安否確認にも役立つ災害情報サイトを作る(その4)

前回の記事では、Googleサイトの「以前のGoogleサイト」を用いて災害情報サイトの作成を行った。そこで今回も引き続き、災害情報サイトの作成を進めていこう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2018年6月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

ホームに安否確認用の社員リストを表示する

実際に災害情報サイトの作成を行う前に、前回・前々回で使用した「新しいGoogleサイト」と、今回使用する「以前のGoogleサイト」との差を簡単に紹介しておきたい。

前回の記事では、お知らせページの追加および、レイアウト変更と天気予報ガジェットの表示手順を紹介した。続いては、災害情報サイトに必要な要素として、ホームに安否確認用の社員リストを表示させてみよう。 こうしたリストを作成する際に便利なのが、Googleサイトのテンプレートに標準で備わっている「リスト」機能だ。このリスト機能では、「To-Doリスト」「問題追跡リスト」「プロジェクトのステータス」の各種テンプレートに加えて、独自の項目を用いたリストを簡単に作成することが可能。今回の安否確認用の社員リストも、独自の項目を使って作成してみた。

実際の手順としては、テンプレートの「リスト」を選び、「独自に作成」の「テンプレートを使用」で必要な項目を入力。リストが完成したら中身のアイテムを追加し、ホームに表示させる。ちなみに、ホームへ追加する際には表示列を選択できるので、リストページで多めに項目を設定しておいても問題ない。

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  リストを作成するには、右上にある「ページを作成」ボタンをクリック

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  ページ名を入力し、「使用するテンプレートを選択」から「リスト」を、「場所を選択」から「「ホーム」の下に置く」を選択。上部の「作成」をクリックする

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  今回は独自の項目を使うため「独自に作成」の「テンプレートを使用」をクリック

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  氏名・部署・安否・コメントなど必要な項目を入力し、「保存」をクリック。回答方式ははテキスト入力だけでなく、チェックボックス/日付/プルダウン/URLも選択できる

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  リストが完成したら「アイテムを追加」から情報を入力していく

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  先ほど設定した項目に沿って内容を入力する

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  これがアイテムを追加した後の状態

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  ホームに戻り、「ページを編集」ボタンをクリックする

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  「最新のお知らせ」の下にカーソルを置き、「挿入」→「新着リストアイテム」を選ぶ

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  「表示するリストアイテム」で先ほど作成したリストを選択。表示する列やアイテム数、並べ替え条件などを指定する

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  右上の「保存」をクリック

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  これでホームに安否確認用の社員リストが表示された

より詳細な安否確認ページを作成する

続いては、より詳細な安否確認ページを作成してみよう。先ほどはリスト機能で安否確認用の社員リストを作成したが、より細かい情報を入力したり、一覧をメールに添付して送るような使い方を想定している場合、スプレッドシートで作成しておく方が便利だろう。「新しいGoogleサイト」だけでなく、「以前のGoogleサイト」にもスプレッドシートをそのまま表示できる機能が備わっているので紹介しよう。ここでは例として、「安否確認にも役立つ災害情報サイトを作るその2」で作成したスプレッドシートを表示してみる。

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  右上にある「ページを作成」ボタンをクリック

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  ページ名を入力し、「使用するテンプレートを選択」から「ウェブページ」を、「場所を選択」から「「ホーム」の下に置く」を選択。上部の「作成」をクリックする

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  表示させる場所にカーソルを置いてから、「挿入」→「ドライブ」→「スプレッドシート」を選択

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  「安否確認にも役立つ災害情報サイトを作る(その2)」で作成したスプレットシートを選び「選択」をクリック

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  枠線やタイトル表示の有無、表示サイズなどを指定したら「保存」をクリック。「表示形式」で「リスト」を選択するのがポイントだ

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  編集画面で右上の「保存」をクリックする

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  このように、ページ内にスプレッドシートが表示された

災害情報サイトを他のメンバーと共有する

徐々にコンテンツ内容が増えてきたら、災害情報サイトを他のメンバーと共有し、必要に応じて共同編集者の設定を行う。共同編集者はコンテンツの追加・編集作業をサポートしてくれるだけでなく、災害情報サイトという特性上、万が一の際に複数名いた方が良いだろう。権限については「オーナー」「共同編集者」「閲覧者」という権限を設定することも可能だ。

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  右上にある「共有」をクリックする。デフォルトの状態では、ドメイン内のユーザーであっれば検索・アクセスできる設定になっている

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  「招待」に名前もしくはメールアドレスを入力し、権限を設定できる