スマートデバイスが普及し、便利なスマートフォンアプリを業務に利用する例が増えている。その1つとして、注目されているのが「LINE」に代表されるメッセンジャーアプリだ。手軽にコミュニケーションを取れることから、外出の多い営業担当者を中心に利用が広がっている。

スマートフォンからの「コミュニケーション」カテゴリ別利用率(出典：ニールセン)

しかし、ここで注目したいのはメッセンジャーアプリの利便性ではなく、安全性の問題である。

インスタントメッセンジャー自体は、従来からPCでも広く利用されているコミュニケーションツール。 電話のようにキーボードから手を離す必要がなく、それでいてメールよりも即時性が高いことから、作業を進めながら気軽に会話でき、内容を記録しておくこともできる。

これらが現代の個人向けメッセンジャーアプリと大きく異なるのは、コミュニケーションが社内LANに限られていたという点だ。外部に持ち出しが可能で、統制を採ることが困難なスマートデバイスに比べれば、ずっと安全に利用できる。

個人向けメッセンジャーアプリの大半は、企業で利用するための十分なセキュリティ機能が搭載されているとは言えない。2016年には、マイナンバー制度が本格的に開始され、どのような業態の企業でも重要度の高い個人情報を管理する義務が課せられる。個人向けメッセンジャーアプリは、重大な損害を招く情報漏洩ルートになりうることに注意したい。

とは言え、メッセンジャーの機能自体が非常に有効であることは、すでに述べたとおりだ。スマートデバイスでも安全に利用できるメッセンジャーがあれば、大いに役立つことだろう。

ジランソフトの提供する「DirectCloud-TALK」（以下、TALK）は、オンラインストレージサービス「DirectCloud-BOX」（以下、BOX）のオプションとして利用できる企業向けメッセンジャーである。企業ユースに適した高い安全性を実現しつつ、セキュアなオンラインストレージ「DirectCloud-BOX」上のファイルを共有でき、利便性と、安全性を両立しつつ、誰にでも使いやすいインターフェイスを採用したサービスとなっている。

さらに、ログ検査、アクセス権設定、デバイス制限などの管理機能も充実しており、ビジネス用途としての必須機能を実装している。

通信の暗号化、操作ログ管理など、企業利用に最適化されたメッセンジャー

DirectCloud-TALKは、いわゆる“LINEライク”なインタフェースが採用されており、一般的なアプリとほぼ同等のメッセージング機能が搭載されている。スタンプのような“お遊び”機能は省略されているが、ビジネスユースにはほとんど影響はないはずだ。セキュリティ対策としては、「権限管理」「ログ管理」「情報漏洩対策」といった機能が特長的だ。

また、情報漏洩対策としては、主要なドキュメントファイルのプレビュー機能に対応しており、端末にファイルを残すことなく閲覧が可能となっている。管理機能については、基盤となっているDirect Cloud-BOXのセキュリティ機能を引き継いでいると考えればよい。

一般のメッセンジャーアプリを利用することのリスクとして、情報やファイルを誤送信することがあげられる。プライベートとビジネスの利用を厳格に分けているユーザーはほとんどいないはずだ。つまり、コミュニケーション相手のリストが混在していることになる。タップするところを間違えて、それに気付かずに機密ファイルを送信してしまうということは大いに想定されるリスクといえる。

DirectCloud-TALKでは、DirectCloud-BOXの「組織リスト」がコミュニケーションリストとして利用され、不要なユーザーが混在することはない。個別に「お気に入り」などを登録することが可能なため、利便性にも優れている。管理者側にとっても、管理者画面から、セキュリティ要件に合わせてリストを制御できるほか、DirectCloud-BOX との連携によりCSVファイルなどで従業員マスタを取り込みできるなど、運用性にも優れている。

チャットやファイルのやり取り、ユーザーのログイン／ログアウトまで、細かなログを取得して企業側で管理できるのも特長だ。一般のメッセンジャーアプリでは、個別にチャットログを保存することは可能でも、ユーザーのアクティビティまで管理することはできない。もし情報漏洩が発生しても、制御することはほとんど不可能だ。TALKであれば、証跡を残して、インシデントへ迅速に対応することができる。

現在のビジネスでは、大なり小なりファイルを元に業務を進めていく事が一般的である。DirectCloud- TALKはDirectCloud-TALK BOXと連動したサービスなっている為、個人向けメッセンジャーと比較にならないほど、安全にファイルをやり取りできるところが、大きなポイントである。

「DirectCloud-BOX」では2015年9月にファイルのプレビュー機能が新しく追加された。ファイルをローカルにダウンロードさせずに、閲覧のみが可能となる。将来的には、ドキュメントファイルなどを編集する機能も設けたいとのことで、DirectCloud-BOXを中核としたビジネスがますます本格化するだろう。

ファイルの扱い方とコミュニケーションの取り方を変革

ファイルを中核としたコラボレーションを提供するDirectCloudは、活用方法によってワークスタイルやファイル管理に大きな変革をもたらすことができるサービスと言える。

例えば、TALKのグループチャット機能を用いてプレゼンテーションについて議論し、結果的にPowerPointファイルが作成できたとしよう。だとすれば、そのチャットログはプレゼンテーションファイルの編集ログとして捉えることができる。なぜこのような内容になったのか、すべてログに記録されているというわけだ。

続いて、ビデオ会議サービスの「VIDEO OFFICE」を用いてプレゼンテーションの内容をブラッシュアップすれば、その内容もログとして残る。会議中に内容について疑問が生じた時には、チャットログを参照すればよい。

もちろん、容易にログを参照できる検索機能などがあれば最良だが、現時点のDirectCloudには、そうした機能は設けられていない。しかしジランソフトでは、チャットログから当該のファイルを探すというような使い方を含めて、ユーザーの意見をフィードバックしながら、将来的な拡張機能としての開発を検討しているとのことである。

DirectCloud-TALKをはじめとしたサービス群は、コアとなるDirectCloud-BOXと組み合わさることにより、ファイルの使い方、コミュニケーションの取り方を変革し、個々のビジネス・業務をリレーションするハブとして本領を発揮するサービスである。今後も、さまざまな機能拡張や新しいサービス展開が予定されており、ぜひ注目したいソリューションである。

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