかるだろう。今回はその中から、「Microsoft Teams」側からの連携、外部アプリケーションからの連携を含めて、特にビジネス利用度が高く有用なものをいくつか紹介しよう。

●業務効率化アプリケーション「Slack」
「Microsoft Teams Calls」アプリケーションを「Slack」にインストールし、MicrosoftアカウントとSlackアカウントを連携させることで、「Slack」に「Microsoft Teams」の通話機能を追加できるようになる。「Outlook Calendar」を導入している場合、イベントから「Microsoft Teams」のミーティングに参加することも可能だ。「Slack」ではそのほかにも、「Slack for Outlook」「Microsoft OneDrive」など「Microsoft 365」の各種サービスと連携するためのアプリケーションを提供しており、その利便性はさらに向上するだろう。

●オンライン会議サービス「Zoom」
これまでオンライン会議に「Zoom」を使用していた、社内向けコミュニケーションは「Microsoft Teams」で統一したが社外向けの「Zoom」も切り離せない、といった企業も多いのではないだろうか? そんな時には両者を連携してしまうのがベスト。「Zoom」で「Pro」以上の有料プランを契約している場合、「Microsoft Teams」のストアで提供されている「Zoom meeting」を追加することで、簡単に連携が行える。

●メモ管理アプリケーション「Evernote」
アイデアやプロジェクト、ToDoなどを手軽に記録できる「Evernote」も、「Microsoft Teams」のストアにある「Evernote for Microsoft Teams」を使って連携ができる。これにより、「Microsoft Teams」からダイレクトに「Evernote」のノートにアクセスし、関連情報を参照することが可能。ノートの共有・固定表示・編集・検索といった操作も、会話の流れを止めることなく行えるようになる。

●オンラインストレージサービス「Dropbox」
クラウド上でセキュアにファイルを共有・同期できる「Dropbox」。この「Dropbox」と連携すると、「Microsoft Teams」のメンバー間で「Dropbox」の共有フォルダを使用した共同作業が可能になる。また、「Dropbox」フォルダ内にある各種Officeファイルを閲覧・作成・編集したり、「Dropbox」フォルダを「Microsoft Teams」のチャネルに追加してスムーズにアクセスできるようにしたりと、利便性が大幅に向上する。

そのほか、2019年11月にMicrosoftとSalesforce.comが戦略的パートナーシップの拡大を発表したのも記憶に新しい。その内容としては、「Microsoft Azure」を「Salesforce Marketing Cloud」のパブリッククラウドプロバイダーとして指定するほか、「Salesforce Sales Cloud」と「Service Cloud」を「Microsoft Teams」に連携させる新しいインテグレーションも開発していくという。「Salesforce」を利用している企業にとっては非常に興味深い提携といえるだろう。

このように「Microsoft Teams」は、ビジネスにおけるコミュニケーションの要となるだけでなく、「Microsoft 365」でチームワークを実現するハブとして、さらには外部アプリケーション連携による業務最適化の手段としても、非常に大きな可能性を示してくれる。それでは次回から、「Microsoft Teams」の主な利用シーンについて紹介していこう。

監修:別所 貴英(べっしょ・たかひで)

2002年、株式会社サテライトオフィス入社。数々のWebシステム案件のプロジェクトマネージャーを担当。2013年、Microsoft 365ビジネスに特化した株式会社ネクストセットの設立にともない代表取締役に就任。2,000社以上の企業にアドオンサービスを導入し、利用ユーザー数は100万人を超える。

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