従業員の"個人向けサービス利用"はもう見逃せない - PrimeDrive、PrimeChatで見直す、シャドーIT対策

大容量のファイルを手軽に送りたい、いつどこでも複数人と情報を共有したい……オンラインストレージやチャット、SNSといったコミュニケーションサービスが実現するこれらのニーズは、いまや業務にも欠かせない要素となっている。 しかし、数多くの法人向けサービスが提供されているものの、現場の社員が利用しているツールが個人向けサービスだという企業は意外に多いはずだ。

インストールも簡単で、普段使いから慣れている個人向けサービス。社員がこれらを業務利用してしまう背景には、

会社で利用は禁じられているけれど、業務上使わないと仕事が進まない

会社で決められたツールはあるけれど、使いにくいから普段使っているものを使いたい

といった、「決して後ろ向きではない業務姿勢」がある。それ故に、状況を認識していても、対策すべきか頭を悩ませている管理者も多いのではないだろうか。しかし、こうした社員の行動は、実態として非常に大きなリスクをもっている。

個人向けサービスが業務で使われるべきではない、2つの主なリスク

【リスク1 情報漏えいリスク】
まず懸念されるのは情報漏えいだ。仕事のファイルをUSBに保存して社外に持ち出すことが情報漏えいにつながったケースは数多い。オンラインストレージやチャットは、それよりもはるかに簡単にファイルを社外に持ち出すことができる。送信先を間違えるなどのうっかりミスや不注意が起これば、業務のファイルが流出し、取り返しのつかないことになってしまう。 また、個人向けサービスの中には、広告を表示するためにファイルや文章の中身を機械的にスキャンすることを利用条件にしているものもあり、利用自体が情報漏えいに繋がる可能性も考えられる。

【リスク2 データ保護リスク】
データが確実に保護されるか、通信が企業利用に足るほど安全か、という点も大きな課題だ。個人向けサービスの多くは、サービスの確実な動作を保証してはいない。サービスが意図せず止まったり、万が一データが消えてしまった場合でも、原則としてサポートはしてくれないのだ。 さらに提供主が海外事業社である場合、保存したデータを日本の法律で法的に保護できなかったりと、ビジネスシーンで使うにはさまざまな課題がある。

法人向けサービス選定における基準 - 「信頼性」「コスト」「利便性」

企業にとって、このようなリスクの内包は間違いなく回避しなければならない。とりわけ、これらサービスの個人利用がここまで普及している今、法人利用に適したサービス導入は早急に検討されるべきだろう。無料に比べると敷居はやや高くなるものの、その分リスクは大幅に低くなり、ビジネス向けの便利な機能も利用可能になる。

さまざまな製品が市場にはあるが、選定基準は、リスクを回避する為の信頼性とコスト、そして冒頭に触れた「決して後ろ向きではない業務姿勢」をもった現場社員の作業を滞らせないための利便性の3点だ。

それでは、実際、法人向けサービスを利用することで、どのようなメリットが得られるのか。ここでは多くの企業で用いられていると考えられるオンラインストレージとチャットについて、売上シェアNo.1の実績を持つソフトバンクの「PrimeDrive」と、同じくソフトバンクが提供する「PrimeChat」を例に、その有用性を見ていこう。

安全なファイル共有を提供するビジネス向けオンラインストレージ「PrimeDrive」

PrimeDriveは、ビジネスシーンでのファイル送付やファイル共有を、安全でシンプルに行うためのクラウドサービスであり、製造や流通、通信、金融など、多くの企業で採用されている。特徴として、ビジネス用途に欠かせない便利な機能を提供していることがまず挙げられる。

ユーザーは指定した担当者ごとにアクセス権を設定でき、効率的にかつ、安全にファイルのやり取りを行える

ビジネスに最適化した豊富な機能による、高い信頼性

PrimeDriveでは、ファイル送信前に上長の承認を得るための機能や、ファイルへのアクセス期間の有効期限設定、ダウンロードURLへのパスワード付与などを備えている。 こうした機能を利用することで、個人向けツールでありがちな、誰からの承認もない状況でファイルを誤送信したり、アクセス設定を設定できないために不特定多数に全公開してしまったりといった事態を、ユーザー自らが防ぐことができるようになるのだ。

管理者向けには、不正利用や情報漏えい防止に役立つ各種セキュリティ機能も提供している。たとえば、ユーザーごとのIPアドレス制限、スマートフォンやタブレットからの利用の制限、万一の有事に備えたディザスタリカバリ機能などが挙げられる。ユーザーごとのセキュリティポリシー設定や社内のActive Directory連携も可能だ。個人向けツールでは、誰がいつ何のファイルにアクセスしたか、ログをとることすらできず、ユーザーの行動追跡は不可能だ。ビジネスで利用する以上、これら管理機能は必須と言っていいだろう。

用途に併せ、低価格で利用できる

さらに注目しておきたいのが価格体系だ。PrimeDriveは容量に応じた月額課金制で、1万ユーザーを上限に、ユーザー数やユーザーごとの容量は自由に増減できる。

表1. PrimeDrive の料金体系
契約容量	月額料金(税抜)	想定用途
１GB	12,000円	・軽量なファイル共有 ・一時的なファイル保管場所
10GB	69,800円	・社員同士や取引先とのファイル共有 ・プレゼンテーションや会議ツール ・初期コストを抑えたスモールスタート
100GB	180,000円
1TB以上	個別見積もり	・社員同士や取引先とのファイル共有 ・社内ファイルサーバー

表1に記載のとおり、10GBの場合、月額料金は6万9800円となるが、たとえばこのプランで100ユーザーが利用する場合、一人あたり698円という価格で利用できることになる。ユーザーの追加やデータ転送などに追加費用は一切発生しないので、用途や状況にあわせて柔軟に利用することができる。一定規模のユーザーがいる場合であっても、ほとんどコストをかけずに、安全なオンラインストレージの導入がはじめられることがお分かりいただけるだろう。

個人向けチャットの不満を解消できるビジネスチャット「PrimeChat」

LINEに代表されるチャットツールが一般化したこともあり、チャットはビジネスシーンでも急速にニーズが高まっているサービスだ。PrimeDriveと同様、ソフトバンクの提供するPrimeChatは、そうしたニーズの高まりを受けてビジネス向けに開発され、2015年11月より提供が開始された最新の企業版チャットサービスとなる。

信頼性高いデータセンターと豊富な機能で、高度なセキュリティのもと利便性を確保

個人向けツールとの大きな違いは、プライベートクラウド型のサービスとしてPrimeChatが提供される点にある。国内の堅牢なデータセンターへ顧客ごとにコミュニケーション環境を構築するため、専用環境のもと、ユーザーの情報やログ、ファイルなどを安全に管理することができる。

シングルテナント型では、セキュリティ面のメリットはもちろん、サーバーのリソースが常に最適な状況で保たれるため、ストレスのない利用も実現される

PrimeChat上でユーザーは、チャットにくわえ、ファイル共有やスケジュール、アンケート、タスク管理、デスクトップ共有など、業務コミュニケーションに不可欠な機能を利用でき、個人向けの製品では満たせない要件に対応することが可能だ。

管理機能が充実していることも重要な要素だ。ユーザーの管理、チャットルームの管理、組織の管理、ファイルの保存期間設定、添付ファイルのサイズ制限、自動退席設定などの管理機能にくわえ、パスワードポリシー、ファイルのダウンロード制限、ルーム作成権限設定、モバイルログイン制御、ログ管理といったセキュリティ面の機能も、PrimeChatでは豊富に備えている。

個人向けチャットツールではこうした管理機能やセキュリティ機能がないために、「組織外の人に誤って社内のメッセージを送ってしまう」といったことが発生しがちだ。また、ユーザーの登録制限ができないため、スパムメッセージから不正なサイトに誘導されることもある。 PrimeChatは、個人向けチャットツールの利便性にくわえて法人用途に求められる機能を搭載し、そこへ管理機能やセキュリティを拡充させていることが最大のメリットだといえる。

2種類の課金体系により、ニーズに併せ最適なプランを選択可能

ここまでメリットについて触れてきたが、チャットツールについては、まだ未導入の企業も多いことが推測される。用途が社内のみか社外も含むかなど、ニーズによって必要となるユーザー数も変わるため、たとえ有用だとしても、コスト面がネックとなり検討がストップするケースが少なくない。その点で、PrimeChatの課金体系は非常にユニークだ。

PrimeChatでは、ID数を指定したサービスプランか、ルーム（グループ）数を指定したサービスプランかを選択でき、組織の規模やニーズに応じて最適なものを採択することができる。

表2. PrimeChat の料金体系
PrimeChat ID（5,000ルームまで利用可能）		PrimeChat ルーム（5,000IDまで利用可能）
契約ID	月額料金(税抜)	契約ルーム数	月額料金(税抜)
～50 ID	～10,000円	～20 ルーム	～30,000円
～100 ID	～18,000円	～50 ルーム	～75,000円
～500 ID	～80,000円	～80 ルーム	～120,000円
～1,000 ID	～160,000円	～100 ルーム	～150,000円
1,001 ID以上	個別見積もり	101 ルーム以上	個別見積もり

たとえば社内用途のみであれば、ユーザーであるID数はそれほど増減しないため、「PrimeChat ID」プランで利用する形になるだろう。その場合、50IDまでなら月額1万円という低価格で利用でき、最大5,000まで様々なグループを作成して活用できる。

一方、複数拠点や社外と連携して進めるプロジェクトなどで活用する場合、ユーザー数は常に増減することが予想され、ID課金では過不足が発生したり、どのくらいの数が適量か判断に迷ってしまう。そういったケースであっても、「PrimeChat ルーム」を利用すれば、契約グループ数の中で5,000ものIDまで利用することが可能となる。双方向でのコミュニケーションが前提となるチャットツールについて、価格体系の柔軟さは、これまで導入に二の足を踏んでいた企業の助け舟になるだろう。

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オンラインストレージやチャットといったコミュニケーションツールは、使い方しだいで仕事の生産性を大きく高めてくれるものだ。しかし、個人向けサービスの業務利用は大きなリスクを抱え込むことになる。情報漏えいなどの事故は、企業の経済と信頼に多大なダメージを与え、生産性とのトレードオフでそのリスクを負うべきではない。

PrimeDriveやPrimeChatのように、低コストで且つそれ以上の効果が期待できるビジネスユースのサービスは存在している。生産性向上の手段として、個人向けサービスの容認ではなく、ぜひともこれらサービスの選択をしていただきたい。

（マイナビニュース広告企画：提供 ソフトバンク）

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