前回の記事では、災害情報サイトにお知らせや災害時避難場所の地図、Webサイトなどを表示した。それでは今回も引き続き、災害情報サイトの作成を進めていこう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2018年3月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、本連載では両方の手順を順番に紹介していく。今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。



提供:サテライトオフィス

情報収集用のアンケートを作成する

災害発生時、企業ではまず社員たちの安否を迅速かつ正確に把握する必要がある。そんな時に役立つのが、情報収集用のアンケートだ。 G SuiteのアプリケーションのひとつであるGoogleドライブには、誰でも簡単にアンケートが作成可能な「フォーム」が備わっている。フォームはメールで送付するだけでなく、Googleサイトで作成した社内ポータルのページ内に埋め込むこともできるので、今回はこのフォームを使って情報収集用のアンケートを作成してみよう。 手順としては、まずフォームで安否確認に必要な質問項目を作成する。フォームでは「記述式/段落/ラジオボタン/チェックボックス/プルダウン/均等目盛/選択式(グリッド)/チェックボックス(グリッド)/日付/時刻」など多彩な質問方式を選択することが可能だ。フォームが完成したら、社内ポータルにサブページを作成。あとはサブページ内にフォームを埋め込めば、情報収集用のアンケートの出来上がりとなる。

  • 管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「ドライブ」を選択

  • 左上にある「新規」→「その他」→「Googleフォーム」→「空白のフォーム」をクリック

  • ちなみに「テンプレートから」を選ぶと、「イベント参加者アンケート/注文書/就職申込書/欠勤願い」など、テンプレートが利用できる

  • 無題のフォームが開いたら、フォームのタイトルと説明を入力する

  • 質問の方式は、「記述式/段落/ラジオボタン/チェックボックス/プルダウン/均等目盛/選択式(グリッド)/チェックボックス(グリッド)/日付/時刻」から選択できる。「ファイルのアップロード先」を選ぶと、回答者によるファイルのアップロードを許可することが可能だ

  • 質問を追加するには、右側にあるツールボックスの「質問を追加」ボタンをクリック。そのほかツールボックスには、上から「タイトルと説明を追加」「画像を追加」「動画を追加」「セクションを追加」の各ボタンが並んでいる

  • 同系統の質問を繰り返す場合は、下部にある「コピーを作成」ボタンが便利。その横には、質問を削除するための「削除」ボタンや、回答を必須項目にするスライドバーが並んでいる

  • ユーザーから回答があった状態で「回答」タブをクリックすると、結果が表示される。「回答を受付中」のスライドバーで締め切ることも可能

  • 上部にある歯車型の「設定」ボタンをクリックすると、「全般」タブでメールアドレス収集やユーザー制限、回答の回数制限などの設定が可能

  • 「プレゼンテーション」タブでは、進行状況バーの表示や質問順序の並び替え、別の回答を送信するためのリンク表示、回答後に表示される確認メッセージの編集が可能

  • 「テスト」タブでは、テスト状態でアンケートを実施することができる

  • 今回はアンケートを社内ポータルのコンテンツとして表示させるが、上部の「送信」をクリックすれば任意のメールアドレスへ直接送付することも可能

  • アンケートが完成したら、ホームの直下にサブページとして情報収集用のアンケートを作成する。右上の「ページ」タブから、「ホーム」をオンマウスで表示される右側の「…」をクリックし、「サブページを追加」を選択しよう

※「…」はタテ表示

  • 新しいサブページの名前を入力し「完了」をクリック。「詳細」ではカスタムパスの指定も行える

  • これで「ホーム」の下にサブページ「情報収集用アンケート」が追加された

  • アンケートを表示するには、「挿入」タブの「フォーム」をクリック

  • 先ほど作成した情報収集用アンケートを選択し、右下の「挿入」をクリック

  • フォームが表示されたら、ドラッグ&ドロップで表示サイズを調整する

  • これで情報収集用アンケートの設置が完了した。社内ポータルのイメージに合わせて、アンケート作成時にカラーを変更しておくと良いだろう

安否確認リストを作成する

それでは情報収集用のアンケートに続いて、収集した安否確認情報をスタッフ間で共有するのに役立つ安否確認詳細ページを作成してみよう。 安否確認詳細ページは、まずGoogleドライブのスプレッドシートに安否確認情報を入力。それをフォームと同様に、社内ポータルのページ内へ埋め込むことで表示する。このように、各種アプリケーション間でのデータ連携が簡単に行えるのも、G Suiteが持つ強みのひとつだ。

  • フォームと同様に「ドライブ」を開き、左上にある「新規」→「Googleスプレッドシート」→「空白のスプレッドシート」をクリック。また、管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから、直接「スプレッドシート」を選択しても良い

  • 左上の「無題のスプレッドシート」にタイトルを記入し、スプレッドシートの1行目に必要となる項目を、2行目移行に内容を入力していく

  • 企業によって社員番号など必要な情報を追加しよう

  • 上部メニューの「データ」から「フィルタを作成」を選択しておくと、文字順による並び替え、条件や値でのフィルタリングなどが行えて便利だ

  • 安否確認詳細のスプレッドシートが完成したら、続いて情報収集用アンケートページと同様の方法で、安否確認詳細ページ用のサブページを追加する

  • スプレッドシートを表示するには、「挿入」タブの「スプレッドシート」をクリック

  • 先ほど作成したスプレッドシートを選択し、右下の「挿入」をクリック

  • ドラッグ&ドロップで表示サイズを調整したら完了だ

  • 作成した社内ポータルを公開するには、上部にある「公開」ボタンをクリック。Webアドレス(ドメイン名以下の部分)を入力し、「公開」ボタンをクリックしよう。「管理」からは、この社内ポータルを閲覧できるユーザーの設定も行える

今回は災害情報サイト作成を通じて、フォームとスプレッドシートの基本的な使い方、そしてGoogleサイトへの埋め込み表示方法などを解説した。それでは次回からは、「以前のGoogleサイト」を用いた災害情報サイトの作成手順を紹介していこう。

サテライトオフィス


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