FormsCentralで作ったPDFフォームを公開する

前回は、FormsCentralを使ってPDFフォームを作成しました。今回は、作成したPDFフォームをWebに公開してみましょう。

フォームをオンラインに移動する

FormsCentralで、サインインせずに作成したPDFフォームは、ローカルPCに保存されています。FormsCentralにサインインすると、ローカルPCのPDFフォームデータをオンラインに移動して、Webで公開できます。

作成したPDFフォームをWebで公開してみましょう。 「返答をオンラインで収集」タブをクリックし(1)、［今すぐ開始］をクリックします(2)。

サインイン画面が表示されるので、ご利用のAdobeIDとパスワードを入力し［サインイン］をクリックします。AdobeIDをお持ちでないときは［無料アカウントを作成］で作成できます。

アップデートを促す表示がされた場合は、アップデートしてください。

PDFフォームの配布から管理までの手順概要が表示されるので［閉じる］をクリックします。

ローカルPCでデザインしたPDFフォームが、クラウド上にアップロードされます。クラウド上に移動したPDFフォームは、画面上部のタブの表示が変わります。「デザイン」タブでは、ローカルPC保存時と同様に、PDFフォームのデザインが可能です。

アップグレード画面が表示された場合

前回も書きましたが、Acrobatに付属している無償アカウントでは、扱えるフォームの数が1つだけという制限があります。そのため、すでにFormsCentralで公開したことがあるPDFフォームがある場合、有償サービスにアップグレードを促す画面が表示されます。

今回の説明では、無償アカウントのまま作業するので「閉じる」をクリックします。

サインインすると、「マイフォーム」画面が表示されます。

「マイフォーム」タブが表示されない場合は、左上の「FormsCentral」をクリックしてから「マイフォーム」タブをクリックしてください。

「マイフォーム」画面に表示されたPDFフォームで、左側に雲のマークが表示されているのが、現在クラウド上にあるPDFフォームです。PCのマークが表示されているのがローカルPCに保存されているPDFフォームです。

複数のPDFフォームを扱うには、アップグレードした有償サービスを利用してください。

ここでは、すでにクラウド上にあるPDFフォームを削除して、ローカルPCで作成したPDFフォームを公開できるようにします。クラウド上のPDFフォームを選択し［削除］をクリックして削除します。

PDFフォームをテストする

FormsCentralのクラウドサービスにアップロードしたPDFフォームは、そのままWebで公開してフォームデータを回収できます。

Webでの公開前にテストページをプレビュー表示して動作の確認が行えるので、試してみましょう。

「テスト」タブをクリックし(1)、［Webフォームをテスト］をクリックします(2)。

Webブラウザに、作成したPDFフォームから作成されたフォーム用のWebページが表示されます。実際にデータを入力して［送信］ボタンをクリックしてみてください。

送信されると確認メッセージが表示されます。

この確認メッセージは、「オプション」タブの「確認メッセージ」の内容が表示されるので、必要に応じて変更できます。

テストページから送信されたPDFフォームのデータは、FormsCentralで自動回収されます。「返答を表示」タブをクリックすると、テストページから送信されたデータが表示されます。タブ部分には、あたらしく回収されたデータの件数が表示されます。

PDFフォームの配布

テストして問題ないようなら、PDFフォームを公開しましょう。

「配布」タブをクリックします。配布形式として「Webフォーム」「PDFフォーム」「埋め込みフォーム」が選択できます。

「Webフォーム」は、前述のテストページのように、Webページで配布する形式です。WebフォームのURLが表示されるので、これをメールやTwitterで告知してください。「リンクを電子メールで送信」をクリックすると、URLが挿入された新規メールが作成されるので、送信先を指定して送信してください。「リンクをツイート」をクリックすると、URLの入ったツイートが作成されます。

「PDFフォーム」は、ローカルPCにPDFフォームをダウンロードして配布する形式です。詳細は、38回を参照ください。

ダウンロードしたPDFに送信ボタンを付けるには、「「送信」ボタンを追加すると、返答をFormsCentralに送信できます」オプションにチェックしてください。

「埋め込みフォーム」は、他のWebページに埋め込むための埋め込みコードが表示されます。これを、Webページに記述してください。「埋め込みオプション」では、背景色をふくめるかなどのオプションを設定できます。

フォームのオープンとクローズ

「配布」タブの「フォームの状態」で「オープン」をクリックすると、WebフォームやPDFフォームから送信されたデータの回収が可能になります。「クローズ」すると、回収を受け付けません。

回収したデータは、「返答を表示」タブで管理できます。テストページから送信してデータもそのまま残るので、不要なら削除してください。

回収したデータに関しては、第39回「FormsCentralでの回収データの操作 -PDFフォームの配布(2)-」を参照ください。

ローカルPCでのPDFフォームの作成

今回は、FormsCentralを使ってローカルPCで作成したPDFフォームを、クラウドに移動して公開しました。ワードなどから作成したPDFフォームよりも、Webページとして配布できるのが大きなメリットです。

なお、FormsCentralは、サインインせずに使用すれば、ローカルPC内に複数のPDFフォームを作成できます。FormsCentralで作成したPDFフォームは、サインインしなくても、「ファイル」メニューの「PDFフォーム形式で保存」で、ローカルPCにPDFとして書き出すこともできるので、PDFフォームの作成アプリとして活用することも可能です。